名家专栏

企业,你懂自动化吗?/陈绣茗

自两年前疫情爆发至今,企业对“自动化”的追逐只有加速没有减弱。

过去许多有能力的企业,通过在制造、营销和联络中心等领域的自动化,来提高客户满意度和生产力,最初的努力如今正于收成(获取效益)阶段。

也因为这些企业在自动化的成功,让后来者竞相效仿,因此纷纷投入自动化。

在近期的辅导案子中,所有的业主都告诉我们,他们想要建立流程然后自动化,接着滔滔不绝的对我们描述着他们眼中理想化的“自动化”。甚至一些业主们以为自动化可以解决目前员工各种问题,包过员工态度与短缺。

听着这些业主对“自动化”的期望,不尽为他们感到担忧。因为对“自动化”不正确的理解,很可能会导致企业错误以为自己所做的就是“自动化”,花费巨额最终却没达到“自动化”的期望。

“自动化”其实是一个非常笼统的词句,而且所包含范畴非常庞大,其中包含:

1.流程自动化

流程自动化是使用软件来模仿人类行为,并通过自动化将多个分散的系统连接在一起。它使系统能够执行大量、多步骤的操作,在无需员工手动干预下便可以捕获信息、操作数据或触发其他系统中的响应。

例如,员工操作错误,系统马上送出响铃通知指定的人,或员工请假又取消后,系统马上计算并更新员工假期天数。

2.机器人流程自动化

基于伺服务器(Server-based)的流程自动化,将流程步骤与决策模型或业务规则相结合,在少量或几乎没有人为的监督下操作。 

机器人流程自动化通常应用在具有有限变化和清晰概述的业务规则,或决策模型的大容量交易流程。

例如,厨师自动化,是采用机器手如何烹饪的流程加上食谱的设定,才能使得此机器投入烹饪工作从而取代人力。又如现代的自动化驾驶,也属于机器人流程自动化。

3.智能自动化

以流程步骤、业务规则、基于经验的上下文逻辑和决策模型为基础,结合机器学习或人工智能作为决策点的流程自动化。

这也是现今科学家积极努力创造人工智能的方向,机器可以透过学习产生经验,并累积经验后根据逻辑推理产生决策,整个过程都是自动,没有人为干预。

实践自动化10步骤

我国政府推动并鼓励工业4.0,主要也是为了让业主可以跟上世界在“自动化”领域的脚步。以下几个实践方法,与各位读者分享:

1. 将自动化(无论是流程上、机器上或智能)编进企业改进的议程。

2. 组建团队指派负责人,并且清楚规范资讯科技、流程管理和企业创办人在这波改进活动的角色。

3. 与内部人力资源配合制定计划,为员工离职或重新分配全职员工工作时数或范畴做出准备。

4. 由一些资深成员成立指导委员会来确保的该自动化将平均的分布在各个相关部门。

5. 自动化过程中采用风险管理或法律支持等内部资源来降低潜在风险。

6. 结合流程、技术可行性和价值标准来判断哪一段流程最适合自动化。

7. 优化流程降低流程返回次数,使得效率可以提升。

8. 自动化系统投入使用后,仍持续进行升级管理。

9. 使用培训、成功案例和沟通来化解员工对自动化的误解并减少实践阻力。

10. 使用效用与效率衡量系统效益,不仅仅依靠系统呈载数量来判断是否有效。

过去文章中也有分享如何引领企业自动化的步骤,各位读者若有兴趣可以自行前往阅读。

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企业上市内功修炼课 内部管控至关重要/程志彬

当企业追求上市梦想时,无疑是迈出了重要的一步,但成功上市绝非只是凭借亮眼的业绩报表,建立健全的内部管理体系同样至关重要。

它就像是企业的内功修炼,能够确保公司经营的规范性、财务信息的可靠性,以及投资者的信心。

本文将探讨内部管控的重要性以及建议如何加强内部管理,使企业在上市征程中更加坚实。

所谓内部管控,简单来说就是企业为了实现经营目标,和保证财务报表真实可靠而制定的各种规则、程序和方法。

涵盖的范围包括组织架构的搭建、风险识别的能力,也包括员工的职业道德和做事流程的规范,更少不了信息沟通的畅通以及内部监督的严格性。举个例子,内部管控就好比公司制定的一套游戏规则,让大家按照章程办事,从而保证整个游戏的有序进行。

一个完善的内部管控体系通常包括环境控制、风险评估、活动控制、信息沟通和内部监督等方面。

首先是环境控制,相当于制定游戏规则的管理层,强调诚信经营和内部控制的重要性。

识别潜在风险

其次是风险评估,就像玩游戏前需要预估可能遇到的困难一样,企业需要识别潜在的经营风险。然后是活动控制,针对识别出的风险,制定相应的控制措施应对,避免出现危险。

信息沟通也十分重要,确保公司内部各部门之间信息共享,保持步调一致。最后是内部监督,需要有专门的监督机构或人员,时刻监督游戏过程,发现违规行为及时纠正。

通过遵循这些方面的指引,企业能够建立一套行之有效的内部管控体系,从而确保公司经营朝着既定目标稳健发展。

对于渴望上市的企业而言,健全的内部管控是通往资本市场的敲门砖。它能够为企业带来诸多好处。首先,健全的内部管控可以有效防止财务舞弊行为的发生,会大大增强财务信息的可靠性,使财务报表的可信度大大提高。

其次,提升投资者的信心。完善的内部管控表明公司治理良好,能够有效识别和管理风险,一切依法合理经营。这将吸引更多的投资者参与,为企业募集到更多资金,提高发行价格。

此外,良好的内部管控能够降低经营风险,帮助企业识别潜在的经营风险。通过有效的风险控制,企业可以减少财务损失、运营中断等情况的发生,保障企业的平稳发展。

优化业务流程

最后,内部管控还能提高运营效率,优化业务流程,减少流程中的漏洞和盲点,提高企业整体竞争力。

因此,对于想要上市的企业来说,光靠亮眼的业绩是远远不够的,建立良好的内部控制体系同样至关重要。

只有通过内功修炼,才能够在上市征程中披荆斩棘,最终实现企业的梦想。

稳健发展要诀

我们建议企业可以从以下各个方面采取一系列措施来加强内部管控,以确保公司的经营稳健发展。

首先,必须建立明确的组织架构和职责分工,确保各部门之间协调配合。

其次,加强对风险的评估和管理,及时发现潜在风险并采取措施加以应对。

第三,建立健全的内部审计机制,加强对公司内部各项业务活动的监督和检查。

同时,加强员工培训,提高员工的职业道德水平和业务素质,增强员工的合规意识和风险意识。

此外,加强信息系统建设,确保财务信息真实性和准确性,提高信息处理的效率和安全性。

再来,加强内部沟通,确保公司内部各部门之间信息共享和协同工作。

最后,建议务必建立有效的内部监督机制,确保监督措施的有效实施,及时发现和纠正违规行为。

相信通过以上措施,企业能够建立起一套行之有效的内部管控体系,提高公司的整体经营管理水平,为企业的上市之路铺平道路,奠定坚实的基础。

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