全球經濟低迷，加上我國政府實施消費稅（GST）、取消多項補貼等，促使生活成本升高，逼得企業不得不削減開銷，四處更掀起了一陣“裁員風”。
不過，微軟最有價值專家（Microsoft MVP）兼企業社會顧問蔡惠彬認為，這種方式帶來的作用不大，因為企業在這時候反而更需要員工推高銷量，加強業績表現。
他認為企業在面對挑戰時期一定要改變，而科技則是促進企業發展的最大增強劑。
其中，在國際商界早已掀起一股熱潮的雲端（Cloud），收費不高和有助提升效率，是其中一個能幫助企業解決問題的可負擔方式。
在經濟衰退時，企業為了生存，第一個想法必定是削減成本，凍結所有開銷，卻對企業的幫助不大。
從資產負債表來看，員工薪金的成本最高，緊接而來則是租金和基建費用，這合計占了企業總成本的70%，所以，假設企業要在其他方面凍結成本，其實作用不大。
裁員打擊士氣
不過，不少企業為了降低成本，除了凍結開銷，也會裁員，但這治標不治本。
短期內，可以看到成本下跌，推高盈利；但長期而言，裁員的做法將打擊士氣，間接也會影響公司盈利，反而使到企業面對的情況越來越糟糕。
在充滿挑戰的營運環境，中小企業一般上都會收緊預算，而對科技的開銷相比大型企業更有限。
因此，不少中小企業因為面對購買電腦係統的成本高昂，而決定采用次級或更差的係統，但蔡惠彬認為這會使到企業無法提升能力，以及提供更佳的服務給客戶，衍生成為企業的另一項挑戰。
長期來看，這將影響企業的競爭能力。
改變迎向挑戰
他表示，企業在面對充滿挑戰的時期，就必須作出改變，否則將面對無法走出困境的風險。
“在這個改變的過程中，資訊科技（IT）扮演著非常重要的角色，其中，雲端的收費屬於可負擔價位，這讓企業更容易轉變；同時，這也能讓企業進行蛻變，業務更上一層樓，讓公司持續發展下去。”
什麼是雲端？
蔡惠彬表示，雲端就是訂購IT服務，而非購買和設立自己的係統。
他以電力為例，假設一個村莊沒有供電，而決定自己發電，就會購買發電機和柴油，同時，必須聘請專業人士每個月定時檢查，總費用相當高。
不過，雲端則像是國家能源（Tenaga），以較低的成本供電給村莊，而這包含了所有服務。
企業看到雲端好處
為了追求更高的效率，大馬的企業對采用雲端的意識越來越高。
蔡惠彬表示，根據個人的經驗來看，企業對采用雲端的看法已有了很大轉變，從不認識和不相信雲端，到現在已領略雲端的重要性。
“兩年前，當客戶要投資在科技上，總會要求我們提供兩個方案讓他們作比較，分別是雲端及傳統方案，即便最終仍會選擇雲端係統。不過，今日，已越來越少客戶要求我們提供兩個方案，反而會直接選擇雲端服務，因為已看到雲端的好處了。”
蔡惠彬補充，目前有95%的銷售額都是來自雲端服務，客戶包括Niro Granite和MPH。
企業需大容量電郵係統
雲端的服務可是包羅萬象，但中小企業一般上都會要求最基本的服務，而在我國擁有最大需求的就是電郵係統。
簡單係統不符需求
企業在使用電郵的模式相比八九年前已有很大出入，現在已變成一個用作進行工作，以及與客戶、同事和上司溝通的工具，這也進一步顯示出電郵在企業界的重要性。
此外，企業會使用電郵進行報價單、接收提貨單、說明競標程序等。
不過，以往安裝的電郵係統，屬於簡單的係統，已無法滿足企業目前的需求。
“現在的企業要求可以在任何移動設備連接電郵係統，而且電郵容量必須非常大，因為會通過傳送文件和附件。”
蔡惠彬舉例，MPH需要通過郵件傳送書籍的封面給經銷商，都是彩色圖形文件，所以，需要大容量的電郵係統。
收費不高
目前，使用Microsoft的電郵係統，每個月每位員工4美元，大約20令吉。
他認為這個收費並不高，而且可以使用企業級的電郵係統，以及電郵容量達50GB，顯著大過以往最高的2GB。
此外，使用該電郵係統也會提供給企業99.9%的正常運行時間（uptime），也就是擔保一年8小時是正常使用的。
假設不達標，客戶可在一個月內回退資金。
相比之下，企業購買企業級的電郵係統，價格非常昂貴，而且必須購買多一個作為後援，而總成本可從10萬令吉，高至數十萬令吉等，中小企業根本無法應付這筆開支。
企業不能退而求次
企業使用電郵的其中一個問題是，容量不夠大，可能會被迫刪除郵件，但這對需要通過郵件洽談合約細節的行業就帶來很大的麻煩。
蔡惠彬舉例，油氣領域有很多長期工程，或許會通過郵件洽談修改合約內容，假設把信息刪除，而且原本負責該合約的員工離職了，就會導致公司無法核對回以往的談話內容，會帶來很多麻煩。
對雲端服務沒有任何概念的企業，往往會因為無法承擔昂貴的企業級電郵係統而轉向采用價格比較低的係統，但他認為企業不能退而求其次，使用差勁的電郵係統，因為這讓他們無法提高生產力及提供更有素質的服務給客戶。
他說，在可負擔的成本中，雲端服務讓企業能將業務能力提升至更高的階段。
內部網絡更有效率
除了電郵之外，另一個令企業最頭痛的就是文件管理。
假設企業無法良好的管理文件，將會影響公司每一個人、工程的每一個階段。
蔡惠彬表示，企業多面對的問題是，找不到文件或不確定哪個文件才是正確版本，這將拖慢辦公的速度。
“一般上，企業會要求我們把文件放在公司內部網絡，讓每一位員工都能看到和獲得有關文件；同時，也會要求我們正確的檢索文件，以便他們輕易找到所要的文件。”
通過使用內部網絡，讓企業所有員工在辦公事時更節省時間。
他指，以往內部網絡的收費相當貴，而且都是大企業使用，例如天地通（Celcom）和明訊（Maxis）。
不過，中小企業也開始對采用內部網絡有興趣，因為現在已轉為互相合作的工作模式，例如通過面子書（Facebook）和Whatsapp的群聊，一起討論工作課題，而且比起以往能更快速的作決定。
節省時間能賺更多錢
不少老一代的企業老板認為，投資在IT就是一種成本，而非視之為業務強化劑。
蔡惠彬認為，假設能通過IT節省更多時間，也意味著企業能賺更多錢，及達到設下的目標。
因此，他從兩個測量方式簡單告訴企業采用雲端的成本和效果。
測量方式1
一家中小型企業有400人，其中200人是工廠員工，剩餘的則是知識型員工，而後者平均薪金每月大約4000令吉。
采用雲端的電郵係統每個月每名員工20令吉，這相等於薪金的0.5%。
由此可見，從價格來看，雲端的收費並不高。
測量方式2
一天工作8小時，相等於480分鍾，而工作時間的1%，則相等於5分鍾。
假設能替企業在一整個工作日節省1%或5分鍾的工作時間，企業就已達到收支平衡了。
采用雲端前留意三大事項
蔡惠彬強調，在使用雲端服務前，中小企業必須留意三個要點。
第一，企業的網絡基建及科技設備必須準備就緒。
他表示，企業必須確保有足夠的互聯網連線，假設辦公室或廠房設在比較偏僻的地區，而網絡頻率很低，就會建議企業暫緩采用雲端服務，直至當地的網絡基建準備好。
此外，采用雲端前，也必須確保使用的電腦、移動設備等，都是比較先進，足以支持安裝相關應用程式。
第二，企業老板一定要有非常明確的目標，便能通過雲端幫助公司達到設定的目標。
他說，在與企業老板會面時，總會問對方：“你要科技如何協助公司？”
舉例，如何使用科技協助公司降低交通成本？
第三，企業必須清楚了解雲端供應商的以往記錄。
目前，有很多新崛起的雲端供應商，而保安係統的素質卻無人知曉。
他認為品牌還是很重要的，至少知道國際品牌，如微軟和穀歌擁有強大的保安係統，而且過去擁有良好的紀錄。
蔡惠彬背景
蔡惠彬，今年48歲，是一名Microsoft MVP，這是微軟特別表彰積極幫助他人的接觸社群領導者。
目前，全球有超過4000位MVP，他們主動在技術社群內分享對於技術的熱忱、實用的專業知識與技術專長。
此外，他也是一名企業社會顧問，協助公司使用虛擬社區加強員工之間的合作性。
他在IT行業已有26年，除了是科技專才之外，也因為在投入職業生涯後，曾擔任業務經理，所以，在結合管理和科技使用方面有很大的基礎和經驗。
