自我检查作业程序/陈绣茗
近期有一位朋友问说,作业程序的编制不就应该是身为部门经理的职责吗?
其实这位朋友的理解并没有错,作业程序理应是身为部门经理应该要认真看待并写编制与更新管理的,只是中小企业内有太多可以影响经理注重编制作业程序的因素,以下列举一二:
●每日有层出不穷的营运问题,忙碌解决问题甚至必须兼顾其他老板交代的事务,无暇看顾这项工作;
●过去并没有编制作业程序的经验,个人工作经验是很好,但能作并不代表可以写下来;
●经理从别的行业转过来,虽然能执行自己的任务并应付上司对自己的要求,但是对于最佳作业办法并没有概念,每日还在摸索;
●作业程序永远都不是最重要的,只要一天作业并没有发生问题,永远都有明天。
以上是这么多年执业以来,看到最普遍为什么自家部门经理好像怎么样都无法完整的作业程序,有些企业确实具备作业程序,只不过这些作业程序都是呈碎片状,无法串连起来呈现出一个完整的作业流程。
结果影响的是员工无从遵循,长久下来没有遵循,结果导致因常见错误和可能发生的失误而遭受财务上的损失。
例如原料短缺或机械疏于维修而损坏,使得生产停顿订单被迫延误;由或者员工疏忽导致产品出现瑕疵而被退货或赔款等。
一个好的作业程序具备着几个条件,今天与各位读者分享几道问题,大家也可以自行取之在企业内对照已经撰写的作业程序。
●是否对自己所要求的行动进行了全面准确的描述,或者是否对细节进行了解释?
●内容是否一致和完整,还是否留下了没有人注意到的空白?
●版本是否受到管制,是否发生不同的人使用不同的版本?
●作业程序是否符合外部规范,例如国家卫生规范、国际认证规范等?是否有稽核以便确定?
●是否所有书面文件都能产生清晰、可衡量的结果?
如果这些问题你都不能给予任何确定的答案,代表着作业程序有待完善。

好作业程序10特征
许多程序不起作用。制定一个好的程序就是要克服政策和程序最初不起作用的十大原因。
一个好的作业程序应有十个重要的特征:
1.具备内容架构的设计,并且结构坚固良好。
2.会指出标准(KPI、有效性标准或指标)定义谁在何时何地做什么。
3.所呈现的是核心业务流程的业务系统的一部分。
4.序呈现的内容清晰、具体、切题,没有其他非必要的陈述。
5.呈现的内容上下文、一致、完整、确定控制、考虑合规性、正确并确保清晰。
6.都是具备其应该存在的操作目的,所描述的操作是为了解决某业务要求。
7.的描述都是直接且使用主动语态结构。
8.包括对支持文件、程序、记录、表格、手册、工作说明、工作辅助工具、工作描述或合规信息的明确引用。
9.将构成程序核心的分步说明,并且使用标题或开头区分开来。
10.被定期使用和更新。想想如果不使用该作业程序,那么为什么要写?确保作业程序有效的唯一方法是定期使用它们。
举上两期所分享的案例,是什么让好的作业程序变得更好呢?
唯一就是通过编制、使用、审核、更新再使用这一个过程来确保其有效。
一开始从编制流程图,起草作业程序和其他附属程序的文件,与员工共同落实并测试,然后通过不断更新,重复此过程即可。
技能不足·培训不全·教育脱节 大马企业转型受制掣

(八打灵再也12日讯)马来西亚数字经济迅速崛起,企业转型迫在眉睫,惟多数本地公司仍面对员工技能不足、培训体系不健全及教育与行业脱节等问题,严重制约企业竞争力与整体生产力提升。
根据人力资源发展基金报告,超过40%雇主坦言,员工不具备所需的数字技能,甚至许多雇主也不清楚该培养哪些技能。
专家们认为,5年前的技能已无法应对当前需求,企业若无法建立强大的数字能力,不仅难以生存,更无力应对客户期待与市场变动。因此,企业必须将员工技能发展视为长期战略,而非临时应付。
资源勿集中IT部门
大马吉兰丹大学(UMK)企业与商业学院金融与创业教授拿督聂玛哈兰博士接受《马来西亚前锋报》访问时指出,雇主不应只把资源集中在IT部门,而应为所有层级员工提供包括数据分析、数字营销、自动化及网络安全等培训。
她说,雇主选择用户友好的数字工具也非常重要,以免员工在学习新科技时感到负担过重。
“整体而言,投资员工的数字技能发展已不再是选择,而是一项确保企业与国家经济在全球层面维持竞争力的重要需求。”

大马回教理科大学(USIM)理科学院网络安全与系统单位讲师阿祖安阿末博士说,技能提升与再培训计划不仅应面向毕业生,也应涵盖讲师群体。
产业合作计划能解决
“技能提升应优先聚焦在人工智能(AI)、网络安全和区块链等关键数字领域,而非只针对电脑专业的师生。
“高等教育机构需获得最新科技的接触机会,这通常涉及成本,因为购置科技设备不便宜,但这个问题可通过政府长期推行的产业合作计划(ICP)解决。”

避免提升技能“形式化”
须精准设计培训实用性
OpenAcademy学习平台联合创办人兼董事经理陈观羚说,企业在提升员工技能时,必须避免“形式化”操作,应通过数据驱动与持续评估,精准设计培训内容,提升实用性与即学即用能力。
“很多企业每年只进行一两次培训,缺乏后续跟进,导致效果有限。但我认为,培训应成为企业文化的一部分,搭配短时学习(microlearning)和根据实际业务需求调整培训项,才能真正提高效率与动力。”
她认为,未来企业必须将人力资源规划视为动态且战略性的职能,并与业务发展紧密结合,同时善用学习科技,如互动课程、测验与同行指导机制,帮助员工掌握实际技能。

Mawar Teraju有限公司董事依查哈则认为,目前教育体系与产业需求之间仍存在显著落差,尤其是在科技爆发性发展与年轻世代热衷“零工经济”之下,更需系统性规划与政策配合,确保数字转型不是少数企业的能力,而是全民基础素质的一部分。
“很多员工来不及跟上变化,若企业未能同步提升内部技能,将直接削弱运营效率和客户体验。”