共享工作空间
成本低具弹性

共享工作空间/办公室近年来在世界遍地开花,但它与传统工作空间有着不一样环境,拥有不同的优势及特色。 

IWG旗下品牌Regus共享工作空间一景。

各行各业有越来越多小型企业甚至迷你企业,传统办公室未必适合这些小型企业,一来地方太大,二来成本亦高。而近年兴起的共享工作空间,成本相对较低而且比传统办公室更有弹性。再者,共享工作空间设计讲究,附合各种设施而且不定期会举办娱乐活动,成为不少自由业、创业人士和新创企业的首选。在台湾,竞选连任的台北市长柯文哲也把竞选总部设在共享空间中。 



根据网站《DeskMeg》最新调查,共享工作空间的数量不断成长。去年,每个地点的平均会员人数也大幅增加到90人。预计到年底,全球将有近220万人在全球逾2万2000多个共享办公空间工作。 

共享工作空间的优缺点有那些: 

优点1:提供众多配套、办公空间可供选择,租用方式灵活具弹性,而且大多数位于核心的商业地段。 

优点2:发展人脉。多数采取开放式设计,故增加不同新创员工间的交流机会,既可分享经营心得甚至在业务上可合作,达成双赢。一些共享办公室亦会定期举办讲座或活动,令租户在知识与人脉各方面获得提升! 

优点3:不需要投资购买或者花钱维修,共享办公空间设施和服务均现成可使用,亦有小食和饮料免费无限量供应,一部分共享工作间更提供浴室、睡床。



缺点1:采用开放式设计,毫无隐私可言,而且任何一个同事有动静都会影响专注力较弱的同事,拖低工作效率。另外,不少共享工作空间均不用上班打卡,如果当事人自律性低,工作效果不彰。 

缺点2:不适合中大型企业。共享工作空间通常按人头计算,中大型企业使用共享工作空间将会带来更大的负担,而且较难控制员工的纪律,因而影响工作效率及产量。 

缺点3:缺乏定制。拥有自己的私人租赁办公室最酷的方面之一就是品牌化、个人性。墙壁、家具、工作空间甚至照明都可以定制,共享工作空间比较难办到这一点。  

IWG旗下品牌Regus共享工作空间一景。

弹性工作增加互动机会另一方面,全球最大服务式办公室和虚拟办公室供应商IWC发布的调查报告显示,数字化时代让各年龄层的人进行更多远程工作,进而推高了对弹性工作空间的需求,而弹性工作也被视为用来改善工作环境多元化的策略之一。 

报告指出,即便是数字土著(或数字原住民,指的是从小就生长在有各式数字产品环境的世代)的消费者也渴望与其他人互动交流。59%的1980年以后出生的人(俗称80后)认为弹性工作空间让员工与其他专业人士互动,使他们的技能与时并进,相比之下,只有42%的1964年(今年55岁已快退休人士)之前出生的人抱持同样想法。 

调查指出: 

★80后(67%)比1964年前出生的人(58%)更加关注他们的工作环境是否具有启发性。 

★1964年之前出生的人之中,有55%认为,远程工作地点比起固定办公室更能带来更多的创意,相比之下,全球平均约68%的80后有此想法。 

★更多80后视弹性工作为新的工作机会和新的项目机会(67%),而1964年出生的人当中只有55%抱持同样看法。 

另一方面,越来越多企业领袖把弹性工作空间策略当成“好雇主”的方式。 

★72%的80后认为,公司选择弹性工作是因为可以激励员工,只有62%的1964年前出生的人士抱持同样想法; 

★84%的80后员工相信, 弹性工作帮助公司招募和保留顶尖人才,相比之下,只有75%的1964年前出的人群有同样的看法。 

IWG马、印、汶莱区主管维再也古马汤加拉山。

分享不同世代构思

心理学家丹尼斯泰勒在评价共享工作空间时指出,在工作上,员工与雇主之间存在心理契约,而非单纯的财务关系。雇主必须应用不同方式与员工互动,当中就包括找出对各年龄层都行得通的方式。在共享办公空间,可以遇到不同年龄、背景和经验的人让员工从中学习。 

他表示,不同世代的员工均会为公司带来独特的技能。婴儿潮世代带来力量与经验,而千禧世代则是带来创造力,结合两个世代可以为企业带来全新视野并产生深度工作力(deep work),让员工适当地专注于手头的任务,集中注意力而不会分心。

注入新活力 

IWG马、印、汶莱区主管维再也古马汤加拉山提醒,有鉴于人们对于工作空间的态度持续改变,当务之急是了解所有员工的期待才能创造蓬勃发展的文化。 

调查也指出,不同世代的劳动力对于弹性工作空间的喜好有所差异,1964年或之前出生的人看重它所带来的生产力提升,而80后喜欢弹性工作空间所带来的创造力。

 

“合作可以为公司注入新的活力并赋能予各年龄层员工。以正式和非正式的方式,例如反向指导的活动,向不同的世代、职能或团队分享新的想法和知识,可让人们从不同观点看事情并激发新想法。”维再也古马补充。 

“不同世代的人对于办公室或许有不同的看法。这无关对或错,但聪明的雇主会找到方法确保各世代的劳动力为公司及其创造者贡献出他们的最佳构思。” 

IWG旗下品牌Regus共享工作空间一景。