名家专栏

SOP写作最佳实践/陈绣茗

上一期分享了5点关于标准作业程序(SOP)写作最佳实践的办法,在此继续为各位读者分享另4点。

6. 安全和风险管理

编写SOP时,安全始终应放在首位。将安全指南和风险管理措施纳入程序中,特别是涉及潜在危险的任务。

制定紧急协议并为处理不可预见的情况提供明确的指示。

对安全的重视不仅可以保护员工,还有助于减轻组织的潜在责任。

例如:一家清洁公司的员工,风险在于当员工攀爬高处或者在高处执行清洁工作。即使那只是一个在家里执行清洁工作的劳工,当这个劳工攀上爬梯时,如果错误使用爬梯或者爬到高处,很可能会发生失去平衡而跌倒的意外事件。

7. 与用户一起测试

在最终确定SOP之前,可以邀请不熟悉该流程的员工一起执行以便进行测试。此步骤可以为编写者提供有价值的意见反馈,并有助于识别任何不清楚或缺失的信息。

再来,撰写SOP这么多年,看过所有的作业程序中99%都是以文字居多,甚至读完一段长长的说明后,才发觉该段落仅解释”为什么需要这本作业程序”。

很明显编写该SOP的人,是上网找了很多的参考文献,东凑西拼组合而成。繁杂的文字阅读下来,读者不仅没有建立对文件的概念,还因为阅读疲劳而无法真正理解。

真实上,文件书写的层次是需要有计划的编排,这也是我们在编写SOP前必须做好的功课之一。

8. 审批流程

SOP应经过彻底审查并获得批准后才生效并实施,为此建立一个完整的作业程序审查和批准的管理流程。这主要是SOP牵涉作业流程与作业标准,若不加以管理,那么任何一人都可以随意更改流程与标准。

企业内部所有流程与标准都是环环相扣,倘若任何一人可以随意变动,那么这个环扣就会发生断层因而产生问题。

9. 定期审查和更新

SOP不是静态文件;应定期审查和更新它们,以反映流程和法规的变化。

企业可以透过实施定期审查制度以保持程序最新,其中包括定期评估SOP的有效性,并根据需要进行修订,以反映最有效和最佳的实践。

最后,由于SOP的有效性在很大程度上取决于员工的沟通和理解程度,开展全面的培训课程,使人员熟悉SOP的内容并确保他们能够正确遵循。过去有写过几篇关于培训员工的文章,有兴趣的读者可以前往搜寻阅读。

结合以上,读者不难察觉,虽然任何人都具备编写SOP的能力,但是编写一份有效的SOP却是一项至关重要的技能。

有效的SOP可以提高运营效率、确保一致性和促进安全成为员工的宝贵工具以致可以更自信、精确地执行任务。 

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要闻

助企业复苏·提高透明度 SSM拟修订公司法

(吉隆坡25日讯)大马公司委员会(SSM)计划修订2024年公司法,旨在加强企业复苏框架,以及提高企业透明度。

SSM企业合规部总监诺海扎今日在“大马公司委员会洞察计划:2024年公司法(修正)”简报会上说,此举为面临财务困境企业提供帮助,同时支持经济复苏和竞争力。

“此举也支持反洗钱活动、恐怖主义融资、贪污等严重犯罪的执法。”

有关法案的修订范围包括加强企业复苏框架、加强受益人所有权框架,以及增强公司治理和实践。

她说,当局正考虑扩大企业协助机制的应用范围、加强协助方案,以及加强与企业自愿安排(Corporate Voluntary Arrangemen,CVA)、司法管理(Judicial Management,JM)等有关的其他规定,以加强企业复苏框架。

CVA无需法院干预

CVA是无需法院干预,即可与债权人达成协议,且CVA仅有28天或60天较短的暂停期限;JM则是更正式的协助机制,公司债权人或清算人可向法院申请委任司法管理人,且JM拥有6个月或更长的暂停期限。

她指出,CVA目前仅限于不对其任何资产收取费用的私营公司,这些限制导致大多数公司,包括上市公司未能充分利用现有规定。

“然而,我们将加入新政策。根据2016年公司法(第777号法案),CVA的适用范围将扩大到所有公司,无论该公司是否对其资产拥有担保权益。”

至于JM,她表示,JM目前适用于所有公司,但受2007年资本市场服务法(第671号法案)或受大马国家银行法律监管的公司除外,上市公司没有资格申请JM。

“不过,JM的适用范围将扩大到包括上市公司在内的所有公司。”

须获取受益人信息

至于加强受益人所有权框架,诺海扎说,第777号法案的第56条文引入了受益人报告框架,要求公司获取受益人信息,记录并向注册官报告有关信息。

“然而,为了与反洗钱金融行动特别工作组(FATF)和经济合作与发展组织(OECD)等国际机构倡导的最佳做法,以及国际标准保持一致,还需解决监管方面的漏洞。”

“这些拟议的改进措施,将提高向SSM提交的受益人所有权信息的透明度,并将协助大马皇家警察、大马国家银行和大马反贪污委员会等执法和监管机构展开调查,包括反洗钱、恐怖主义融资、贪污和逃税等商业背后的严重犯罪行为。”

她说,当局将拟订实益拥有人(beneficial owner)的新定义,指最终拥有或控制公司的人,包括对公司行使最终有效控制的人。

此外,注册官有权发布指南,以识别受益所有人。

至于加强公司治理和实践,诺海扎说,修订的部分包括注册官有权发布指导原则,以及清算人的许可证获批准后,需向注册官报告其详细信息。

她指出,有关法案将分为两个阶段执行。第一阶段,所有条文均于今年4月1日执行,除了第4条文(第68条CA 2016-MBRS)、第14条文(第395条-8th Schedule)、第26条文(第576条-MBRS),以及第28条文(第612A-SSM官网平台)。

对于第二阶段,她指修订案第4、14、26和28条文的生效日期届时将公布。

另一边厢,SSM总执行长拿督诺阿兹玛表示,近期颁布的2024年公司法(修正)反映了SSM致力于现代化监管框架、加强公司治理标准,以及促进可持续商业实践,从而促进创新、竞争力和投资者信心。

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