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10个月企业改革总结/陈绣茗

记得在上个月的一次友人谈话中,友人一言惊醒了我,他说其实我并非单纯提供标准程序辅导顾问业务,在推动标准作业程序的过程中,我其实已经在做着企业重组的改革。

企业重组在企业管理上,是一个相当有重量的词语,或许许多人听闻企业重组,都会想起如电影情节般的画面,项目团队对企业进行内部审计、分析利弊、重新组合等等,但在小企业身上其实并没有这么复杂,主要是小企业的组织并不复杂。



细细整理过去案例,发觉案例之所以成功,是因为当我们在讨论、加强改变作业流程的时候,组织的架构也因为作业流程的改变、职位工作权责重新设计而有所改变。

案例公司是经营餐饮业,在辅导之前并非是一家默默无闻的公司,反而在区域上稍有名气的餐馆。

多年下来靠着努力,虽然内部都是乱糟糟的,食物味道无法一致,但靠着以人管人的方式,餐厅所销售的食物的普遍性,每日营业也算是还过得去。

创办人其实已经可以过着非常舒适的生活,但由于知晓不进则退的道理,因此,决定自我进修以图获得知识改革公司。

整体改革分三块



进修的过程,道理是知道很多,但在落实改革上往往有心无力,便找了我来协助落实改革。

执行辅导至今有10月之久,整体的改革分为三大方块,即是人力组织、标准作业、企业形象,我们从企业形象改革提供员工一个改革的理由,再从人力组织的改变让员工相信改革的发生,接着再补上作业程序来强化改革。

改革是需要理由的。

从过去顾客身上的成功案例中察觉,既使是简单的作业流程、或者落实各种制度,尤其是过去从来没有作业程序而如今却想要落实作业程序,员工是需要被赋予一个合理的理由、或者给予改变目的。

心理上层次上,“给自己一个理由改变”对比“改变目的”还是有别的,由于要理解这一点需要NLP的背景知识,请恕无法在此为大家一一细说。

我曾经听闻不少抱怨,指说员工无法将制度写出来,又或者制度写出来后,真实的作业也没有多少改变。

这主要是员工是被高层(小企业又是老板本身)“吩咐”之下写出来,他们本身或许知道一家公司需要作业制度,但这个制度究竟对自己有什么帮助,或者自己为什么需要这个制度而无所知晓,所以当他们在推动改革时,难免会因为日常多重业务的繁忙而怠慢,改革则成了额外工作。

需要时间与诚意

在案例业主身上,我们整整花了6个月的时间,从过去人对人的管理,到有一个清晰的组织与职位架构,工作权力与责任划分,到职位生涯,再设计行为考核与奖惩、纪律处分办法,逐一推行之下,如今连最难缠的员工也至少愿意遵循制度。

其中,当然少不了对薪资结构的规划与调整。

在进行组织调整的同时,针对作业上一一将作业程序撰写成册,除了成为平常行为考核的标签,也成了培训的课本之一,从中逐步调整员工的作业模式,让基本工作与管理不再靠经验、靠感觉。

最后,要让员工深深相信老板改革的意愿,那就是针对企业形象的改变。

在这过程,除了拟定发展方向、订定使命愿景、宣扬文化等等,更重要的是业主真实的改变、加上在金钱上的投资与实体上的改变。

这么多年,看过不少业主,他们嚷嚷要改变、要有制度、要标准等等,其实到最后员工发觉却是另一个换汤不换药的计谋,又或者在全套的计划中扣减预算甚至不愿意投资预算等,最终的改革效果仅仅一般。

我还记得起初,这位业主非常担忧员工不愿意配合,因为过去几十年了,这些所谓主干员工只有变本加厉没有变好过。

每每遇到这样的怀疑,我不只一次告诉他改革是需要时间与诚意。

10个月后的成绩,换来的是几十年下来认为不会变好的员工,至少会主动推动制度遵从系统纪律,在谷歌的顾客评分制度下,企业形象上升,在食物味道上有了标准,企业从传统餐厅进展为连锁店模式,从没有总部到开始有总部团队。

或许,这些改变对于大多数人并没有什么了不起,但是对于一个经营超过20年的餐厅老板,已经是一大进步。

反应

 

名人专栏

有情有义,但勿感情用事/郑秉吉

“虽然她的表现不称职,但是我怎么可以辞退她呢?她在公司服务了十多年,对公司忠心耿耿,没有功劳也有苦劳啊!”当我建议我辅导的学员黄老板解雇一名不称职的会计师时,他以员工的忠诚和服务年资为由,拒绝了我的建议。

这名会计师的不称职表现,包括无法按时整理完整的账目,以及多次拖延报税,导致公司遭受罚款。她已无法履行会计师的基本责任,影响了公司的财务管理,若让她继续留任,则暴露了管理层的弱点。

在商业决策中,公司主管通常会采取果断的行动来保护公司利益,例如终止与拖欠账款客户的合作关系;关闭业绩不佳的分行,或换主管管理;停止销售不受欢迎的产品等。

然而,对于人事问题,很多主管或老板往往表现得犹豫不决,这是感情用事之故。

企业管理大忌

经营事业需要有情有义,但不该感情用事。人事问题一旦没有妥善处理,组织的发展难免会受影响。

公司善待员工,照顾员工的福利是有情有义。但,若长期因为感情用事而不裁退不称职的职员,公司会被拖垮,整体员工的利益会受影响。

“对少数人仁慈,就是对大多数人残忍”,公司若继续包容表现不佳、没有贡献的员工,这是烂好人的行为。如此行为是企业管理的大忌,既不利于公司的发展,对其他员工也不公平。

公司管理人固然要尊重资深员工的忠诚和服务年资,但这不应成为容忍不良表现的借口。员工的工作表现才是评估标准,而不是服务年资。没有功劳也有苦劳的观念不可取。

解雇非无情无义

我的公司就因长时间让不称职,但是态度良好的经理人去领导一家公司,可是公司亏损多年。后来终于痛定思痛把他辞退,换人做领导,结果公司在短短几年间就转亏为盈。所以解雇不称职的员工并非无情无义,否则就是对公司无情无义。

作为高效主管必须学会做果断决策,包括解雇表现不佳的资深员工。主管必须了解,留才固然重要,但是辞退庸才也是必须的。

在做出解雇的决策前,管理人需在人情与职责间找到平衡点。虽然辞退长期服务的员工可能触动感情,但为了公司和其他员工的长远利益,必须果断行动。就像处理不良产品或服务一样,对待表现不佳的员工也应迅速且公正。情感不应阻碍必要的管理决策,而正确的做法应是评估员工表现,并给予改善机会;若无改进,则应考虑公司大局,作出适当决定。

不怕做艰难决定

在管理企业时,要兼顾情感和职责,就需要理解“慈悲与坚定”的平衡是维持健康、高效工作环境的关键。虽然领导人要认可员工的忠诚和过去的贡献,但他们当前的表现和对公司的影响也必须优先考虑。

有效领导人的责任,是包括做出艰难的决定。在做出艰难决定的过程中,应保持冷静客观、公平处理,不受感情左右,始终把公司整体利益摆在前头。

如果领导人只要“做好人”,让所有人开心,那就别当领导,去卖冰淇淋吧!

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