【独家】应对邮费调涨
社团改方式发通告省钱

过去至今社团会馆皆依照章程以传统邮寄方式,寄出活动或会员大会通知函予会员。

(芙蓉、马口1日讯)邮费涨幅超过100%,州内社团组织领袖考虑修改章程,或采用“二合一”混合电子媒体及传统邮寄方式通知会员,从而降低全年庞大的邮费开销。

本月起大马邮政调涨挂号邮件、商业邮件及2公斤以下包裹邮费,基于涨幅超过100%,使到很多属于非政府组织的社团感到惊讶,甚至对邮局如何鉴定社团信函的性质“归类”感到费解。



多采取混合方式

过去至今社团组织皆是依据章程以传统邮寄信函方式通知活动或会员大会的召开,惟如今邮费大涨,部分有数百至逾千人的社团组织,每年须邮寄大型活动及会员大会通知信,随着邮费调涨今年起必须承担更为庞大邮寄费用。

一般相信,很多社团组织接下来会召开理事会商讨修改章程,以“二合一”混合方式,也就是兼用邮寄通知及手机通讯应用程式,通知会员召开代表大会及理事会议。

因此,近年也有不少社团组织与时俱进,理事会员通过修改章程,而马口客家公会已率先改以电子媒体方式,如电邮、短讯、WhatsApp群组、微信、面簿及报章等通知会员,进而避免邮误现象,也省下大笔邮费开销。

不认同邮费倍涨



受访社团领袖指出,将于来着召开的理事会上探讨邮费暴涨情况,并认为邮寄信函常出现邮误或延迟现象,大马邮局不该调涨100%的邮费。

陈永明

或采二合一方式

——森美兰中华大会堂主席●陈永明 

森华堂有逾千名会员,为减低开销,之前已修改章程,仅邮寄通知书予理事会员,出席新春团拜等大型活动及会员代表大会。

如今邮费调涨,一年下来邮寄通知会员的费用就会翻滚数倍,所以我们会在下个理事会议集思广益商讨。

由于当中有会员没使用手机应用程式,所以不排除以“二合一”方式,也就是通过手机应用程式发送通知信,其余的则以书信通知,从而减低邮费。

李国辉

探讨修章程免邮寄

——森美兰茶阳会馆会长●李国辉

我们向来以手机应用程式通知会员出席活动,或是通过报章新闻,让会员知道活动的举办;基于章程阐明必须以邮寄方式发出会员大会通知函,因此一般会在会员大会召开前2周寄出信函予会员。

森茶阳会员有逾600名会员,随着邮费调涨,我们也会召开理事会讨论,以探讨需要修改章程,还是日后刊登广告新闻,通知会员。

我本身也是森华堂执行秘书,森华堂有上千名会员,邮费调涨影响更大,因此早在2至3年前修改章程,仅寄出通知信予会员,大会册子不再邮寄,进而减低邮费。

邮寄信函常出现邮误情况,现在却调涨逾100%邮费,实在不应该。

张志伟

用电子媒体不延误

——马口客家公会总务●拿督张志伟

由于过去邮费从30仙调涨至60仙,加上邮寄信函常延误,会员搬迁无法递送通知信,因此在新任会长上任时,理事会一致决定修改章程以电子媒体,快速地发送通知信予会员,省下一笔邮费。

马口区邮政局于去年中从市区搬迁至偏远的IOI新镇的特易购超市,购买邮票非常不便,而且常出现只有80仙的邮票,以致会馆被逼使用80仙邮票。

该会于是在会员大会中修改第18条(b)增加“会员大会时间与通知书方式”修改常年会员大会日期至6月30日或之前召开;大会通知书方式可由电子媒体方式于大会2周前发出,如电邮、短讯、WhatsApp群组、微信、面簿及报章。 

往年我们是邮寄发送通知书,惟每年至少有5个活动如:奖励金、新年贺卡、秋祭、会庆、新春补天穿联欢会及会员大会,一年就的花费逾9000令吉,如今改为WhatsApp通知既快速,还记录了发送日期时间。

周雅才

或由协理通知老会员

——马口福建会馆会长●周雅才

会馆约有1200名会员,每次邮寄的花费逾千令吉,如今邮费调涨100%,会馆将通过理事会作出探讨。

早期邮费是15仙,会馆还附上回邮邮票15仙,让会员回函确认出席率,过后邮费逐步调涨至60仙;若使用白色信封邮费为60仙,褐色信封则需要80仙,因此会馆为减少邮寄开销,每年只在会员大会发出通知函,但每年还须承担约900令吉邮费。

我打算在来届理事会议提出此事并加以讨论,决定是否要更改通知方式,可通过手机通讯程式通知各地协理,再由各地协理通知没有手机或不懂使用手机通讯的老会员。 

相信会员尤其是年轻会员,较为容易接受采用手机通讯接收会馆活动资讯。

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