近期為一家企業執行作業程序編製，這企業的員工突然冒出這樣一句話：公司將作業程序寫得這樣詳細，簡直等於將作業秘密都寫在書本上面了，這樣做不就提高泄漏公司機密的機會了嗎？
該員工續說，其實作業程序應該不需要寫得這樣詳細，這樣既使員工離開帶走，也不需要擔心他會使用這些手冊另起爐灶。
當這位員工這樣提起的時候，不禁想起古時候師傅教徒弟的狀況，師傅永遠都留有最後一招，若有天徒弟反叛，師傅就可以使用這一最後奪命一招教訓之。
那現代企業是否還需要留有“殺手鐧”的一招？這麼多年為多家企業打造作業程序，答案是隻要將應記錄的各種規範或者流程根據作業程序來做區分，將內容分化掉即可。
舉例，好像肯德雞的炸雞烹飪食譜，從食材成分調製到烹飪的方法都分散至三個主要單位手上。如此將秘密分化成各個細節，並且由不同的工作人員掌控，甚至真的發生泄漏事件，也掀不起巨大的風浪。
文件管理三大級別
談到文件管理，各企業有不同的定義，這裏就引用ISO9001對文件管理的定義來說明。
文件在定義下分為三大級別：
1）最高級：企業文件，記載企業本身的規範，提供身為管理層的人在操作管理上所應遵守的規範。例如上市公司對組織下企業運作的規範，組織的章程等各式各樣的標準，是企業為企業管理人在操作上的標準規範。
導入ISO管理的企業都會有一本稱為品質守則（Quality Manual）的書。書上著名企業在品質管理這一環節上的宣言，包括將會導入的管理方法以及相關的作業程序等。
有企業會在人力資源上撰寫員工守則，內容包括各種對企業內聘員工（從最高管理層到最低層的員工）的行為規範。又例如最近為一家企業參考質量手冊量身打造一本人力資源守則（HR Manual），主要紀錄企業在人力資源、組織上的各種規範。
2）中間級別：作業程序文件（Work Procedure），記載各部門作業的規範內容涵蓋部分比較廣，是提供部門工作人員在執行各種職務上的流程規範。
相關文件，包括有營運作業程序（Operation Procedure）、業務操作作業程序（Sales Handling Procedure）、財務管理程序（Finance Control Procedure）、員工培訓手冊（Employee Training Procedure）等等。這類文件若讀者上網搜尋“作業程序”一詞，可以看到各種各樣各門別類的作業程序。
3）最低（這裏指的是底層）級別：工作指令文件（Work Instruction），記載個別工作項目的方法或者步驟，比較作業程序文件其內容涵蓋範圍比較小，很多時候僅是一個指令般的文件。
這一類別的文件在一般企業內都非常常見，而且很多時候企業業主在谘詢的時候會告訴我，其企業內已經具有一系列的標準作業程序（SOP），甚至看過的所謂作業程序其實隻是網上下載稍做修改的版本，或者從書本上抄下來的也有。除此之外，也包括一些外出文件如廣告案、企業說明書等。
肯德雞餐廳。
(馬新社)非企業全部
企業可根據三個不同級別的文件，以及遺失造成的損失做出適當的文件管理方法。舉例，針對高層的文件，尤其記錄了許多企業內部的標準，因此必須獲得高度的鎖碼甚至隻有某一階層的人才可以索取閱讀，中層的文件可能僅限該部門經理可以索取，甚至僅限培訓時可以使用等。
如此這般，將企業營運的機密拆散成許多小部分，若員工有心盜竊，也很難一次取走全部。
最後，常以這一句話勸告業主關於這一方面的擔憂，作業程序並不是企業的全部，作業程序其實僅是企業的經驗與知識累積，雖然價值很高但是非普通人或不懂得行業的人可輕易盜走利用，若不能配合對行業的認識、硬設備、包括人事安排，也很難發揮該作業程序的價值。
企業的經營經驗，並不是作業程序可以100%記載下來，業主包括員工的互動與經驗還是關鍵之一。
