近期有一位朋友问说，作业程序的编制不就应该是身为部门经理的职责吗？

其实这位朋友的理解并没有错，作业程序理应是身为部门经理应该要认真看待并写编制与更新管理的，只是中小企业内有太多可以影响经理注重编制作业程序的因素，以下列举一二：

●每日有层出不穷的营运问题，忙碌解决问题甚至必须兼顾其他老板交代的事务，无暇看顾这项工作；

●过去并没有编制作业程序的经验，个人工作经验是很好，但能作并不代表可以写下来；

●经理从别的行业转过来，虽然能执行自己的任务并应付上司对自己的要求，但是对于最佳作业办法并没有概念，每日还在摸索；

●作业程序永远都不是最重要的，只要一天作业并没有发生问题，永远都有明天。

以上是这么多年执业以来，看到最普遍为什么自家部门经理好像怎么样都无法完整的作业程序，有些企业确实具备作业程序，只不过这些作业程序都是呈碎片状，无法串连起来呈现出一个完整的作业流程。

结果影响的是员工无从遵循，长久下来没有遵循，结果导致因常见错误和可能发生的失误而遭受财务上的损失。

例如原料短缺或机械疏于维修而损坏，使得生产停顿订单被迫延误；由或者员工疏忽导致产品出现瑕疵而被退货或赔款等。

一个好的作业程序具备着几个条件，今天与各位读者分享几道问题，大家也可以自行取之在企业内对照已经撰写的作业程序。

●是否对自己所要求的行动进行了全面准确的描述，或者是否对细节进行了解释？

●内容是否一致和完整，还是否留下了没有人注意到的空白？

●版本是否受到管制，是否发生不同的人使用不同的版本？

●作业程序是否符合外部规范，例如国家卫生规范、国际认证规范等？是否有稽核以便确定？ 

●是否所有书面文件都能产生清晰、可衡量的结果？

如果这些问题你都不能给予任何确定的答案，代表着作业程序有待完善。

好作业程序10特征

许多程序不起作用。制定一个好的程序就是要克服政策和程序最初不起作用的十大原因。

一个好的作业程序应有十个重要的特征：

1.具备内容架构的设计，并且结构坚固良好。

2.会指出标准（KPI、有效性标准或指标）定义谁在何时何地做什么。

3.所呈现的是核心业务流程的业务系统的一部分。

4.序呈现的内容清晰、具体、切题，没有其他非必要的陈述。

5.呈现的内容上下文、一致、完整、确定控制、考虑合规性、正确并确保清晰。

6.都是具备其应该存在的操作目的，所描述的操作是为了解决某业务要求。

7.的描述都是直接且使用主动语态结构。

8.包括对支持文件、程序、记录、表格、手册、工作说明、工作辅助工具、工作描述或合规信息的明确引用。

9.将构成程序核心的分步说明，并且使用标题或开头区分开来。

10.被定期使用和更新。想想如果不使用该作业程序，那么为什么要写？确保作业程序有效的唯一方法是定期使用它们。 

举上两期所分享的案例，是什么让好的作业程序变得更好呢？ 

唯一就是通过编制、使用、审核、更新再使用这一个过程来确保其有效。

一开始从编制流程图，起草作业程序和其他附属程序的文件，与员工共同落实并测试，然后通过不断更新，重复此过程即可。