工作会议

工作会议的意义是为了更有效地管理和解决问题,组织团队能力,提高办事效率。

在房屋发展工程进行期间,一般会有每个星期一次的工程管理会议和每两个星期一次的工地会议。



工程管理会议参与者包括工程部门、营运部门、品质检验部门与客服部门的负责人,有时还有顾问公司的负责人,主要是为了追踪工作进度,以向购屋者收取房屋进度完成的费用,以及配合交屋的时间表,检验已经完成的房屋品质问题,房屋规格是不是根据图测完成,购屋者的投诉是不是获得解决等等。

工地会议参与者包括建筑绘测师、土木工程顾问、机电工程师、工程材料估算师QS、工地管理人员、发展商代表、建筑承包商代表等,主要是协调工程作业与进展,管理工程品质,检查建筑材料的规格与样品,有没有遵守地方政府的条例要求,基础建设有没有配合房屋建筑的进度等等。这些会议总会给予参与者一定的压力。

会议有如上刑场

由于工程作业涉及的项目与人力众多,每一项工作的协调都有时间与人力动员的压力,大家都必须要有很高的配合度,只要有一个地方被卡住,整体的进度都会受到影响。所以每一个星期的工作规划都必须达到预算的进度,在工地管理上来说甚至要超越预算的进度,以配个整体的完成时限。否则,在会议上,大家都有要上刑场的恐惧感,没有任何理由或借口。

工作会议有时在表面上看不到什么成果,没有产生实际效益,甚至冗长得让人窒息,或议而不决决而不行行而不达,感觉纯粹浪费时间。可是,会议毕竟还是最有效的管理手段,有一种无形的约束力,让大家共同努力完成目标。



开会讨论需记录

在工程合约里,Minute of meeting is part and partial of contract 会议记录是工程合约的一部分。意思就是所有开会的讨论,被记录下来,都会是工程合约的一部分,具有法律效力,可以作为工程追加工作的费用,延时完成的证明,批准修改建筑图测,更换材料规格等等。

在我个人的工作经验里,由于1997年的金融风暴,造成公司不得不进行瘦身计划,裁减许多员工,使得公司内部的许多部门进行合拼,留下的人就必须跨部门管理。

公司在市内有数家酒店,有出租的公寓和产业,在外地有房屋发展计划进行中,我们这些美其名叫管理者的人,除了工地会议,还有内部会议,包括Head of department HOD部门管理者会议,维修保养管理会议,销售与市场会议等等。一个星期下来,有时会记不清楚会议与会议之间的重点与内容,有交叉,有重叠,有忽略的,更有不小心被遗忘的。

所以,一到下班,许多人不是黑狗啤就是威士忌,让神经短暂麻痹;一到假期要来一场笨猪跳或冲浪,让肉体承受强烈的冲击,才能释放内在的压力,否则,会变成一具木乃伊。