报道|郑美励 图|unsplash、互联网
从去年3月到如今的重新全面封锁经济领域，马来西亚大批上班族过起了居家办公的日子。
你看不见老板和上司，他们也看不到你。既然看不见彼此，要如何确保员工的效率不因居家办公而大打折扣呢？查勤就是其中一招。
本周《南洋商报》以匿名方式访问收集本地上班族经历的查勤方式，一起来看看。
常见的查勤方式
1.科技助力
线上签到或打卡系统，健康申报系统、WhatsApp、BlueJeans、Zoom、Webinar jam、Unit4 HRMS……等，各种系统或App被应用让员工在线上打卡签到或汇报体温，一些系统甚至可以追踪员工所在位置，有没有在工作岗位上其实不难侦查。
2.提交工作日志或报告
使用项目管理软体、提交工作日志或报告是极为普遍的要求，一般来说要求员工每天和/或每周提交以汇报工作进度和规划，不少受访者并不抗拒也抱持正面看法，有者认为这使员工更有效率的完成工作。
亦有受访者初期不太喜欢这个措施但也明白上司只是尽本分给予公司一个交代，在习惯之后反而觉得其实居家办公需要一些查勤，以让上司和公司安心。他指出，若不查勤和“打卡”上下班，上下班时间没有明确分隔线，上司/同事可能会觉得下班后回复他们是理所当然的事，因为都是在家工作！“只可以说亚洲国家是不会对居家办公的员工有100%信任。”
大小事都记载
工作日志或报告该怎么写也是一门艺术，有些主管会怀疑工作日志的内容是否合理，亦有受访者反映在工作日志只写了工作内容大岗，结果被高层认定他很空闲。后来他学乖了，即便只是发一则社交媒体平台文章、回复一封电邮……无论大小事都写入工作日志内。他直言，公司这种查勤方式使双方信任度下降，若员工有心偷懒其实有各种方式，即使是在公司上班亦可偷懒，倘若不放心员工是否认真在工作，或许不论是居家或到办公室上班都应该使用项目管理/进度追踪工具。
3.定期召开线上会议
从行动管控令1.0开始，众多企业以密集线上会议应对突如其来的行动限制与经济封锁，来到行动管控令3.0，线上会议依然频密召开。
好几名受访者披露，过去一年的工作时间被大量的线上会议、WhatsApp讨论所占据，每天超时工作；一名受访者表示从行动管控令1.0至今工作量有增无减，上司与个别工作小组都有设定时间表，每周至少有3天线上会议，每次会议长达数小时，包括在线上制作报表和汇报，而且所有报告必须在24小时内完成，若有紧急数据则必须在极短时间内提交。
4.突击式询问进度
有受访者表示公司除了要求员工填写工作时间表，上司也会假借询问事情为由拨电聆听环境的声音来“判断”员工是否在工作。另一种常见的突击方式是突然在群组询问工作进展或分工，如果认真上班，对于这类查询自然是能够马上回复。亦有一些上司突然召开线上会议并要求员工开启摄像镜头，证明他们在“工作岗位上”。
回复讯息、电邮的速度和时间间长短亦可作为查勤方式，例如微软电邮软体Outlook可根据滑鼠的移动，让老板追踪员工究竟是上线或下线。
5.绩效表现指标（KPI）
公司或上司不查勤只设下工作目标与期限，员工如期完成任务便是认真工作的最好证明。亦有公司除了设下工作目标与期限，也会要求员工必须填写线上问卷并附上照片和上传时间，受访者表示此举令他感到压力并有失去信任的感觉。
6.限制居家办公
从行动管控令1.0开始，政府鼓励私人界给予员工居家办公，但一些企业因为工作性质关系规定求员工必须返回办公室上班，要居家办公必须获得公司批准并以轮流方式进行，期间若有员工确诊，权宜之计就是对办公室消毒和安排员工定期检测，而在办公室工作的员雨唯有全程配戴口罩、经常消毒、力求自保。
老板/上司，你来说？
凡事一体两面。除了询问上班族，本报也尝试询问老板/主管对于查勤的看，但仅有少数人回应。
高层A—— 公司采用绩效表现指标是公平的作法，只需完成公司交托的任务并定时汇报进度即可。
B主管—— 直言查勤有其必要，有些员工居家办公神龙见首不见尾，这可从交差、电邮、WhatsApp的回复日期与时间看出端倪。对于经常延宕的下属，他会选择在群组交待工作，让全体成员知道进展。在他看来，员工要赢得老板和上司的信任，即时回复老板的交待，在规定期限内完成任务，极其重要。
C主管—— 查勤方式是与人事部协谈，规定每星期各部门提交工作报告，借此了解工作进度，他表示只要员工按时完成工作，就会对他们放心。另一方面，他自己也会每日提呈工作进度予上司，在他看来这种方式很不错亦方便了解隔天的工作规划与进展。
D主管—— 交付工作后只看重结果+定期开视频会议。他指出，定期召开视频会议的目的是让团队成员彼上分享工作进展和未来规划，通过这个方式让员工有参与感并保有前进的方向和动力。他也会在会议上关注员工的个人情况或困扰并适时给予鼓励或配合，例如某下属居住在红区或因为某些缘故无法在特定时间参与会议，D主管会调整会议时间配合下属。
他指出，作为主管，提供支持予下属极为重要，因为下属可能身边有人中疫情而忧心忡忡，当主管的要不时传递正能量和给予鼓励。
E主管—— 是否查勤取决于工作性质与公司文化，他上一份工作会有主管突然宣布召开视频会议并要求员工打开摄像镜头。在他看来这种方式犹如把成年人当成被检查作业的小学生。
如今的工作属于接案性质，他在分配工作后并不会查勤，只要求员工如期或尽早完成，若遇到无法解决的状况应尽早告知以共商对策，他也期望员工会主动汇报工作进度。他直言并不介意员工在上班时间办私事例如用餐或采购，毕竟员工也有可能是因为工作或会议而延迟用餐时间，最重要的过后回覆以及不影响工作完成即可，更何况有些员工虽然人在公司却不一定是在工作。
如何赢得老板的信任？
信任，得来不易，想要成为让老板和上司放心和信任的员工，他们这么做：
●自律—— 大多数受访的受访者都认为员工应该善尽本份并保持自律，在上班时间做该做的事。
●工作内容和成果就是最好的证据—— 大多数受访者指出，居家办公工作量庞大再加上密集线上会议以及各项工作都有设下目标与期限，时间牵牵被占用，无需查勤或报告，公司都已知道他们是否认真工作。
K的公司总部和高阶主管都在国外，而她与吉隆坡的主管因为在企业传讯部门工作的关系，在非常时期（尤其关乎危机管理事宜）必须随时候命，在必要时即使是周休或假日也必须回复电邮及处理部门工作，所以基本上老板或上司不用查勤也知道她们在工作。
从事销售的J表示，有新订单有售后服务、客户没有投诉，再加上工作上许多事必须得到上司的批准，从电邮联系和批准的过程，公司就已知道他是不是在工作。
●即时回应 —— 几乎是全部受访者都提到即时回应同事、上司的询问与联系（电话、电邮、即时通讯、群组、线上会议）的重要性，并指出若错过电话过后也会火速回电；遇到有问题第一时间向老板查询或解释清楚、与顾客保持联系，随时跟进与掌握最新情况。
●主动刷存在感—— G形容老板非常忙碌根本没空查勤，员工只需把老板交代的事办好即可。有时候他甚至得嘱咐或提醒老板工作进度，请求老板留意/跟进有关事项并索取资讯，让老板发现员工“还在”啊。
H表示会透过工作软体每天联系上司也会发电邮，“最重要是当上司在工作时间需要协助（透过群组讯息或电话）时能够立刻反应。“
自动通报进度
P坦言，如果没有查勤，上司是不会放心员工的工作；尤其是当员工没有发送任何邮件的时候，会被怀疑到底有没有在工作。因此身为员工必须自动自发报备当下的疑问或者是寄邮件给上司，“刷存在感”。
总的来说，不少受访者认为，即使老板不查勤，员工也会自动自发汇报工作进度，让上司知道自己究竟在忙什么。
●顺其自然—— 有受访者认为做好本分，问心无愧便可，无需有什么动作或行为来提高老板对员工的信任。亦有受访者指出，一些老板对于每一名员工已经有了“标签”和偏见，而一些受访者指出，即便再努力，老板依然会认为是理所当然。
考验信任程度
居家办公，对于老板/上司以及员工，实属各有各的为难之处。
不少管理者会担心“我怎么知道他们有没有在工作？”，遇到问题时也无法走到同事与部属面前，直接要求给答案；而员工则认为，居家办公后上班时间变长了，工作与下班的分界线模糊了，等同于随时候命，而且随时查看电邮和讯息、频密召开的会议和联系，其实心理压力更大。
居家作业考验双方的信任程度，亦是对每名员工的职业道德和纪律考验，而如何在关切员工与保持高效率之间求取平衡，则考验着公司与领导人。
