名家专栏

创建清晰有效SOP/陈绣茗

近期为一家清洁服务企业编制标准操作手册,除了业主想要规范清洁员工们的行为标准,更主要是作为培训新清洁员工的根据。

在信息采取的过程,除了大开眼界之外,还真的应验了一句俗语——“外行看热闹,内行看门道”。

一个看似简单的清洁工作,其实内部所隐含的知识还真不少,就如烫一件衣服为例,随便烫也是烫,但要烫得所谓“好”还需要知识与功夫,还真难为了这些清洁工人与管理这些工人的业主。

一整天的资料采集下来,跟团队队友在车程中聊着就聊到,许多业主看编制作业程序也是如此。

这么多年遇过不少不能明白的企业业主,总是认为我们就是敲敲键盘打打字,既使是编制流程也是手到擒来,因此就感觉很简单,但是如果他们有亲自去编制时,就会知道那确实事一件不简单的事情。

标准操作程序(SOP)是重要文件,为在组织内执行各种任务提供分步说明。无论是在任何企业环境、制造业或服务业,一套精心制定的SOP对于简化流程、确保一致性和保持质量都有着高度的影响。 

过去的文章中多次有提起,有关判断作业程序的质量究竟是好还是不好,取决于其撰写的部分是否清晰、简洁且有效。

要编制一份好的作业程序,以下几项作为参考。

1. 了解目的和范围

在开始编写过程之前,必须清楚地了解SOP的目的和范围。

确定SOP将涵盖的具体任务或流程,并定义其目标受众。就如要盖房子之前必须清楚房子建筑蓝图。

2. 邀请主题专家参与

要打造一个准确且全面的SOP,若能让对流程或该任务有深入了解的员工或主题专家参与为最佳。

主题专家可以提供有价值的见解,确保SOP反映执行任务的最有效和高效的方式。他们的专业知识有助于识别潜在的陷阱和安全措施,从而提高文件的整体质量。

3. 使用清晰准确语言

清晰度是编写良好的SOP的基石。避免可能导致误解的行话、技术术语和模棱两可的语言。使用简单明了的句子,确保每个步骤都易于理解。

根据不同的读者需求,使用图表或插图等视觉辅助工具来补充书面说明并提高理解力。

取上述清洁公司的例子,其作业程序将会是全程以图片展示,让清洁员工可以明白进而得到有效的学习。

4. 保持一致格式

格式的一致性是使SOP易于使用的关键。使用逻辑流程组织文文件,将复杂的过程分解为更小的、易于管理的步骤。使用标题、副标题和项目符号来增强可读性。此外,建立标准化编号系统以帮助读者轻松浏览SOP。

5. 确保完整性和准确性

SOP必须全面,不留任何含糊之处或假设,更不存在“常识”认知,以避免因认知差异而产生误解并引致出错。

另外还有4点,下一期再续。

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要闻

助企业复苏·提高透明度 SSM拟修订公司法

(吉隆坡25日讯)大马公司委员会(SSM)计划修订2024年公司法,旨在加强企业复苏框架,以及提高企业透明度。

SSM企业合规部总监诺海扎今日在“大马公司委员会洞察计划:2024年公司法(修正)”简报会上说,此举为面临财务困境企业提供帮助,同时支持经济复苏和竞争力。

“此举也支持反洗钱活动、恐怖主义融资、贪污等严重犯罪的执法。”

有关法案的修订范围包括加强企业复苏框架、加强受益人所有权框架,以及增强公司治理和实践。

她说,当局正考虑扩大企业协助机制的应用范围、加强协助方案,以及加强与企业自愿安排(Corporate Voluntary Arrangemen,CVA)、司法管理(Judicial Management,JM)等有关的其他规定,以加强企业复苏框架。

CVA无需法院干预

CVA是无需法院干预,即可与债权人达成协议,且CVA仅有28天或60天较短的暂停期限;JM则是更正式的协助机制,公司债权人或清算人可向法院申请委任司法管理人,且JM拥有6个月或更长的暂停期限。

她指出,CVA目前仅限于不对其任何资产收取费用的私营公司,这些限制导致大多数公司,包括上市公司未能充分利用现有规定。

“然而,我们将加入新政策。根据2016年公司法(第777号法案),CVA的适用范围将扩大到所有公司,无论该公司是否对其资产拥有担保权益。”

至于JM,她表示,JM目前适用于所有公司,但受2007年资本市场服务法(第671号法案)或受大马国家银行法律监管的公司除外,上市公司没有资格申请JM。

“不过,JM的适用范围将扩大到包括上市公司在内的所有公司。”

须获取受益人信息

至于加强受益人所有权框架,诺海扎说,第777号法案的第56条文引入了受益人报告框架,要求公司获取受益人信息,记录并向注册官报告有关信息。

“然而,为了与反洗钱金融行动特别工作组(FATF)和经济合作与发展组织(OECD)等国际机构倡导的最佳做法,以及国际标准保持一致,还需解决监管方面的漏洞。”

“这些拟议的改进措施,将提高向SSM提交的受益人所有权信息的透明度,并将协助大马皇家警察、大马国家银行和大马反贪污委员会等执法和监管机构展开调查,包括反洗钱、恐怖主义融资、贪污和逃税等商业背后的严重犯罪行为。”

她说,当局将拟订实益拥有人(beneficial owner)的新定义,指最终拥有或控制公司的人,包括对公司行使最终有效控制的人。

此外,注册官有权发布指南,以识别受益所有人。

至于加强公司治理和实践,诺海扎说,修订的部分包括注册官有权发布指导原则,以及清算人的许可证获批准后,需向注册官报告其详细信息。

她指出,有关法案将分为两个阶段执行。第一阶段,所有条文均于今年4月1日执行,除了第4条文(第68条CA 2016-MBRS)、第14条文(第395条-8th Schedule)、第26条文(第576条-MBRS),以及第28条文(第612A-SSM官网平台)。

对于第二阶段,她指修订案第4、14、26和28条文的生效日期届时将公布。

另一边厢,SSM总执行长拿督诺阿兹玛表示,近期颁布的2024年公司法(修正)反映了SSM致力于现代化监管框架、加强公司治理标准,以及促进可持续商业实践,从而促进创新、竞争力和投资者信心。

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