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如何有效授权(1) 授权工作勿随便/陈绣茗

上一期我们谈到,公司如何调整让员工在家工作(work from home),或使用多点营运来达到控制地方成本的目的。

除了上期所提到的技巧,另一个需要注意的是在整体流程的设计中,经理人对属下的授权也需调整,毕竟身为管理者不能亲眼监督,所以调整授权模式甚至心态,显得比平常重要,若能将这个模式设计进入系统加以管理为更佳。



一个成功的授权,过程中所呈现出来的结果是,授权者能够有效地选出可交办的工作项目,适当地监督被授权者,同时给予正面的回馈。

以下几点可供在筛选可交办工作项目时作为参考:

1. 随时培养善于解决难题的人才以备紧急授权之需。

2. 每隔3至6个月,检视并修改一次工作项目(时间)表。

3. 尽可能只参加与工作有直接关系的会议。



4. 区分能或不能授权交给部属办理的重要事务,别授权错误。

5. 在计划需交办的工作时就开始考虑可委派的人选。

乐于协助

6. 确信每一位被授权者都能得到充裕的支持与后援。当被授权人求助你的专业时,务必乐于协助。

7. 确保对被授权者能力的评估是有根据的,挑选能坦诚说出不同意见的更佳。

8. 不管甚么时候,若被授权者发生错误,不能在他人面前灭其尊严。

9. 若被授权者没有忠告之下而能将工作做好,不要给予忠告。

10. 必须使被授权者明了其责任和义务。

11.以书面形式确认职责、包括决策范围、计划报告等,说明时尽可能把目标解释准确,考虑正负面观点后再定案。

12. 说明书定案前先与被授权者进行沟通,务必使被授权者充分明了并同意。

13.鼓励不同被授权者分工合作,形成紧密的合作关系。

14. 与被授权者共同恭贺成功,与检讨失败。

15. 确定书面资料能传至所有相关成员面前。

16. 切勿接受职务代表人的自贬自抑。

17. 切不可让当被授权人承担过量工作。

18. 指派工作责任时不要犹豫,要积极正面。

19. 若被授权者在授权工作说明上持负面态度,这项指派便须重新考虑。

20. 被授权者接受任务后,应不断地给予鼓励。

21. 被授权者报告任务进度时,询问他的新意见。

在我执业的过程,最常遇到的状况就是业主投诉员工没有完成指定的工作,更精准化来说是在投诉“员工并没有提交所期望的成果”。

但是当我询问业主有关于追踪结果,业主反告诉我“这件事情我已经授权给x员工,他应该把事情做好并报告”。

很多时候,就是这认知引致许多授权者与被授权者之间产生误解。成功的授权必须具备有效且反应迅速的管控系统,以此系统监督受委任部属及任务的进度。

下一期继续为大家分享。

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助企业复苏·提高透明度 SSM拟修订公司法

(吉隆坡25日讯)大马公司委员会(SSM)计划修订2024年公司法,旨在加强企业复苏框架,以及提高企业透明度。

SSM企业合规部总监诺海扎今日在“大马公司委员会洞察计划:2024年公司法(修正)”简报会上说,此举为面临财务困境企业提供帮助,同时支持经济复苏和竞争力。

“此举也支持反洗钱活动、恐怖主义融资、贪污等严重犯罪的执法。”

有关法案的修订范围包括加强企业复苏框架、加强受益人所有权框架,以及增强公司治理和实践。

她说,当局正考虑扩大企业协助机制的应用范围、加强协助方案,以及加强与企业自愿安排(Corporate Voluntary Arrangemen,CVA)、司法管理(Judicial Management,JM)等有关的其他规定,以加强企业复苏框架。

CVA无需法院干预

CVA是无需法院干预,即可与债权人达成协议,且CVA仅有28天或60天较短的暂停期限;JM则是更正式的协助机制,公司债权人或清算人可向法院申请委任司法管理人,且JM拥有6个月或更长的暂停期限。

她指出,CVA目前仅限于不对其任何资产收取费用的私营公司,这些限制导致大多数公司,包括上市公司未能充分利用现有规定。

“然而,我们将加入新政策。根据2016年公司法(第777号法案),CVA的适用范围将扩大到所有公司,无论该公司是否对其资产拥有担保权益。”

至于JM,她表示,JM目前适用于所有公司,但受2007年资本市场服务法(第671号法案)或受大马国家银行法律监管的公司除外,上市公司没有资格申请JM。

“不过,JM的适用范围将扩大到包括上市公司在内的所有公司。”

须获取受益人信息

至于加强受益人所有权框架,诺海扎说,第777号法案的第56条文引入了受益人报告框架,要求公司获取受益人信息,记录并向注册官报告有关信息。

“然而,为了与反洗钱金融行动特别工作组(FATF)和经济合作与发展组织(OECD)等国际机构倡导的最佳做法,以及国际标准保持一致,还需解决监管方面的漏洞。”

“这些拟议的改进措施,将提高向SSM提交的受益人所有权信息的透明度,并将协助大马皇家警察、大马国家银行和大马反贪污委员会等执法和监管机构展开调查,包括反洗钱、恐怖主义融资、贪污和逃税等商业背后的严重犯罪行为。”

她说,当局将拟订实益拥有人(beneficial owner)的新定义,指最终拥有或控制公司的人,包括对公司行使最终有效控制的人。

此外,注册官有权发布指南,以识别受益所有人。

至于加强公司治理和实践,诺海扎说,修订的部分包括注册官有权发布指导原则,以及清算人的许可证获批准后,需向注册官报告其详细信息。

她指出,有关法案将分为两个阶段执行。第一阶段,所有条文均于今年4月1日执行,除了第4条文(第68条CA 2016-MBRS)、第14条文(第395条-8th Schedule)、第26条文(第576条-MBRS),以及第28条文(第612A-SSM官网平台)。

对于第二阶段,她指修订案第4、14、26和28条文的生效日期届时将公布。

另一边厢,SSM总执行长拿督诺阿兹玛表示,近期颁布的2024年公司法(修正)反映了SSM致力于现代化监管框架、加强公司治理标准,以及促进可持续商业实践,从而促进创新、竞争力和投资者信心。

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