如何在家工作?/陈绣茗

我有不少朋友在外国上班,近期在朋友圈的聊天话题都离不开新冠肺炎。有几位在大机构上班的朋友告知,早在上星期为了保护员工,公司高层已经宣布所有不需要面对顾客、在办公室上班的员工在家工作。

在家工作,简单来说,就是员工在家里通过电脑网络执行任务。



一些中小企业可能会觉得,少了公司的监督,员工一定会偷懒。

在营运管理里面,除了一些工作是员工必须亲手制作或操作,电子数据科技的发达,相信许多公司如今多少都会采用一些系统操作。

而这些系统操作仅需要一台电脑,登入指定的云端或者服务器便可以工作,不需要指定地点。如此情况中,在家工作变得可行。

信息流须完整

公司若要执行在家工作政策,首先必须要很清楚工作上所需要的信息流(information flow)是完整的。



在我辅导的过程中,曾经有过这样的对话

我问:“A员工如何得知此信息?”

业主:“B员工会跟A员工讲的,他们坐隔壁而已。”

再问:“A员工会记得吗?”

业主:“A员工会写在一张贴纸,或者写在记录本上。”

再问:“不担心贴纸掉?或者记录本上写太多,一下子看漏掉?曾经有没有发生过员工A遗忘之事件?”

业主沉默不语。

我再问:“如果未来,你的公司扩充,这个部门搬到另一个地方,他们要怎么样沟通?打电话?”

这是我在小型企业、或者小型办公司看到最多的情况。

我喜欢将这种作业方法称为“认为理所当然”,业主将自己的记忆力想象成员工也有跟自己一样的记忆力。

所以,若要完全达到员工可以分散在各个地方上班,甚至在家上班,首要解决的就是确保信息流是通畅无阻。

接着就是信息保密保护。如今通过网络技术,将公司机密信息透露出去或者被撷取显得更加容易。

保护公司机密

按现代的科技,公司可以通过建立自己的内部云端,应用文件保密技术来保护文件被传送出去,或甚至设计自己的内部营运电子系统,来达到移动工作的目的。

当然,当移动成为必须,公司要考虑的保密就需要更加细腻。例如,哪些人可以登入,哪些人可以看哪些文件,哪些人可以修改文件,哪些人必须批准。

若是移动仅能透过哪些网络登入(能不能通过大众网络登入),电子信息的备份、防火墙防撷取,网络的安全、电脑的安全性等,都需要一一作标准规范。

接下来就是员工一天的工作设计,包括工作流程设计。

由于是移动性工作,需不需要规定上班打卡,员工在什么样情况下算完成一天的工作,每天需要不需要报告作业?等等也是需要妥善规划。

你可能会问,如果公司的服务器在保密考虑下不能通过随便一台电脑、任何网络便可以登入,那么,公司可以指定不同的工作地点,例如共享办公空间。

站在成本角度考虑,分散办公室也是一个省钱的办法。

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