【独家/视频】冠病浩劫冲击全球
专家支招救商企

2019冠状病毒病是罕见的世纪灾难。除了公共健康陷入危机,全球经济亦遭遇前所未有的冲击。

抗疫期间,不少经济齿轮停止运转,商企难以如常运作。国内的大小企业家相信也是如坐针毡,苦思应对良策。



德勤(Deloitte)接连发布数份报告,支招各国商企领袖如何走过这场疫情难关,以及如何在疫情期间维持稳健的商业营运。

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商企领袖带领员工

3阶段6优先抗危机

冠病在全球迅速扩散,除了导致数以万计的生命病亡,各国经济也遭到沉重打击,包括我国也难逃一劫。



更棘手的是,为控制疫情,我国实施了长达4周的行动管控令,让不少商企难以如常运作,传统的工作模式遭受冲击。

本报综合了德勤的一些抗疫时期的商业运作建议,制成一套《冠病疫情危机商业应对实用手册》,供国内商企参考。

公司上下或担忧行业前景和饭碗不保。(档案照)

冠病肆虐,不少重灾区国家,如中国、意大利、丹麦、法国、伊朗和西班牙都已进行封城锁国等措施,希望阻止疫情继续扩散。

大马也紧随脚步,先祭出了长达2周的行动管控令,之后在上周四宣布再度延长2周,虽说有助控制疫情扩散,但不少商企不能如常运作,对公司业绩和财务造成极大影响。

除了冷冰冰的数字与账目,疫情对商企的精神层面打击也很大。公司上下担忧行业前景和自己的饭碗不保,士气低迷。

辜彩萍:迅速反应和稳定现金流,可助公司渡过危机。

确保员工受保障

德勤亚太与东南亚营运风险管控领袖辜彩萍在该公司出版的报告中指出,在这段期间公司应该尽最大努力确保员工受到保障,重视业务风险管理,并尽力管控供应链中断造成的影响。

“在之前的疫情危机,我们学到的是应对挑战反应迅速,以及稳定的现金流,在这种时刻有助保障公司。”

面对各种挑战和风险,企业领袖理应先感到担忧,并决定下一步该怎么走。

德勤认为,一个强大的领袖应带领员工走过“3个阶段”,和先向“6大优先事项”下手。

德勤认为,商企领袖在处理危机时,应分为3个阶段——反应、复原和重生。

第一阶段,反应,是指要准备和掌控业务的持续性。

第二阶段,复原,是指要学习和变得更强大。

第三阶段,重生,是指要为危机过后做好准备。

6大优先事项,分别是指挥中心、人才与策略、业务持续及融资、供应链、客户互动和数字科技实力。

德勤点出,这6个功能区,在危机期间是最容易暴露在风险之中。

要渡过难关,企业上下要齐心,管理层包括总执行长、总营运长、财务总监和人力资源总监都必须担责。

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企业可做的准备早期预防

● 评估组织风险

如果你有广泛业务,或商业运作需往返或依赖中国或其他疫区(例如供应、收入来源或外包活动),需要采取更果断的行动。

应该了解所暴露的风险和可做的反应。

● 评估企业的大流行病和危机应对计划

许多组织其实已为H1N1疫情爆发做好准备。

但当前冠病疫情再度提醒,商企需确保危机计划足够更新,且可以让组织在疫情期间维持韧性。

● 适当反应

如果尚未有大流行病应对计划,先确定重要的激活组织运作与停运的触发点。

评估业务持续程序,更好地了解关键员工、功能部门和运营中心。

● 监控企业的全球旅行政策

应主动监控疫区的最新旅游指引,并修改企业的旅游政策。

与第三方供应商(如旅行社)协调,能够快速的与企业的商务访客沟通很重要。

对内外部的沟通

● 及早并经常与员工沟通

员工应会感到担忧,并希望组织提供最新事态发展,以及准确和权威的信息。

企业可以在照常营业状态下的内部沟通管道内,建立防疫意识:分享来自有关当局的资讯和图表、教导企业的商务访客需注意的防护措施和症状,以及鼓励功能部门与团队评估大流行病的防备计划。

● 与重要供应商联系

了解关键供应商的大流行并防范措施是否做足,维持联系并准备随时到来的危机。

● 保持与关键利益相关者的联系

可能需要与地方或国家政府单位合作,做好区域内的准备。

与其他利益相关者沟通,包括投资者和客户,稳定信心。

计划、监控和评估反应

● 未雨绸缪和为未来情景规划

用情景规划方式思考,何种业务干扰会发生,并对应急计划进行压力测试。

需先考量到可能会有大批的员工无法工作、地区封锁和供应链中断等。

● 及时了解最新消息和建议

国际与国家公共卫生机构会继续提供疫情信息和建议。

这些机构会发布最新的有疑似个案数据,以及提供有用的指标来追踪不断扩散的疫情。

需确保这些数据被纳入企业的准备工作。

● 随时评估计划、政策和反应程序

组织的准备工作是一个需不停重复的过程。

计划、政策和反应程序必须有足够弹性和适应即时变化,确保组织准备就绪,可以保护员工、名声、策略和收入。

我国实施长达4周的行动管控令。(档案照)

疫情期间将成常态

4招引导员工远程工作

大马实施行动管控令,意味着许多办公一族将会经历前所未有的工作体验,相信不少白领职业都会在这段期间开启远程工作或在家工作模式。

对于许多工作流程一向集中在办公室的企业来说,应该如何适应和引导员工有效地远程工作?对此德勤分享了数个贴士,包括“个人远程上班攻略”、“如何设立远程工作团队”、“管理层和领袖应如何融入远程工作模式”,以及“如何成功地进行视频会议”。

个人远程上班攻略

● 经常沟通

成立开放的通话管道,包括经常与团队联系,以及与客户沟通。

每日分配些时间进行非工作的社交互动。

● 随时候命

通过电话或其他科技,保持随时可以被找到的状态。

要有“存在感”,积极地在团队群组内打卡报到,让团队知道你在待命。

每天工作结束后可以暂时断掉工作联系。

● 有效工作

在家中安排一个你可以专心工作的办公桌。

建立每日固定工作模式。

在日历上画上工作日和时间。

● 管理期望

定期与主管评估自身表现。

要求主管给予回馈。加倍的运用对团队有利的操作。

● 拥抱科技

善用科技工具,如虚拟会议和视频会议、即时讯息通讯工具或虚拟工作室等。

电邮和讯息不够用,记得拨电通话。

● 一般贴士

协助其他科技知识不足的员工,助人为快乐之本。

如何设立远程工作团队

● 期望

主管应评估和更新组员的责任,确保远程工作时个人的职能和工作目标清晰。

讨论如何让员工保持随时候命和变得可靠。

● 报到

主管应安排稳定的报到动作,讨论组员的棘手问题,如何在远程工作时做得更多。

需定时关注组员的心理健康和满意度。

● 沟通

所有组员都有责任在工作时间保持随时候命的状态,要及时有效地处理矛盾和误会。

在刚开始,过度沟通或有必要,因为这可确保每个人都在参与。

● 在有风险地区上班

确保所有从业员都熟悉相关政策,包括所处工作地的法律,以及当地的电脑及数据安保政策。

提供必要的科技工具。例如:笔记本电脑、手机、家用网络和虚拟私人网络(VPN)或/加密系统等。

● 科技

善用科技工具,如虚拟会议和视频会议、即时讯息通讯工具或虚拟工作室等。

要用正确的管道,确保对方有接受到讯息。有时候拨电通话可能比线上聊天有效,至于要讨论一些敏感和隐私问题时则应面对面视讯。

● 其他

组织会议时,要体谅来自不同时区的同事。

咨询专业远程工作专家,让他们分享如何心得。

如何成功进行虚拟/视频会议

● 留意会议的参与者

思考应邀请谁出席会议,需考虑到对方是否必须出席、时区以及有谁是在非常规工作时间上班。

要求所有回忆出席者保持礼仪,准时报到。

● 互动

先拟定会议规则,鼓励互动和参与,包括开放问题、成立投票环节或暂停会议解决技术问题(如线路不佳)。尽量减少会议时间,最大化开会时的互动的价值。要求出席不要一心多用。

● 准备充足

提前发送会议相关材料,委任一名会议协调员,以及在会议前先解决技术问题。

要求所有出席者使用耳机。如果地点不够隐秘,要求他们使用屏幕保护贴。

● 合作

在虚拟环境内,想法和意见冲突可能会被放大。尽力聆听各方的看法并反馈。

即使会议结束后,组员间仍需继续合作,清楚交待下线后的工作。

● 积极参与

鼓励所有出席者分享看法,展示自己的强项和不同的学习风格。找出并解决会议连线问题,在会议后派发笔记。

● 要“在场”

视频会议是让组员们维持联系的极佳方式。出席者远离干扰,专注参与。

解决一般视频会议会遇到的问题,如视像头是否良好,以及是否需隐藏背景环境。

领袖应如何融入远程工作

● 以身作则

作为领袖,应该要立好榜样。

允许远程工作,并了解这个工作模式如何为个人和企业带来的机会。

加入远程工作模式,了解其他员工的工作和产生同理心。

● 了解文化

领袖必须明白,远程工作模式的成功是员工、经理和领袖的共同责任。

鼓励远程工作者在工作结束后断掉工作联系,维持工作与生活间平衡。

● 重新定义工作表现

挑战旧有的观点,即员工身居办公室的存在感,并不代表工作效率。

如果有事不如所愿,立刻给予回馈,防止坏工作习惯的生长。

● 善用科技

善用通讯科技,有效地与远程工作团队合作。

不要过度指挥,让每组都有机会解释自己的工作方式。

● 收集成果

参与持续的工作表现管理。

积极的与主管打卡报到,提供和接纳员工回馈。

● 管理期望

要意识到内外利益相关者的期望,

了解和沟通、互相信任和尊重、开诚布公和清晰交待工作是成功的要素。

独家报道:梁仕祥

独家报道:梁仕祥