职场

后疫情时代的HR 必须思考的改革方向

整理报道|郑美励    图|受访者提供、互联网

疫情的爆发迫使许多企业转型也催生了工作模式的转变。对于企业的人事部门来说,除了解决眼前问题,更该思考后疫情时代可能发生的事,包括企业核心的人事部,也应进一步改革向前!

疫后的新工作模式,包括轮流到公司上班、居家工作、远程办,连带人员管理模式和制度的执行。当时企业人事部门的重心是危机沟通并确保公司上下在抗疫之馀能维持着生产力,如今的后疫情时代,人事部门或人事人员(以下统称HR)的方向就应转向:

■与业务变革融为一体:疫情已促使许多企业转型,同时在保障现金流与合理盈利为基本前提下,不少企业还会推动业务变革,不管是产品创新、战略调整等每一个业务变革背后,都意味着企业组织和人才队伍的重新部署,HR需要主动参与推动,与管理层、业务团队一同协调和配置组织资源,才能实现组织变革。

■迎合半永久性远程办公:部份企业允仍许员工继续远程办公,HR的挑战在于如何在长期(但非永久)远程办公下促进员工的凝聚力。

■协助领导人远程领导员工:HR可以从公司层面为员工提供居家办公的规范和指导方针,或者更具体的帮助领导者为其团队设定衡量绩效的符合现实的期望,使组织的管理方式适应新的工作方式,这可能需要更加结构化、更加积极的强化措施以及不同的管理风格。

■让员工适应公司的需要:疫情可能使一些部门工作量暴增而一些部门人力过剩,有必要重新考虑工作量分配,询问每个部门的具体情况并依此展开对话,例如把某些任务临时外包给其他部门?部分员工调职?

■管理快速的政策变化:办公室工作、远程招聘和入职、培训和团队建设、节日福利、医疗体检、学习提升、病假……各项政策和措施需要持续监控和评估。此外,HR也需要熟悉目前的政府援助项目以及随之而来的文书工作。创建便于员工获取最新信息的访问点,HR部门就无需花费更多的时间一一解答员工的特别提问。

■远离恐慌性决策:领导层肩负带领公司组织度过危机的艰巨任务,若相关决策如裁员、冻结招聘和改变奖金结构等的讨论过于激烈,HR可以充当理性的发声者,确保高级管理人员已经研究了所有可用选择才采取某项决策或措施。

必须思考的9个问题

4大国际会计事务所之一的德勤(Deloitte)在去年底发布的白皮书中提到,面对世界变化,企业应重新思考组织的长远架构和策略,包括办公室设计、沟通模式、以至人才管理实践。报告中也列出HR必须思考的9个问题:

1.未来需要多少和什么类型的员工?
2.员工需具备哪些技能?是否需要在办公室工作,还是能透过纯网络或在混合工作环境工作?
3.哪些员工必需要返回办公室工作?
4.管理层如何在办公室、网络和混合工作环境中,与员工建立信任机制?
5.如何向员工保证他的人身安全?
6.当更多工作转为远距办公时,企业将提供什么支援?
7.独立员工能如何提升企业的灵活性?
8.随着员工分散在不同地点远距办公,企业是否准备好应对可能增加的网络风险?
9.在接下来的几年内,企业如何对薪资、工作保障、绩效管理和人事晋升递出承诺?

凸显价值规划能力

JP ASIA企业咨询顾问曹思滢指出,在后疫情时代需要有更专业的HR人员,同时HR人员也应枳极主动的进行相关的人力资源管理规划,从招聘迎新、团队建设、整理员工的岗位、公司制度流程的设置等。

例如,现阶段政府只允许特定领域的特定比例劳动力返回公司上班,如何追踪居家办公员工的绩效和产出?而特定领域员工每两周必须接受疫情检测……许多的细节都需要HR部门的良好规划和执行,才不会导致公司成本上升。

追踪员工表现

其次,如今激励、培训、团队建设、召开会议、招聘员工都如今都可在线上进行,HR也应该做好准备。同时,配合员工轮流到办公室上班制度的执行,HR也应准备好员工轮流上班时间表,就算员工居家上班也应每天提呈工作日志予公司,方便公司追踪员工表现。

“我们不可以因为一小撮人居家办公时效率不彰而抹杀那些居家办公也在默默努力的员工,根据所提呈的报告/工作日志就可以了解员工的工作情况和自律程度,作为年底加薪和花红的评估考量。”

她指出,HR最宝贵的价值其实是规划能力,许多大企业都舍得投资在HR部门,反观许多中小企业常把HR当成只有发工资、招聘人才的用途。事实上HR的工作极为重要,包括制定各种流程和规章,确保公司的顺畅运作。

例如,在个人资料保护法令之下,若未经求职者同意就查探其背景,求职者有权提告。若公司HR在准备表格时有附加“允许公司检查求职者背景以印证所提供的资料是正确真实”的条款,而求职者也签名同意,自然就没有这种风险。

实情是,大多数中小型企业的工作申请表格直接从网络下载免费范本,省略了这一条款,形成一个漏洞。

以请病假为例,员工请病假需不需要当天通知公司?多久之前通知?是否应提交病假单?拿病假又没有病假单证明该如何?……制度设得好,可以避免一些不必要的问题;在居家办公方面,她认为HR应该拟出居家办公政策并以白纸黑字让员工明白公司的要求、期待以及后果。

依据性质设置

“我们必须和疫情共存了,但是要怎样处理这些事情?HR必须向公司建议应有有居家办公的政策,根据不同行业与性质来设置,但一定要有这样的措施。如果居家办公又没有在工作形同无故旷职,HR就必须发函给对方要求解释。”

曹思滢指出,美国的大型科技公司向来以优渥的的员工薪资和待遇而闻名,谷歌最近宣布要调降居家办公的员工薪资其实传达出一个讯息:希望早日把员工们拉回办公室上班,居家办公的工作效率如何,答案已不言而喻。
 

同场加映:中小型企业老板,你知道吗?

在与许多企业接触的过程中,曹思滢发现以下情况常被中小型企业的领导者/HR所忽略:

■现况:没有发工资单或工资单只简单写上工资数额
其实:劳工法令规定雇主必须发工资单予员工并列明工资、工作总天数、加班时数和加班费率等资料。一旦被员工告发且罪成,企业可被罚款。人力资源部旗下的WFW应用程式让员工可告发雇主。

■现况:一些企业没有发雇佣信,一些的雇佣信的条款随心所欲的填写。
其实:法令要求雇主必须发出雇佣信、员工手册。

■现况:部份企业以现金发放工资。
其实:劳工法令第25条阐明企业必须以银行过帐支付工资,若员工要求现金支付,必须以书面方式提出,如此一来公司以现金付工资就不算违法。

■现况:劳工法令规定年假至少有8天或更多、公共假期至少11天
其实:若员工的紧急事假、无故缺席超过工作天数10%,例如一年工作300天但紧急事假或缺席超过30天,企业有权不给8天年假。

公共假期方面,若员工在公共假期(有薪)的前一天或后一天无故缺席,雇主有权扣除公共假期的工资。

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财经新闻

【独家】别一放特假手忙脚乱 雇主应重审征聘合约

【从特假后遗症说起(下篇)】

独家报道:黎添华

我国第10任首相人选终于在纠缠了超过96小时后尘埃落定,而一直令雇主“担忧”的特别假期,始终还是宣布落在了周一。

不过,连串的特别假期,以及更早之前的种种特假宣布,倒是让雇主开始反思自己的雇员合约、职员手册,甚至面试过程是否周全得宜。而更值得探讨的是,为何我国不是东南亚最多公共假期的国家,但生产力却又经常因为这些特假而受到冲击呢?

著名人力资源企业咨询JP ASIA的负责人曹思滢律师在接受本报访问时指出,从雇主在面对突如其来的特假宣布时所反映出来的手忙脚乱可见,许多企业在人事安排上未见周全。

她就指出,若征聘合约已经清楚列明是名员工的等级,以及是否在特假宣布上受劳工法令保障的话,那么就算凌晨突然宣布特假,雇主根本也不必担心,因为这些职员依旧得如常上班。

她解释,其实劳工法令保障的是月薪2000令吉或以下(东马则是2500令吉)的打工一族,另外,工作50%是依靠劳力的职员也属于这一群。

此外,管工(Supervisor)及外劳也属于劳工法令保障的一群。

换言之,每当特假宣布后,并不是所有职员都能顺理成章地跟着一起放假。

再来,若面试过程中有详细解释,而员工手册也有提及的话,那么公司也不会在制度上面对模糊或如临大敌等局面。

“虽然雇主可以基于体恤而给予假期,但时我觉得,其实很多雇主并没有了解劳工法。”

法定公假仅5天

值得一提的是,尽管我国公假看起来有16天(一般私人界为11天),但其实打工一族真正的公假其实只有5天,其余的天数老板是有权叫你回来上班的。

她向本报指出,根据劳工法令,假期的部分中就提及了雇主必须得放假的法定公假只有5天,即,国庆日、最高元首诞辰、各州统治者诞辰、大马日,以及劳动节,而这5天若是有上班的话,雇主需要给予三倍日薪(1+2日薪)。至于其他节日,雇主其实是有权叫职员回来上班的。

补假或双倍薪金

“雇主其实是可以这么做的,而员工也没有资格拒绝。当然,一切还是得胥视雇主与雇员之间的合约,以及员工手册上的条例,如,上班的职员是获得补假,或双倍薪金。”

她表示,不排除一些雇主是基于体恤雇员,所以就算不受劳工法令保障的员工,也一并给予假期。

但,她认为更多的雇主其实是不晓得劳工法令,甚至没有处理好自己的员工手册及雇佣信函。

据本报了解,尽管许多职员不受劳工法令保障,但是其实还是有不少雇主还是会在政府宣布特假时一并给予假期。

这是因为,许多行业会基于顾客与供应商一并放假,导致公司无法如常运作,因此只好一并放假。

再来,一些则基于不想同一公司内,让薪水2000令吉或以下者特假,其他人则继续工作而出现双重标准,所以采取一并放假的措施。

泰国多假生产力仍高

对理科大学经济系教授连惠慧博士来说,虽然特假频频宣布将对工商界、整体经济,甚至是整体国力与社会风气都带来不良影响,但更值得思考的是,为何我国工商界及我国竞争力会因为特假而受影响。

她接受本报访问时指出,我国的假期虽然很多,但是若对比其他国家仍不算最多的。因此业者应该思考,是不是我国工商环境的营运模式以及生产都过于依赖人力所致。

更多的延伸思考是,我国工商业在面对工业4.0之际是否仍未达到自动化?

我们的经济模式是否还处于较低的水平?

我国各领域的绩效表现是否经常处于低下水平,以致任何特假都将进一步拖垮表现?

还是,我国绩效制度没有被严格遵守,以致频密的特假宣布,有可能纵容出一群群效率极差的公务员或打工一族?

根据国际公共假期网站显示,我国的公共假期并不是最多的,其中泰国的假期就多达19天,一些地区甚至还会放假几天,换言之,假期随时超过19天。

不过,泰国的整体生产力与竞争力却不见得比我国低。

员工无法达到业绩

连惠慧也提醒,尽管许多打工一族认为特假是件好事,但是,其实各别工作上的绩效(KPI)还是要达标的,因此,特假其实很可能只是在累积工作量,甚至影响大家的表现。

“工作还是要做的,大家不要以为假期就减轻了工作量,进而怠慢自己。其实特假对要达标的打工一族来说是没有实质上的意义的。”

再来,她也提醒,特假期间,许多公务如银行、法庭、医院、学校、邮政局、政府部门等也都休息,因此民众不见得就能有效地处理要务,反而还得一拖再拖。

根据不同条文处理

宣布假期容易,但执行起来却十分讲究“技术” !

曹思滢解释,每当宣布特假时, 有关部门会发出公文通知业者今次的特假是在假期法令中的第几条文下颁布,而雇主一旦掌握后,才能做出相应的安排。其中,第八条文指的是全国性的特假,而可享有假期的为劳工法令下的打工一族,即,薪水2000令吉或以下的员工(东马2500令吉或以下)。另外,劳动员工也在此条文中获得保障。至于第九条文则是各州特假,其中,雇主更可以自行决定是否给予补假,或双薪。

换言之,宣布特假后,雇主还有许多技术层面的问题需要解决。

“雇主可以依据不同条文有不同的处理方式。”

她也说,若雇主一开始便在征聘过程中清楚列明职员的权益,并详细解说雇员是否受劳工法令保障的话,那么就不会遇到模糊的状况。其中,里头可以列出职员是否享有这些特别公假,以及在投票时,是否可以一律获得全日公休。

她就表示,以投票日为例,若公司规定了本地职员可以轮班投票,而外地员工可享有特假回乡投票的话,那么就不仅不会影响公司运作,更能公平对待所有人。

另外,她也提醒雇主,若职员一心只想着假期,甚至不担心特假延误或加重工作的话,那么这样的雇员其实也并不算是好员工。

“我的职员就反而抗拒特假,因为他们知道自己不属于特假受惠群,更担心工作做不完。他们更希望积极工作和表现。”

结语检视特假后遗症

无论是之前我国经常因体育赛事的荣耀而宣布特假,抑或为了投票或中选而放假, 其实类似的民粹做法在欧美国家是相对少见,甚至不能被接受的。

这不仅导致国家经济的亏损外,更影响了生产力,同时还重挫国家的竞争力,令外资却步,乃至牺牲整体国力。更令人担忧的是,这还可能纵容与培养出一群好吃懒做,终日期待特假的打工一族,进而影响各别领域的表现。

不过,随着社会开始思考特假的意义后,或许是时候让雇主重新检视内部的征聘合约、职员手册等人事细节与流程,而民众也可以以更多元、长远且深入的角度,去检视特假这回事。

唯有当雇主与雇员都对特假的宣布“反感”时,任何政权也才不敢过于民粹。一切,就从检视这些特假后遗症开始说起,也从这篇专题开始。

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