高楼租会堂开特大 容纳多人免消毒费

产业知识●黄伟益(注册产业经理)

国家安全理事会批准房屋及地方政府部所草拟,针对共管机构(JMB)或管理机构(MC)召开大会而拟定的标准作业程序,尽管表面上让高楼管理层能顺利召开各自的常年大会或特大,事实上个人认为却跟现行的2013年分层管理法令有相抵触的地方。

举个例子,当局指不鼓励60岁或以上,或是患有顽疾的业主出席大会。但是,若这些人不获准出席大会,他们是可以入禀法庭挑战整个大会的合法性。

再来,若召开大会的地点,只能允许20人入场,而后来者即使符合资格却不得其门而入。他们同样可以挑战有关大会的合法性,进而导致整个大会变得不合法,包括所选出来的管理委员会亦会变得不合法,而被逼要重新召开大会并重新提呈及通过所有的动议。

当局也限定大会不得召开超过4个小时,这个时限确实有点太长了。许多大会通常不会超过2个小时来完成,当局有必要将大会时间设定缩短至2个小时。既然这个只是标准作业程序,管理层其实有权力把这个时限缩短,避免把大会时间拉长进而引发冠状病毒病的社区感染。

至于消毒程序,若要管理层聘请专业的消毒服务,其高昂费用肯定是无法消受的。若要减低这类费用,管理层可以考虑付一些酬劳给志愿消防队,要求对方协助大会前后的消毒工作。

若管理层向来召开大会的空间或地点不适合,管理层可以考虑租用外面的民众会堂或是酒店召开大会,一来可以让更多人出席大会,二来可以免掉自行承担消毒的费用,这又何乐而不为呢?

手机视讯监督大会

当政者应鼓励善用资讯工艺,教导管理层如何提高召开大会的透明度,同时让更多业主有机会通过远距离方式参与大会,让更多人有机会参与投票。

只要管理层懂得善用资讯工艺,我们就可以让所有业主,甚至包括不符合资格投票的业主,一样可以通过视讯会议,观看整个大会召开的过程。很多人今天都有精明手机,我们可以通过Zoom或Streamyard,甚至是Facebook Live让所有业主全程留意大会的进程。

在这种情况下,即使业主不得进入会场,或是在大会进行一半时要离场,他们仍然可以通过视讯会议追踪整个讨论过程。对于那些没有精明手机者,管理层其实可以在另一个地点,通过投影器将整个会议过程直播给他们看。

至于要如何让不在场者皆可投票?所有要参与大会者,必须在召开大会前到场签到,管理层可在业主签到后,直接发出一系列选票给业主或其代表,同时现场发给他们视讯会议的链结,让他们可以用手机键入观看整个大会过程。

例如,大会的首个议程是推选新的管理委员会成员,而管理委员会成员人数最多不超过14人,管理层可以针对这个议程准备一张共有14个格子的选票,让这些业主针对所要投选的候选人填入其号码,并在大会解散后半个小时内将选票带回来投入箱子内。

即使这个业主不在现场,他可以通过手机视讯会议程式,知道被提名的候选人名单。如果大会决定要选7个委员,但是被提名者共有12人,他可以根据候选人名单,填入属意投票的候选人号码,再把选票带回来投入箱子内。

不同色纸印发选票

至于第二个议程,若管理层建议要将管理费提高,管理层肯定会在发出大会通告时,即列明他们所要提高的额度及幅度。这些业主可以根据管理层所提供的选票,在同意栏或不同意栏内打勾,然后再把选票投入箱子内。

总而言之,若有5个不同的议程要业主投票,管理层可用5种不同颜色的纸张来印发选票,并在选票上填入业主的单位号码及其面积单位(Share Unit),以方便识别及算票。还要注意的是,只有之前签到之业主或其授权代表,才获准将选票带回现场投入箱子。

当大会解散时,管理层仍有必要给所有业主半个小时的时限,让他们能够把选票带回现场投入信箱内。当投票环节宣告结束后,管理层依然可以通过视讯直播方式,让所有业主全程监督计票过程,然后把计算结果公布出来。

SOP可灵活处理

这种安排肯定会让业主感到管理层的用心,亦会减少不满甚至是引发不必要的冲突,也可避免大会被判定不合法。管理层甚至可邀请建筑总监派人到场,确保整个大会的流程更加完善化。

至于能否让业主即使不在现场,亦可以通过视频会议留言或发言等,这就要视个别高楼的情况而定。不过,对于那些很想在场发言者,他们应该提早签到并主动争取进入会场,而不是随后才来指责或不满管理层,没有将他们在网上所提的意见或留言提上来。

若管理层能够有更好的安排,或是善用资讯工艺来提高大会的透明度,甚至是提高业主的参与度,让整个大会的决策过程更加完善及民主化。

须在15个月内召特大

若管理层觉得这些标准作业程序太复杂,或者因本身有财务难度无法完全遵守其要求,他们是否可以选择不召开大会呢?

按照2013年分层管理法令规定,常年大会必须从上一次常年大会算起,在不超过15个月期限内召开。

如果这个15个月期限落在行动管控令或有条件行动管控令期间(即2020年6月9或之前),建筑总监一般上会允许您在今后一两个月内择期召开大会并改选委员。

如今,我们身处复苏行动管控令期间,而当局也开放让共管机构或管理机构,根据当局所制订的标准作业程序召开大会,管理层就没有理由让大会进一步延宕了。

共管机构或管理机构召开大会之标准作业程序:

大会召开前

1. 大会通告必须发予所有业主,并将副本寄予建筑总监。

2.要出席大会者必须下载My Sejahtera手机应用程式,以方便追踪所接触人士。

3.根据召开会议地点告知所有业主大会可出席人数,然后在每隔一公尺距离的位置做记号。

4.管理层必须在大会签到处,标记至少一公尺的排队距离。

5. 大会将根据先到先得的方式,让早到者进入会场,直至所限定的人数为止。

6. 没有缴付管理费的业主不受鼓励列席,除非大会现场还有空位。

7. 不鼓励60岁或以上,或者患有顽疾业主出席大会。

8.管理层必须在大会召开前,清理会场并展开消毒工作。

大会召开时

1.为所有要出席大会者测量体温,体温超过摄氏37.5度或发烧、咳嗽、呼吸困难或感冒者不获允许进入。

2.管理者必须在会场全程提供肥皂及自来水,或是消毒液。

3.每个在场者必须戴口罩(没戴口罩不准进入),并维持最少一公尺的社交距离。

4. 管理层必须让所有出席者签到,并要求他们在大会全程启动My Sejahtera手机应用程式。

5.不得在大会进行时或是之后提供茶点。

6.大会必须在最快时间完成,而且不得超过4个小时。

7.只须讨论重要的议程并当场表决,同时将有关决案记录在案。

8. 管理层必须确保大会在和谐有序的情况下召开,并可在现场失控或与会者不维持社交距离的情况下提前解散会议。

大会召开后

1.所有与会者不得在大会结束后,继续留在会议现场内外。

2.会议结束后必须清理会场并消毒,并且不得让公众随意进入。

3.必须将大会记录整理出来,并将所有议决案公诸于世。

4.必须将大会记录提交予建筑总监。

 

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