克服电子发票恐慌/许剑文
许剑文
作者：许剑文（一科技控股执行董事）
电子发票进入第三阶段倒计时，年销售额介于50万令吉至2500万令吉的企业，必须在7月1日前开始使用电子发票，这个区间正好是我们的中小企业，这里就想问问，老板们准备好了吗？
如果是根据我们公司的观察，中小企业推行电子发票，现阶段与前两个阶段相比，好像有点放慢的趋势，这或多或少与公司规模有点相关。
这个计划从去年落实至今，由大企业打头阵，规模大、人手多，首两个阶段进展都挺顺利的，现在终于轮到中小企业上阵，相比之下不免上了一些难度。
主要问题在于中小企业一般没有专门人手，多数都是聘请一两位会计文员（account clerk）处理所有财务纪录和日常会计工作，如此一来就会面临经验不够、技术应用不熟和电子发票知识差距等挑战。
尽快适应更必要
所幸的是，微中小型企业获得政府“特别开恩”，年销售额15万至50万令吉企业的实施阶段推迟至2026年1月1日，商家们至少还有长达6个月的缓冲期。
许多中小企业老板在面对这个强制性变化时，一开始可能会感到不安，甚至产生抗拒和拖延心理，所以政府推迟期限也是可以理解的。
不安的原因有很多，比如一些老板已经习惯传统的开票方式，总是有怀旧的心理，觉得旧的方式比较好，要重新学习新系统时会有不适应感，其实这并无法帮上什么忙。
另外，有些老板则是担心电子发票系统难用，公司没有技术支援。不过在商言商，最终让老板们迟迟没有行动的原因之一，其实就是不了解其中成本。
推行电子发票需要额外购买软件或插件，倘若没有花心思去了解，对软件价格和营运成本一知半解，也会踟蹰不前！实际上老板们只需要稍加了解，就会明白软件不贵，插件更容易使用。
种种因素下一再推迟，到最后期限才赶鸭子上架不是问题，问题是忽视了提前适应电子发票的重要性。
提高融资机会
虽然电子发票是官方要求，却是可以提高营运效率的关键工具，提早适应可以减少手工输入的错误，可以提高财务透明度，也可以降低税务风险，避免罚款。
在这些透明和高效的处理方式之下，做好电子发票的公司，有了清晰的财报，可以提高企业信用，似乎更有可能提高获得银行贷款和融资的机会。
道理大家都懂，不过老板们还是会觉得能拖就拖，想行动又犹豫不决，担心做得太早会引起内陆税收局关注等等，这些都是人之常情。
以公司做电子发票插件、与不同行业公司接触后的经验，有几项建议可以提供给大家：中小企业可以先克服抗拒的心理，比如说先小范围内测试电子发票，试发10张20张，让员工熟悉操作流程，再逐步扩大应用范围。
充分运用学习资源
至于克服拖延症的方法，企业可以设定比官方最后期限更早的内部截止日期，利用税收局提供的线上培训和免费工具，给于足够的时间熟悉新系统，也有时间可以借鉴同行的做法。
暂时不想投入额外成本的小型企业，可以考虑浏览税收局网站，查看该机构提供的MyInvois免费系统方案，待熟悉操作或业务规模更大过后再考虑升级至付费软件。
不过及时使用付费软件也有一个好处，那就是软件或插件公司提供的咨询服务，否则也可以咨询会计事务所，然后让贵公司的会计文员参与相关培训。更重要的是不要等到最后一刻才执行，小则让大家手忙脚乱，严重的话还会影响业务营运。
总之，电子发票已是势在必行，不要觉得是一个负担，以一个正向的态度去应对，让公司更高效、更透明、更具竞争力！适应电子发票绝对没有想像中那么难！
电子发票流程庞杂 仅三成中小企懂运作
（吉隆坡26日讯）明年1月1日全面落实的电子发票庞杂流程导致企业“适应不良”，仅30%大马中小企业了解整体运作，把其纳入日常营运。
全球中小企业平台Xero最新白皮书指出，强制落实期限已日益逼近，但目前还有19%大马企业尚未启动任何落实工作。
报告说，虽然大马分阶段在全国强制实施电子发票，但国内中小企业亟需支持和指导，来更好地理解和建立电子发票，以跟上政府设定的时间表。
内陆税收局规定，年营收50万令吉至2500万令吉的企业，须在今年7月1日前全面落实电子发票；年营收15万令吉至50万令吉的企业，则需在明年1月1日前采纳电子发票。
调查显示，仅30%企业全面理解电子发票内容，半数企业仍停留在基础认知阶段，近20%企业则对电子发票一知半解。
执行方面也呈类似状况，将电子发票完整融入到日常营运的企业仅31%，近半企业（45%）仍在准备阶段，19%未启动任何落实工作，另有5%不确定是否采纳电子发票。
企业缺乏清晰理解
进展缓慢主要是企业对电子发票强制要求缺乏清晰理解（55%），接着是技术和营运挑战，如数据量庞大（49%）、数据安全与隐私担忧（47%）及内部技术专长不足（45%）。
尽管如此，每10家中小企业中，有近7家（69%）抱持乐观态度，认为落实电子发票将对其业务带来切实效益。
最受期待的效益包括改善账务纪录与保存（72%）、效率提高（67%），以及更好的合规能力（55%）。
报告表示，许多企业主已意识到转型势在必行，但面对庞杂的流程时感到无所适从，难以判别如何起步，也担心是否能正确执行。
若要推动企业更快、更顺利完成电子发票过渡过程，中小企业最渴望获得的支持资源包括：
●分步骤指南或实施清单（70%）；
●可整合现有系统与软件的支持（59%）；
●电子发票解决方案的建议指引（53%）。
调查显示，即使是在中小企业当中，实际的落实情况也各有不同，主要受限于规模、资源和目标差异。
65%的大规模中小企业表示，有信心顺利落实电子发票，但在小规模中小企业中这个比例仅有57%。
在大规模中小企业中，电子发票工作通常由3人以上的团队负责，或采用内部团队与外部专家结合的“混合模式”；而小规模中小企业通常由企业主亲自推动，或由两人之内的小团队执行。
虽然中小企业皆把缺乏对电子发票合规要求的了解列为首要难题，但报告发现，小规模中小企业第二个关注点是缺乏时间探索落实方式，而大规模中小企业则更担忧需要数字化的数据过于庞大。
在落实电子发票好处方面，小规模中小企业更重视立即性的营运改善，例如提升合规性、减少账目错误和加快收款周期。相比之下，大规模中小企业更着眼于全面提升业务效率。
加速数字化转型契机
Xero亚洲董事经理柯玲表示，所幸的是，多数人看见电子发票对企业带来的效益，只要流程变得更易上手，他们会采取开放乐观态度积极采纳。
她说，对中小企业而言，电子发票强制落实是加速数字化转型的契机，不仅能理解合规要求和技术，也能接触真正帮助提升效率的工具，特别是资源较小的小规模企业，更想要寻求简单、易用和具有成本效益的解决方案。
“一旦中小企业能够跨越实施门槛，全面落实电子发票，就能逐渐见到效率提升、现金流改善、节省时间与成本的实质回报和成果。”
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