报道:郑美励   摄影:陈成发

疫情仍未消散,保持社交距离依然是政府的指定动作,上市公司常年股东大会、特别股东大会却不能不举办……究竟该如何办才能把染疫风险降至零?!

山不转路转,换个方式召开虚拟股东大会,不论股东身在何处都可以出席!

听到“虚拟股东大会”或许比较难想像,其实这也就是“直播股东大会”或“线上股东大会”。

同样是开直播进行,但股东大会与一般直播存在差异,本期找来远程参与和投票(RPV)系统/平台Vote2U总执行长陈奕强开谈。

Vote2U是运用区块链技术的RPV系统,诞生在行动管控令期间,迄今已承办20多场直播股东大会和临时股东大会,上市公司马帕斯集团(MPCORP,也称为MPCB)是它们的首名客户。

登录系统参与

陈奕强指出,虚拟股东大会的好处包括,遵守保持社交距离规定,减少出席者感染疫情的风险,而且只要有手机或电脑便可登录系统,不管身在何处股东都可以参与。

根据他们掌握的数据,60%参与者使用电脑,40%用手机。

其次是节省成本。人数众多的股东大会必须另行租借场地举办,光是场地费可能已5位数或更高,这还未计算其他开销在内。

反观办虚拟股东大会,场地和餐饮费、停车费和赠品都可以节约不少(当然,实体股东大会或许不需要摄录团队的全程支援,此处可节省开销)。

不过,他也指出,成本其实也胥视股东人数而定,若股东人数较少,或许召开虚拟股东大会的费用并不会省太多。

尽管虚拟股东大会可以省却送礼,但亦有企业继续回馈股东,例如MYEG、大马邮政公司就各自透过电邮在当天或事后送出龙虾兑换券和50令吉礼券,“对股东来说也是开心的事,不用这么辛苦来出席又可以拿到赠品。”

严格把关验证身分

把股东大会从实体移到线上举办,考虑的不仅是直播,更重要的是处理(1)验证股东的身分、(2)投票。

这两者都得严格把关,以确保出席者是符合资格的股东和股东的代理(proxy),毕竟上市公司股东大会分分钟决定的是公司的前景和大笔资金走向。

电子辨识技术

陈奕强表示,在验证股东身分方面,第一阶段采用电子辨识客户(e-KYC)技术,“e-KYC就如同注册电子钱包那样,输入身分证号码、上载身分证的照片,我们再用文字识别(OCR)技术确认这个人就是身分证的主人。”

第二阶段是对接大马交易所的户头持有人记录名单(Record of Depositors,简称ROD),以确认身分证持有人是上司公司的股东。

他指出,KYC+ROD的结合使用是该平台的独特功能,用科技取代人工,提升股东身分验证以及注册帐户的效率,让股东可迟至股东大会当天才注册使用Vote2U并参与大会,无需提前进行注册。

不允许二次登录

虽然冒名顶替事件不常发生,但为了防止这种可能性,他们不允许股东二次登录,例如以手机登录平台之后,就无法从电脑端登录。

在股东大会期间,股东可以在该平台输入问题提问;而在投票环节,则是使用了Quorum区块链技术作为审核追踪(audit trail),以确保数据完整性和防篡改投票结果,“当股东投票的刹那就写进了区块链,不能窜改结果。”

若股东大会采用实体并虚拟进行,亲自出席的股东可使用二维码投票单,用智能手机扫描二维码就可以进行投票,届时把所有(虚拟+实体)投票结果整合进行算票。

也许有人会怀疑惑就这么简单?其实事前和当天有许多琐碎却重要的细节必须处理,RPV系统亦会被应用并加以处理。

会是未来的趋势?

陈奕强表示证券监督委员会的指南显示,即便是复苏管控令(RMCO)之后也继续鼓励上市公司进行虚拟股东大会,“在新常态下,群聚还是不被鼓励的。”

他指出,已召开虚拟股东大会的上市公司多数持正面评价,毕竟能省时省力省钱,也减少疫情传染的可能性。

“首先是压力没那么大,因为实体股东大会很多事情难以掌控,例如有些股东问的问题比较火爆……虽然在网上也会有火爆问题,但是大家会比较克制,因为问题展示出来时会显示发问人的名字。”

投票结果快速揭晓

其次,投票结果快速揭晓,“不可以马上揭晓是因为要经过监票员审核(查出席率、代理投票、弃权名单)才能公布。”

长远来看,他认为虚拟股东大会或会取代实体会议,迄今他听到不少股东反馈“能不能下次就办虚拟大会就好了,我在其他州属,要特地过来很辛苦。”

不过他更看好混合式股东大会是未来趋势,例如雪隆地区股东可以亲自出席而其他州属股东则能远距离参与。

欲办虚拟股东大会者的建议

1.网速。至少应有10Mbps以上才能确保过程流畅。若股东大会在商业场所内举办,该场地或有设置网络防火墙,可能封锁了一些连接埠,对直播股东大会会造成影响。
另一种可能,事前测试时一切顺利,但股东大会当天出席者踊跃并连接WiFi导致网速变慢,所以除了网速,主办单位也应预留频宽(bandwidth)予虚拟会员大会,否则可能会被出席者占用。

2.绿幕。可省略此步骤,但若有准备绿幕便可以进行影像合成和特效,投放任何想要呈现给股东观看的内容。倘若有设置绿幕,在台上发言的嘉宾(如总执行长、董事经理)的服饰应避开绿色,以免变成隐形人。

3.提示。股东大会一般上耗时几个小时进行,在这种情况下主办单位应不时在荧幕上给予提示,告诉股东发生什么事,了解会议正进行至哪一个环节,例如正在计算票数时应在荧幕上提示。

4.台上嘉宾致词应留意麦克风是否开启或已禁音。当然,现场也会有工作人员在察看,若发现问题便可即时提醒。

5.留意伺服器的承载量,以免不胜负荷

6.准备好“剧本”+测试彩排。在股东大会,上市公司的主席是灵魂人物。昔日实体股东大会,主席对着群众发言,如今对着镜头发言,感觉极为不同,因此事前的测试彩排极为重要,以便让主席适应并确保流程的顺利完成。

7.提供客户支援,在线应对股东的任何求助。

快问快答:

问:除了事先呈交/输入的问题,直播股东大会期间,股东可以在线上直接发问吗(如同在股东大会现场抢麦发问)?

答:技术上可以办到但仍胥视使用者的网络。
若线路不佳则效果可能不好,并不鼓励这种方式,还是建议以输入方式来发问。

问:举办虚拟股东大会的团队成员和工具?
答:
使用工具包括直播软体OBS或Wirecast、Vote2U、绿幕、摄录器材。
涉及的成员包括项目经理、广播团队(制作人(总导演))、灯光、音效、直播主(live Streamer)、摄影师)、技术人员至少2人、客服人员至少2人、监票员(Scrutineer)、公司秘书处(Company Secretary)、公司股票注册所(Share Registrar)、主持人。

委任代理(proxy)
股东不克出席,可以委任代理出席虚拟股东大会,但按类型分2种方式。

1.个人股东(Direct CDS户口):在Vote2u平台注册登入便可进行电子委任(e-proxy)

2.机构型股东(例如公积金局之类)、个人股东(Nominee户口,Nominee户口持有者要出席股东大会亦需填委任代理表格):透过书面方式委任代理,过后这两类股东会的代理会收到电邮确认并获得临时密码以登录Vote2U参与股东大会。

陈奕强指出,股东大会当天,不论是股东或代理登陆Vote2U平台时见到的画面都一样,但代理会看到另有文字注明他们是代表哪些机构出席。

问:还会发布书面通知吗?

陈奕强指出,举办虚拟股东大会的上市公司是否会继续以书面方式通知股东出席完全胥视不同公司而定。

一般有3种方式,即继续邮寄书面通知、公布在大马交易所(股东可去查看)、发送电邮通知(接收电子股息的股东有留下电邮)。

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