地产

物业管理人怎样做得好 / 张惟越

物业管理人与业主关系表面看起来很简单,就是业主出钱请管家,物业管理企业就是分层地契楼宇的管家。



但难度就在于,谁才是决策者呢?

人多口杂导致指令模糊,难以执行,最后利益受损的还是业主们。

理论上,管家需要依照业主的需求,量身定做适合的管理方案。而共管楼宇的难度,就是个个都是业主,一人一张口,口水就淹死你。

楼宇的管理经常是分裂的,如果该楼宇有1000户,就有可能面对1000个或以上的想法。管家该如何应当呢?

居委会是合法管理层



所以,2013年分层管理法令当中,附表2的第2(1)段,提出了通过常年大会票选至少3位或不超过14位居民,成为居民委员代表。这意味着,选出来的居民委员就是该楼宇的合法管理层。

他们就像上市企业的董事般,聆听执行人的进度报告后,负责拟定管理或经营方向、审批管理预算、筛选或委任适合的物业管理人来管理该楼宇,或委任自己为执行人。

不同于上市企业的董事,居民委员都是简单的街坊业主而已,他们绝大多数都不是对楼宇管理有相当管理经验的人,法律规定他们才是决策者,但他们都不是有物业管理经验或是专业的物业管理人。

这个现象就好像盲人摸象,毫无管理经验的街坊委员,管理策略就是典型的“看到什么做什么”般缺乏战略。

很多时候,都是坏了才急急忙忙的修,而维修工程也是斤斤计较地看钱做事,凡事都选最便宜的,忽略了质与耐用的维修保养需求,换来的就是毫无尽头的修护工作。

有效保养胜于急修

他们不明白物业管理的核心精神是预防,有绩效的楼宇保养,可大大降低楼宇需要的紧急维修工作。而且定期、定时、定点的保养工程,需要的费用比损坏维修来的便宜。

委员们采用盘子思维来拟定浅短的管理方案,殊不知就是因为资源少,所以没有多余的空间,去做不该做的事物,因没有绩效的动作都是昂贵的成本。当钱越少,就更要懂得把钱花在刀刃上,也就是保养。

我们称以上的行为盘子思维,物业管理不是商业运营的营收,它只是通过业主们共同分担的开销,很自然地节省。

“省、省 、省”就成了唯一的管理方政。 一旦管理委员陷入画地为牢的盘子思维,物业管理将难做好!

以终为始管理模式首要考量街坊福利

律法制度为了避免委员长居要位,而渐渐的浮生“黑化”现象,设定的每年常年大会遴选新手委员交接。

虽然出发点是好的,却导致任职的委员只有一届的时间而已,这导致委员无法及时推行大的管理方案或来不及学全就下岗了。

画地为牢恶性循环

加上是无薪金的回馈性服务,大家都步步为营,务求一届快点过,避免做多错多,被烙下骂名,不知不觉的犯下画地为牢的盘子思维。但求自保,不敢求创新改善,这是恶性循环。

画地为牢的盘子思维,是什么来的?

典型的个案就是,先算算自己有什么资源再做打算。基础上是量力而为的好方案,但是对于楼宇的管理来说,很容易进入修正维护,而不是预防维护。

当委员管理大楼采用的是“我有两头牛,所以我耕两亩田”策略,其实他拥有的是20亩地。凡事以盘子的大小来决定干多少事,就是鸵鸟把头埋入地底的自我欺骗行为。

不求做多但求做对

物业管理难做好,其中的导因就是居民委员忙于应对突发损坏与救火的止血动作,疲于面对当前冒出的问题,时间、精力与资源都耗在止血,而不是关键的改善动作。

物业管理应该采取以终为始的管理模式,街坊的福利才是管理委员首要考量的。

物业管理不是要做多多,而是要对症下药!

坏了才修,是伤资源、劳精神,且无绩效的,物业管理要牢牢抓紧的规律就是全力专注保养,唯有找到仪器的损耗规律,抓住了这个本质,才能长期避免临时的损坏,这样才能确保它给与街坊无间断的高品质服务,这样的结果才是街坊真正需要的。

尝试“好玩到”心态管理

委员可以尝试带着“好玩到”的心态来面对物业管理

那就是把事情做“好”的热诚、做“玩”的毅力,以及做“到”的决心。

执行这个角度的要点是“旅程碑”,毕竟我们都是人,面临挑战时难免会觉得累。

当为您的家(楼宇)拟定管理的大方向后,在适当的切割成阶段性的小目标,并通过常年大会获得居民的支持,这样每届的新任委员将有了明确的执行方向。

阶段性的小目标,也可以被定位每届委员的成绩考核单,这样可以避免一朝天子,一朝臣,政令因委员任满就胎死腹中。

最后提醒:(一)把最初的目标刻在钢板上、(二)执行方法写在沙滩上就好、(三)我们生活在万变的世界里、(四)目标不能变,方法可以改。

祝福每一位在“在任”的委员,物业管理之路并不孤独,可以有很多人陪伴相随,只要您向街坊有效的沟通。

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学会看财务报表 一起守护共有的家/张惟越

笔者发现,许多业主自理的共管楼宇,因为预算不多,大多数选择不雇佣合规且有足够经验的会计师梳理楼宇的账目,就是为了节省每月的会计费,却因为自己不是会计专业而导致账目的记录不清不楚,最严重影响年终的会计审计工作,这时候就真的哑巴吃黄连,有苦难申。 

管理层也因长年无法向众多业主呈报会计报告,而导致业主们抱团讨说法,出席年会时,更是带着怒气而来,爆粗口、拍桌子、踢椅子,甚至出手打人,把庄严的年会搞到气氛很僵,负能量弥漫的场景。

交不出清清楚楚的会计报告的管理委员,这时个个口里都塞满了黄连,有苦难申。

管理费属非营利收入

管理委员请记得,共管楼宇收取的管理费,属于非营利收入,它乃来自个别单位业主因楼宇年度维护、维修、保养与行政管理所需的资金,透过每年的年会宣读预算案,在获得表决通过后,由个别单位业主共同分摊的公摊收入。

所以,收取的管理费是公款的一种,而管理委员则是被居民(在达到法定人数的会议上由有投票资格的业主)所委任的民选代表。

需委合格特许会计

这也是为何法令规定需要委任合格的特许会计师,进行会计查证,并提呈经审计帐目及审计师报告。

这措施的目的是希望通过第三者(专业人士)以中立的角度审核该公寓的开销,来确保居民委员在使用公款是保持诚信。

先有了,清清楚楚的会计报表,才能有让业主信服的公信力。

同时,笔者呼吁每一位公寓业主都有必要认真学习解读“财务报表”这门基本功,而分析财务报表,更是管理委员必需掌握的基础能力。 

看不到会计报表的管理委员,当了管理委员就如同瞎子摸象,管理公款的管理委员如果不具备深厚的财务报表分析经验,就不可能得出任何有意义的开支研究结论,更谈不上把维修维护的工作做好,妥当的管理大家共有的家。

唯有账目清清楚楚,委员,才能明明白白。

财报很难长期作假

财报很难长期作假,尤其在现代财务准则下,要长期地、严重地做假账而不被发现,可能性趋近于零。

任何造假的账目,其财务报表的一个或多个重要科目均会出现异常——有时横向对比的异常,有时是与历史对比的异常。所以财务报表分析不仅能辨别造假,还能发现楼宇的运营开支是否在合理的范围。 

还有,业主们请记得,不要把财报作为一个孤立的点去解读。

单一的解读财报,通常只能看到大约三分一的重要信息,故业主需同时多看其它共管楼宇的财务报表,尽可能收集同类型的楼宇财报,结合起来解读,这样您就有了对比的参考点,来评估自家楼宇的开销是否合理。

评估楼宇财政状况

虽然财报的分析无法让我们获得百分百的真相,但它足以无限的贴近真相。

让您可以评估楼宇的财务健康水平,心平气和的看待每一年的预算案,并理性的投出您圣神的一票。请记得态度上正确了,思想上重视了,就成功了一大半。

为何我这么说呢 ?

从事共管楼宇的第三方管理者,每年我们都办不低于50场年会,每每到了预算案环节,许多不知道是看不懂,还是选择不看财报的业主们,都打着管理委员吃钱的反对口号,要推翻管理委员。

涨价是可恶的,管理委员亏空公款,管理委员朋党利益输送等等口号,兴师动众的来到年会投反对票。

虽然,财报已经明明白白的显示过去5年都年年赤字,应急的储备金,也都被挪用来支付日常开销,2022年国家通过了最低薪金制,水费和电费调高都是事实,预算吃紧也是因为开销增加了。

管理费涨价是势在必行的,却因为无法公布有公信力的财报而夭折是很可悲的,故为了避免误会,还有业主们的误解,须做到以下两点:

2方法看清管理委员

1)请雇佣合格且有充足经验的会计师来梳理账目,提呈透明化的财报;

2)身为业主也要学习正规解读财报的基础知识。

这样您才能明辨是非,才能了解,管理委员是干干净净的为民服务,还是中饱私囊的“吸血鬼”?

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