名家专栏

标准作业程序价值/陈绣茗

回顾过去从第一天起开始撰写作业程序,不知不觉已经有20年之久,从一位打工族到创业,一直都没离开过撰写作业程序。

探其究竟,其实就是因为撰写作业程序这一个技能,可以为企业带来许多附加的价值。

放眼今时商场上激烈的竞争以及不断变化的市场环境,如何创造更多的价值成为企业经营者们共同面对的课题。多年在企业落实作业程序对照前与后的成果,可以很确定的是标准作业程序确实是企业创造价值的重要手段。

一、标准作业程序是企业管理者将管理学理论融入实务,发展出的一种实施管理的方法,它将管理的内容和程序规定得更加明确,以便更好地控制企业的经营活动。

作业顺畅减少错误

标准作业程序的建立,可以提高企业的管理水平,提高企业的经营效率,减少企业的管理成本,提高企业的经营效益,从而为企业创造价值。

这原理解释了为什么大型企业都非常重视作业程序(又或者是作业流程),当效率提升后,自然就会减少错误进而减少管理成本。还记得2011年在一家巫裔婚宴自助餐企业第一次落实作业程序后,内部作业顺畅、减少错误因此获得许多客户的好评,进而成长了3倍之多。

再者,由于标准作业程序将管理的内容和程序规定得更加明确,使企业的管理更加有序,更加科学,在错误事件发生的后管理者也很快可以从作业程序中规范的流程透过顺藤摸瓜的方式找到问题的源头。

作业程序提升效率不仅仅因为将经营活动明确的写出来,当有问题发生的时候可以很快的找到问题的源头,进而解决或杜绝问题再次发生,实实在在都是贡献效率的因素。

曾经有一企业,顾客来到投诉说企业并没有遵照合约提供促够的货量,企业在短短半天内就察觉了问题所在,不仅解决合约问题,也同时让业主察觉原来是内部员工有“偷吃”的迹象。

员工本保存侥幸的心态,因为这已经不是第一次,只是上得山多终遇虎,这一次鉴于顾客投诉而引起业主的注意。

事后,业主非常庆幸自己早早就将作业程序定好,否则可能就无法判别究竟是客户无理取闹,或者是内部员工的问题。当然,业主最终也找到事件源头并加以纠正,以便阻止其他员工有样学样。

行为须有规范

三、每每在文章中都有提起,在编制标准作业程序前建议先理清作业流程。作业流程也就是企业的经营活动,若将企业视为人类,经营活动就如同人的行为。一个人的行为若没有加以规范,可想此人的行为必定是混乱的。

一家企业若出现经营活动混乱,可想而知其产品或者服务必无法保持一定的水平,管理成本因此提升,企业会误以为是员工的问题(虽然很可能那就是员工本身的问题)而需要频频换人导致营运中断,混乱的管理也影响企业雇主形象提升招聘高水平员工的难度。

更重要的是,业主持续每天忙忙碌碌,企业发展也因业主每日为耗琐事消耗,导致无暇规划未来而停顿。

以上所述并非理论上可行,现实上确实频频可在落实作业程序的企业身上看到。

还记得3年前,一家小小的旅游承包商,员工数量不到10位。业主几乎每天做工,还要兼当带团团长的角色,每每要牺牲利润以便提升竞标能力。

三年后业主不仅可以扩充内部达3倍之多,更重要的是企业可以在不牺牲利润之下进步。种种成果,偶而想起还会打从内心为业主开心。

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职场

大马打工族留意 不懂人工智能5年被淘汰

报道:郑美励

摄影:受访者提供

翻开报纸或者浏览社交媒体平台,人工智能(AI)相关的新闻与讯息无处不在?铺天盖地的讯息其实就是最好的风向标,说明AI时代由远而至。面对掀起滔天巨浪的AI,马来西亚打工族还有多少时间装备好自己,与AI一同踏浪前行?答案是5年。

AI技术发展多年,但早年碍于应用层面局限企业端,以致普罗大众对于AI感受不深。

新创公司OpenAI的生成式AI(Generative AI)工具ChatGPT横空出世后,让世人见识到“通用智能”的威力强大。

如今的生成式AI只是AI在消费端应用的起点,但依如今的科技发展速度,AI技术的成熟和普及化并不远了。

具体来说,在马来西亚,约莫会是在5年后的2028年。

为何是5年?这是全球云端服务领导者亚马逊网络服务(Amazon Web Services,简称AWS)与调研公司Access Partnership携手联合调查逾1600名马来西亚员工和500家企业后得出的数字!

●调查怎么说?

调查发现,尽管我国各行业和组织对AI的采纳程度参差不齐,但AI被视为将在未来5年内成为游戏规则的改变者,高达97%雇主预计他们的公司将在4至5年内成为AI赋能的组织。

●什么部门受惠最多?

大多数雇主(96%)认为,IT部门将是各部门之中从AI中受益最大,业务运营(95%)、研发(94%)、销售和营销(94%)、财务(93%)、人力资源(89%)和法律(88%)等部门也将从中受益匪浅。

●谁是生成式AI主力用户?

随着AI技术的全面应用,高达98%雇主和96%的员工预计将在未来5年内于工作中应用其中一种AI技术,即生成式AI工具。其中,科技领域专业人士(69%)将成为生成式AI的主力用户,依次是与科--。

●生成式AI带来哪些好处?

99%受访大马雇主、98%员工均认为使用生成式AI将带来至少一项益处,比如:(a)提高创新和创造力;(b)自动化重复性任务;(c)辅助学习和(d)改善工作成果 (如数据分析等)。

●员工能获得什么实际回报?

作为与时俱进,掌握AI技能和专长的大马上班族,也能从中得实质回报:薪资调整。

调查显示,雇主愿意支付较高薪资予掌握AI技能的员工,薪资涨幅依不同部门而有所出入,当中以IT和研发部门员工薪酬涨幅最明显,可达53%和49%,依次为销售和营销(47%%)、业务营运(47%)、财务(42%)、人力资源(40%)、法律(40%)。

找不到人才

研究也揭示一个迫在眉睫的问题:AI技能缺口待填补。

Access Partnership经济策略总监阿比尼特柯指出,“企业和员工都对AI抱有期待,亚太地区(尤其是大马)的人对AI的看法非常积极、乐观,相信AI能将带来巨大的利益,但人们也面对一些挑战,例如学习AI的难度、建立结构化的AI培训计划以及让员工了解学习AI后可选择的职业道路。”

他指出,调查显示89%大马雇主将招聘拥有AI技能的人才列为优先事项,但其中81%雇主找不到所需的人才,这种情况也发生在其余8个受调查国家,即新加坡、澳洲、纽西兰、印尼、印度、日本、韩国与泰国。

大马的窘境

尽管雇主可通过培训AI人才来解决此问题,但因为种种原因,许多雇主对AI人才培训力度不够,阿比尼特柯引用其中一名雇主的说法指不知从何下手开展AI人才培训计划。

此外,在大马上班族则面临另一种窘境。虽然和其他8个受调查的亚太国家相比,大马上班族对AI技能需求更高,从婴儿潮世代(40年代至60年代出生)到Z世代(90年代末至2010年期间出生)都有兴趣发展AI技能,以便:

(1)提升工作效率;(2)帮助事业发展;(3)提升工作满足感。

然而,71%大马上班族不清楚自己工作需要哪些AI技能,74%不知道有哪些相关的培训计划可供选择。

别观望等待,行动!

AWS东南亚区培训及认证负责人伊曼纽尔比莱指出,在如今这个持续变动的时代,企业、个人和学习者的当务之急是掌握构建和应用AI解决方案及相关工具的技能。

他敦促上班族积极主动去学习,勿继续观望等待,要行动!

“这是快速发展技术,绝大多数员工或雇主(超过90%甚至95%)都希望采用。因此,无论个人学习背景如何,是技术人员还是非技术人员,是从事营销、人力资源还是其他领域,都应该学习如何将AI应用到自己的工作中。

“我同样建议雇主们为所有员工制定广泛的培训计划,既涵盖技术和非技术背景的员工。”

他指出,AWS作为深耕云端和AI的企业,将继续在这一领域发力,同时也会继续提出免费、付费的AI相关课程、项目甚至是奖学金予成人、企业、学子受惠,“自2017年以来,亚马逊云科技在大马培训超过10万人掌握,在整个东南亚地区,这一数字达到120万人。”

是的,不只是谷歌、Coursera有提供免费、付费课程,作为云端服务巨头的AWS其实这些年来也有提供类似的课程、毕业证书、奖学金等,伊曼纽尔比莱鼓励企业、上班族、学子多发掘和善用!

应掌握哪个AI技能?

伊曼纽尔比莱指出,什么人应掌握哪一类的AI知识完全取决于个人的职业角色所需而有所不同,但大前提是应具备基础知识,了解AI究竟是什么?

接着考虑自己是要当AI的开发者或者是AI的使用者?

若是当开发者如机器学习运维工程师、数据工程师等,自有相关的技术的学习路径;而当AI的使用者则应了解自己的角色可使用的服务,例如呼叫中心的工作人员可学习AI生成、驱动和支持的服务,以提高呼叫中心的生产力。

“能减轻工作,难替代人类”

世人对AI又爱又怕,既喜AI(如今泛指生成式AI)对工作、功课和其他方面的加乘,也担心自己的饭碗会被AI抢走。

对此,客户数据平台和商务超级应用解决方案FusionQB联合创办人兼总执行长林春仲(Stephen Lim)指出,在现阶段,AI的出现其实让人类从中受惠。

例如生成式AI让素人都能“创作”图片和视频,被视为冲击设计师的饭碗,但其实也有设计师因为借助生成式AI反而提高作品产出率,而感到高兴。

客服服务受益良多

而AI应用在客户服务上,也对企业和消费人带来好处。他指出,企业越发重视客户满意度,但一些企业持续壮大需要拓展客服团队,却面临人手不足、招聘不易的问题。客户体验/服务AI(简称CX AI)产品和解决方案的出现,便有助于面对客服团队人手不足的公司承担部份初级工作、提升客服效率,强化客户的满意度。

例如,当客户通过某个联系管道(脸书、Messanger、WhatsApp、Instagram等)进行投诉时,比起现有较为死板冰冷而被消费人嫌弃的聊天机器人,进化了的生成式AI聊天机器人可根据客户提供的内容进行分析,再用较人性化的语言和方式回应客户。

客服的一些工程流程也可被简化,例如,以往接到客户对后勤运输的投诉后,客服人员必须转介至相关部门处理,花费较长时间,在AI技术加持下,客服系统可进行判断并自动把相关问题直接转介后勤部门,缩短等待反馈时间与流程,提高回应客户的速度。

此外,当客服人员年资尚浅或兼职性质,对公司产品服务了解有限时,生成式AI还能充当资深工作人员或助理角色,给出建议或选择,帮助他们更好的应对客户,而且是24小时都可提供服务。

不应抗拒要学习

一些性质相近或基本的询问甚至可交由生成式AI聊天机器人代劳,复杂度较高的工作依才由人类处理,“客服人员每天要处理50个案例,当中有60%案例性质相同,一些标准询问可以进行分类后,由生成式AI聊天机器人来应对,帮他们减轻约30%至40%的工作负担。”

他认为AI是一种工具,现阶段的AI也无法代替人类的工作,勿因为不熟悉而心存抗拒甚至害怕它取代工作,反之,应加以学习和掌握。

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