整理报道|郑美励    图|受访者提供、互联网

疫情的爆发迫使许多企业转型也催生了工作模式的转变。对于企业的人事部门来说,除了解决眼前问题,更该思考后疫情时代可能发生的事,包括企业核心的人事部,也应进一步改革向前!

疫后的新工作模式,包括轮流到公司上班、居家工作、远程办,连带人员管理模式和制度的执行。当时企业人事部门的重心是危机沟通并确保公司上下在抗疫之馀能维持着生产力,如今的后疫情时代,人事部门或人事人员(以下统称HR)的方向就应转向:

■与业务变革融为一体:疫情已促使许多企业转型,同时在保障现金流与合理盈利为基本前提下,不少企业还会推动业务变革,不管是产品创新、战略调整等每一个业务变革背后,都意味着企业组织和人才队伍的重新部署,HR需要主动参与推动,与管理层、业务团队一同协调和配置组织资源,才能实现组织变革。

■迎合半永久性远程办公:部份企业允仍许员工继续远程办公,HR的挑战在于如何在长期(但非永久)远程办公下促进员工的凝聚力。

■协助领导人远程领导员工:HR可以从公司层面为员工提供居家办公的规范和指导方针,或者更具体的帮助领导者为其团队设定衡量绩效的符合现实的期望,使组织的管理方式适应新的工作方式,这可能需要更加结构化、更加积极的强化措施以及不同的管理风格。

■让员工适应公司的需要:疫情可能使一些部门工作量暴增而一些部门人力过剩,有必要重新考虑工作量分配,询问每个部门的具体情况并依此展开对话,例如把某些任务临时外包给其他部门?部分员工调职?

■管理快速的政策变化:办公室工作、远程招聘和入职、培训和团队建设、节日福利、医疗体检、学习提升、病假……各项政策和措施需要持续监控和评估。此外,HR也需要熟悉目前的政府援助项目以及随之而来的文书工作。创建便于员工获取最新信息的访问点,HR部门就无需花费更多的时间一一解答员工的特别提问。

■远离恐慌性决策:领导层肩负带领公司组织度过危机的艰巨任务,若相关决策如裁员、冻结招聘和改变奖金结构等的讨论过于激烈,HR可以充当理性的发声者,确保高级管理人员已经研究了所有可用选择才采取某项决策或措施。

必须思考的9个问题

4大国际会计事务所之一的德勤(Deloitte)在去年底发布的白皮书中提到,面对世界变化,企业应重新思考组织的长远架构和策略,包括办公室设计、沟通模式、以至人才管理实践。报告中也列出HR必须思考的9个问题:

1.未来需要多少和什么类型的员工?
2.员工需具备哪些技能?是否需要在办公室工作,还是能透过纯网络或在混合工作环境工作?
3.哪些员工必需要返回办公室工作?
4.管理层如何在办公室、网络和混合工作环境中,与员工建立信任机制?
5.如何向员工保证他的人身安全?
6.当更多工作转为远距办公时,企业将提供什么支援?
7.独立员工能如何提升企业的灵活性?
8.随着员工分散在不同地点远距办公,企业是否准备好应对可能增加的网络风险?
9.在接下来的几年内,企业如何对薪资、工作保障、绩效管理和人事晋升递出承诺?

凸显价值规划能力

JP ASIA企业咨询顾问曹思滢指出,在后疫情时代需要有更专业的HR人员,同时HR人员也应枳极主动的进行相关的人力资源管理规划,从招聘迎新、团队建设、整理员工的岗位、公司制度流程的设置等。

例如,现阶段政府只允许特定领域的特定比例劳动力返回公司上班,如何追踪居家办公员工的绩效和产出?而特定领域员工每两周必须接受疫情检测……许多的细节都需要HR部门的良好规划和执行,才不会导致公司成本上升。

追踪员工表现

其次,如今激励、培训、团队建设、召开会议、招聘员工都如今都可在线上进行,HR也应该做好准备。同时,配合员工轮流到办公室上班制度的执行,HR也应准备好员工轮流上班时间表,就算员工居家上班也应每天提呈工作日志予公司,方便公司追踪员工表现。

“我们不可以因为一小撮人居家办公时效率不彰而抹杀那些居家办公也在默默努力的员工,根据所提呈的报告/工作日志就可以了解员工的工作情况和自律程度,作为年底加薪和花红的评估考量。”

她指出,HR最宝贵的价值其实是规划能力,许多大企业都舍得投资在HR部门,反观许多中小企业常把HR当成只有发工资、招聘人才的用途。事实上HR的工作极为重要,包括制定各种流程和规章,确保公司的顺畅运作。

例如,在个人资料保护法令之下,若未经求职者同意就查探其背景,求职者有权提告。若公司HR在准备表格时有附加“允许公司检查求职者背景以印证所提供的资料是正确真实”的条款,而求职者也签名同意,自然就没有这种风险。

实情是,大多数中小型企业的工作申请表格直接从网络下载免费范本,省略了这一条款,形成一个漏洞。

以请病假为例,员工请病假需不需要当天通知公司?多久之前通知?是否应提交病假单?拿病假又没有病假单证明该如何?……制度设得好,可以避免一些不必要的问题;在居家办公方面,她认为HR应该拟出居家办公政策并以白纸黑字让员工明白公司的要求、期待以及后果。

依据性质设置

“我们必须和疫情共存了,但是要怎样处理这些事情?HR必须向公司建议应有有居家办公的政策,根据不同行业与性质来设置,但一定要有这样的措施。如果居家办公又没有在工作形同无故旷职,HR就必须发函给对方要求解释。”

曹思滢指出,美国的大型科技公司向来以优渥的的员工薪资和待遇而闻名,谷歌最近宣布要调降居家办公的员工薪资其实传达出一个讯息:希望早日把员工们拉回办公室上班,居家办公的工作效率如何,答案已不言而喻。
 

同场加映:中小型企业老板,你知道吗?

在与许多企业接触的过程中,曹思滢发现以下情况常被中小型企业的领导者/HR所忽略:

■现况:没有发工资单或工资单只简单写上工资数额
其实:劳工法令规定雇主必须发工资单予员工并列明工资、工作总天数、加班时数和加班费率等资料。一旦被员工告发且罪成,企业可被罚款。人力资源部旗下的WFW应用程式让员工可告发雇主。

■现况:一些企业没有发雇佣信,一些的雇佣信的条款随心所欲的填写。
其实:法令要求雇主必须发出雇佣信、员工手册。

■现况:部份企业以现金发放工资。
其实:劳工法令第25条阐明企业必须以银行过帐支付工资,若员工要求现金支付,必须以书面方式提出,如此一来公司以现金付工资就不算违法。

■现况:劳工法令规定年假至少有8天或更多、公共假期至少11天
其实:若员工的紧急事假、无故缺席超过工作天数10%,例如一年工作300天但紧急事假或缺席超过30天,企业有权不给8天年假。

公共假期方面,若员工在公共假期(有薪)的前一天或后一天无故缺席,雇主有权扣除公共假期的工资。

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