報道|鄭美勵 圖|unsplash、互聯網
從去年3月到如今的重新全面封鎖經濟領域，馬來西亞大批上班族過起了居家辦公的日子。
你看不見老板和上司，他們也看不到你。既然看不見彼此，要如何確保員工的效率不因居家辦公而大打折扣呢？查勤就是其中一招。
本周《南洋商報》以匿名方式訪問收集本地上班族經曆的查勤方式，一起來看看。
常見的查勤方式
1.科技助力
線上簽到或打卡係統，健康申報係統、WhatsApp、BlueJeans、Zoom、Webinar jam、Unit4 HRMS……等，各種係統或App被應用讓員工在線上打卡簽到或彙報體溫，一些係統甚至可以追蹤員工所在位置，有沒有在工作崗位上其實不難偵查。
2.提交工作日誌或報告
使用項目管理軟體、提交工作日誌或報告是極為普遍的要求，一般來說要求員工每天和/或每周提交以彙報工作進度和規劃，不少受訪者並不抗拒也抱持正面看法，有者認為這使員工更有效率的完成工作。
亦有受訪者初期不太喜歡這個措施但也明白上司隻是盡本分給予公司一個交代，在習慣之後反而覺得其實居家辦公需要一些查勤，以讓上司和公司安心。他指出，若不查勤和“打卡”上下班，上下班時間沒有明確分隔線，上司/同事可能會覺得下班後回複他們是理所當然的事，因為都是在家工作！“隻可以說亞洲國家是不會對居家辦公的員工有100%信任。”
大小事都記載
工作日誌或報告該怎麼寫也是一門藝術，有些主管會懷疑工作日誌的內容是否合理，亦有受訪者反映在工作日誌隻寫了工作內容大崗，結果被高層認定他很空閑。後來他學乖了，即便隻是發一則社交媒體平台文章、回複一封電郵……無論大小事都寫入工作日誌內。他直言，公司這種查勤方式使雙方信任度下降，若員工有心偷懶其實有各種方式，即使是在公司上班亦可偷懶，倘若不放心員工是否認真在工作，或許不論是居家或到辦公室上班都應該使用項目管理/進度追蹤工具。
3.定期召開線上會議
從行動管控令1.0開始，眾多企業以密集線上會議應對突如其來的行動限製與經濟封鎖，來到行動管控令3.0，線上會議依然頻密召開。
好幾名受訪者披露，過去一年的工作時間被大量的線上會議、WhatsApp討論所占據，每天超時工作；一名受訪者表示從行動管控令1.0至今工作量有增無減，上司與個別工作小組都有設定時間表，每周至少有3天線上會議，每次會議長達數小時，包括在線上製作報表和彙報，而且所有報告必須在24小時內完成，若有緊急數據則必須在極短時間內提交。
4.突擊式詢問進度
有受訪者表示公司除了要求員工填寫工作時間表，上司也會假借詢問事情為由撥電聆聽環境的聲音來“判斷”員工是否在工作。另一種常見的突擊方式是突然在群組詢問工作進展或分工，如果認真上班，對於這類查詢自然是能夠馬上回複。亦有一些上司突然召開線上會議並要求員工開啟攝像鏡頭，證明他們在“工作崗位上”。
回複訊息、電郵的速度和時間間長短亦可作為查勤方式，例如微軟電郵軟體Outlook可根據滑鼠的移動，讓老板追蹤員工究竟是上線或下線。
5.績效表現指標（KPI）
公司或上司不查勤隻設下工作目標與期限，員工如期完成任務便是認真工作的最好證明。亦有公司除了設下工作目標與期限，也會要求員工必須填寫線上問卷並附上照片和上傳時間，受訪者表示此舉令他感到壓力並有失去信任的感覺。
6.限製居家辦公
從行動管控令1.0開始，政府鼓勵私人界給予員工居家辦公，但一些企業因為工作性質關係規定求員工必須返回辦公室上班，要居家辦公必須獲得公司批準並以輪流方式進行，期間若有員工確診，權宜之計就是對辦公室消毒和安排員工定期檢測，而在辦公室工作的員雨唯有全程配戴口罩、經常消毒、力求自保。
老板/上司，你來說？
凡事一體兩面。除了詢問上班族，本報也嚐試詢問老板/主管對於查勤的看，但僅有少數人回應。
高層A—— 公司采用績效表現指標是公平的作法，隻需完成公司交托的任務並定時彙報進度即可。
B主管—— 直言查勤有其必要，有些員工居家辦公神龍見首不見尾，這可從交差、電郵、WhatsApp的回複日期與時間看出端倪。對於經常延宕的下屬，他會選擇在群組交待工作，讓全體成員知道進展。在他看來，員工要贏得老板和上司的信任，即時回複老板的交待，在規定期限內完成任務，極其重要。
C主管—— 查勤方式是與人事部協談，規定每星期各部門提交工作報告，借此了解工作進度，他表示隻要員工按時完成工作，就會對他們放心。另一方面，他自己也會每日提呈工作進度予上司，在他看來這種方式很不錯亦方便了解隔天的工作規劃與進展。
D主管—— 交付工作後隻看重結果+定期開視頻會議。他指出，定期召開視頻會議的目的是讓團隊成員彼上分享工作進展和未來規劃，通過這個方式讓員工有參與感並保有前進的方向和動力。他也會在會議上關注員工的個人情況或困擾並適時給予鼓勵或配合，例如某下屬居住在紅區或因為某些緣故無法在特定時間參與會議，D主管會調整會議時間配合下屬。
他指出，作為主管，提供支持予下屬極為重要，因為下屬可能身邊有人中疫情而憂心忡忡，當主管的要不時傳遞正能量和給予鼓勵。
E主管—— 是否查勤取決於工作性質與公司文化，他上一份工作會有主管突然宣布召開視頻會議並要求員工打開攝像鏡頭。在他看來這種方式猶如把成年人當成被檢查作業的小學生。
如今的工作屬於接案性質，他在分配工作後並不會查勤，隻要求員工如期或盡早完成，若遇到無法解決的狀況應盡早告知以共商對策，他也期望員工會主動彙報工作進度。他直言並不介意員工在上班時間辦私事例如用餐或采購，畢竟員工也有可能是因為工作或會議而延遲用餐時間，最重要的過後回覆以及不影響工作完成即可，更何況有些員工雖然人在公司卻不一定是在工作。
如何贏得老板的信任？
信任，得來不易，想要成為讓老板和上司放心和信任的員工，他們這麼做：
●自律—— 大多數受訪的受訪者都認為員工應該善盡本份並保持自律，在上班時間做該做的事。
●工作內容和成果就是最好的證據—— 大多數受訪者指出，居家辦公工作量龐大再加上密集線上會議以及各項工作都有設下目標與期限，時間牽牽被占用，無需查勤或報告，公司都已知道他們是否認真工作。
K的公司總部和高階主管都在國外，而她與吉隆坡的主管因為在企業傳訊部門工作的關係，在非常時期（尤其關乎危機管理事宜）必須隨時候命，在必要時即使是周休或假日也必須回複電郵及處理部門工作，所以基本上老板或上司不用查勤也知道她們在工作。
從事銷售的J表示，有新訂單有售後服務、客戶沒有投訴，再加上工作上許多事必須得到上司的批準，從電郵聯係和批準的過程，公司就已知道他是不是在工作。
●即時回應 —— 幾乎是全部受訪者都提到即時回應同事、上司的詢問與聯係（電話、電郵、即時通訊、群組、線上會議）的重要性，並指出若錯過電話過後也會火速回電；遇到有問題第一時間向老板查詢或解釋清楚、與顧客保持聯係，隨時跟進與掌握最新情況。
●主動刷存在感—— G形容老板非常忙碌根本沒空查勤，員工隻需把老板交代的事辦好即可。有時候他甚至得囑咐或提醒老板工作進度，請求老板留意/跟進有關事項並索取資訊，讓老板發現員工“還在”啊。
H表示會透過工作軟體每天聯係上司也會發電郵，“最重要是當上司在工作時間需要協助（透過群組訊息或電話）時能夠立刻反應。“
自動通報進度
P坦言，如果沒有查勤，上司是不會放心員工的工作；尤其是當員工沒有發送任何郵件的時候，會被懷疑到底有沒有在工作。因此身為員工必須自動自發報備當下的疑問或者是寄郵件給上司，“刷存在感”。
總的來說，不少受訪者認為，即使老板不查勤，員工也會自動自發彙報工作進度，讓上司知道自己究竟在忙什麼。
●順其自然—— 有受訪者認為做好本分，問心無愧便可，無需有什麼動作或行為來提高老板對員工的信任。亦有受訪者指出，一些老板對於每一名員工已經有了“標簽”和偏見，而一些受訪者指出，即便再努力，老板依然會認為是理所當然。
考驗信任程度
居家辦公，對於老板/上司以及員工，實屬各有各的為難之處。
不少管理者會擔心“我怎麼知道他們有沒有在工作？”，遇到問題時也無法走到同事與部屬面前，直接要求給答案；而員工則認為，居家辦公後上班時間變長了，工作與下班的分界線模糊了，等同於隨時候命，而且隨時查看電郵和訊息、頻密召開的會議和聯係，其實心理壓力更大。
居家作業考驗雙方的信任程度，亦是對每名員工的職業道德和紀律考驗，而如何在關切員工與保持高效率之間求取平衡，則考驗著公司與領導人。
