如何提高缴交率?
征收高楼管理费考验大

土地越来越稀少,分层产业成了现代人生活的主要选择,我国也一样。



与有地产业最达的不同点,就是管理费。然而,向来管理费和管理素质备受争议。

管理费这个门槛,到底在2013年分层管理法令(Strata Management Act 2013)于2015年6月开始生效,下一个月就要满4年了,屋主的意识是否已经提高,管理费缴交率是否已经改善?

4因素影响管理费缴交率

2013年分层管理法令(Strata Management Act 2013)下一个月就要满4年了,几年来,国内的分层产业素质是否已经提升了?到底这个影响着这么多人生活素质的法令,是否已经有助于改善整体情况?

产业管理素质的根源是管理费,尽管法令阐明如何计算管理费,欠缴要怎么办,但是实际操作是怎样的情况?居民和屋主到底领悟了这个重点吗?



随着这类产业成为主流,专业的产业管理人需求节节上升。但身为屋主,应该完全依赖产业管理人?是否已正视本身的责任?

今年4月,房政部长祖莱达说,我国目前约73%的住宅产业是分层管理,因此该部计划设立一个专门机构,以提高分层管理的效率。

由此可见,分层管理不再是少数人的课题,要在这样的产业住得舒适,让自己的产业保值甚至增值,产业管理非常重要。

产业管理素质的根源,也就是管理费的缴交率是否已经提高了呢?

没数据库了解情况

飞翔地产有限公司区域经理张惟越接受访问时指出,事实上,他没有答案,因为并没有一个统一的数据库,整合管理业者的数据,以了解国内的分层管理情况。

不过,所幸他本身的管理经验显示,情况的确有所改善。

他说:“我去年刚接手的一个项目,完全没有欠管理费,有资格投票的屋主从去年的409人(49.9%),增加到今年的469人( 57.3%),增长7.4%。接着做了一系列的活动,把总拖欠的管理费从大约50万令吉,下降到20万令吉。”

管理费与管理素质,是一个“母鸡和鸡蛋哪个先出现”的问题。永远都说不出到底是因为管理素质有问题先,所以不交管理费,还是反之。

但可以确定的是管理越差,就会陷入管理费越交越少的情况。

无论如何,站在一个产业管理人的角度来看,张惟越说:“只要你肯做,管理层就肯给钱。”

他说,产业管理人要做事,有时候必须大张旗鼓让居民看到,这样他们觉得管理人有做事,心情舒服了,就会来给钱。

另外,说到拖欠管理费,他认为政府应该正视这个管理费课堂,并成立类似中央信贷参考资讯系统(CCRIS)。

他相信,有了一个统一的提供,然后让管理者每月呈报,就可以收集管理费的缴交和拖欠情况,并正确的针对拖欠的人采取行动。

张惟越

未顾及永续经营

张惟越分享,影响一个分层地契项目的管理费缴交率的几主要因素,包括:

1.发展商开发项目时,没顾及永续问题,以及是否能方便管理。

2.产业管理人的整体服务管理水平

3.住户的素质

4.产业管理人与住户(屋主)的关系。

他说,首先,很多项目开始发展时,发展商没考虑到永续的问题,以及日后是否方便管理?

他举例:“一些公寓不是有很富丽堂皇的大厅吗?一般还挂上漂亮的水晶灯。”

他解释,像这种水晶灯虽美,但并不容易管理。

若其中一个灯泡烧了,虽然灯泡只是15令吉,但是水晶灯距离地面3层楼高,又没有设计到让工人爬上去换灯泡的地方,结果要换一个灯泡要搭建铁架,一次就400令吉。

“试问,你要换吗?不换的话,居民看了又指责管理人没做事。”

再来就是停车位。

“我见过一个高档的产业项目,但是停车位的空间只足够停放小型轿车,大型豪华车都停不进去,结果引发管理问题。”

严缺合格产业管理人

接着就是产业管理人的整体服务管理水平。

张惟越说,目前市场上,有执照的合格产业管理人数还太少。

他指出,根据有向大马估值师、估价师及地产代理局(BOVEAP)的记录,截至去年1月,有产业管理执照的少过3000人,然而国内一共有1万9923项分层地契产业项目

“因此实际上,活跃的产业管理人会更少,还要扣掉已去世的有牌人士及退休者。”

他指出,截至去年1月,有执照的产业管理公司有600家,活跃的仅200多家。

泳池和健身设备等都需要维修费来维持良好的状态。

半岛40%人住分层产业

张惟越引述产业顾问公司大马Burgess Rawson有限公司董事经理黄国肃(译音)3月在一项研讨会上指出,截至2017年,大马3100万人口中,2200万人口住在大马半岛。而2200万人口中,850万人口或40%住在分层产业。

他说:“这么多人居住在分层地契产业,产业管理公司才这么少,人才和人力不足,也影响整体素质。”

“而且到目前为止,很多共管公寓聘用无执照的业者。我今年刚接手的两项共管公寓,过去10年内,该公寓都是委任无执照的管理人。”

他说,没有执照的管理公司游走在法律灰色地带,BOVEAP管不到。但问题发生后,屋主无处申诉。

所以他奉劝屋主门,要聘用有执照产业管理公司。

他也认为,政府在技职教育与在职培训时,应该也关注产业管理领域的人才。

他说:“每个公寓需要7个人,全马约2万座公寓,就需要14万人。像杂工,就太难请了。这个人要对机电、木工等什么都要有一些基本工,才方便解决公寓等日常维修问题。”

因为不够人才,所以服务素质就会出现差距。

业主非自住  不关心管理

住户的素质也会影响产业整体的管理素质,进而影响收费率。

张惟越直言,越多屋主自居的产业,越容易管理。若是很多投资的,情况就会很糟糕。

因为以自居为主的产业,他们自己住在哪儿,就会更加关心整个产业的管理水平等。而且因为是自己就住在这个产业内,所以相比之下,会更加爱惜设备和注意四周,有问题会提出。

如果是投资,他本身都不是住在那个产业,所以不关注、不参与开会,甚至不缴付管理费等。

软硬兼施打好关系

影响屋主是否愿意缴付管理费,最后一个原因,就是产业管理人与住户(屋主)的关系。

张惟越说,这关系非常奥妙。而且问题可分成“先天”和“后天”的问题。

“先天指的就是住户的个人素养和道德准则。一些人可能认为随手丢一个烟蒂不是什么问题,但是他不知道会这样会累积垃圾,进而影响整体环境。”

“后天”问题是因为产业管理人做不好,屋主或住户也自暴自弃,一起陷入恶性循环。

张惟越解释,若产业的管理起初就严格,住户习惯了,就不会犯规,比如乱丢垃圾等。

太宽松住户不守规

但他举例,之前接手的项目,之前3个产业管理人都落跑了,由于住户习惯没有什么规矩的“牛仔式”管理方式,当他接手,事事都以家规(House Rules)为准,住户就会挑战说:“这些条例有人会遵守?”

“一开始,身为产业管理人,要推行这些条例和罚款,肯定会被人痛骂。但只要你真正去推行,认真罚款几次后,住户知道问题的严重性,就会遵守,接着会认真看待。”

他举例,一个案例,一次想要罚款住户非法复制门禁卡1000令吉。原本以为对方不会支付,只能罚个样子。但他们想了一个方法,给对方台阶下,即若他肯来到管理处认错,罚款会减少到500令吉。

“没有想到对方真的支付了500令吉,还发了收条过来。接着,我就上通告谢谢对方,也在通告上再次提醒居民,非法复制门禁卡将会面对罚款。从此,这个地方非法复制门禁卡事件就减少了很多。”

掌握屋主资料

换门禁卡揪出欠费者

询及要如何提升管理费的缴交率,张惟越分享了自己其中一个经验。

最近他接管了一个产业项目后,首先就进行了一个项目,就是换门禁卡的行动。

他解释,当接手一个项目,首先要找出欠管理费者,基本上可以从门禁卡入手,因为会有屋主资料。

乱发门禁卡 不知出入者

然而,公寓虽然原就有门禁卡,但竟然没有良好的记录。

他说:“门禁卡都随便发,可能一个单位有几百张卡,不知道是谁出入。”

因此首先就着手推行换门禁卡活动,这样的好处包括:

(一)可以把旧的门禁卡停掉(包括之前过多的发卡),整顿保安情况;

(二)可以掌握整个公寓的屋主资料。

这个行动有助于追回所欠的管理费,因为,不拖欠管理费的屋主才能换得新的门禁卡。而在拿到完整的屋主资料后,后期就可以去追讨所拖欠的管理费。

回到换卡行动,张惟越说,一开始,先掌握了那个产业项目内一共124户准时缴交管理费的名单,并亲自上门换新的门禁卡给他们。

“这么做的目的,就是要让这些人成为我的后盾。”

当有人说他们换不到卡要投诉管理人的时候,这些卡已经到手的屋主就会声援:“没有问题啊,我们都拿到新卡了,你是没有缴付管理费吧?”

掌握资料追讨管理费

他说,等屋主陆续上门付管理费和换到新的门禁卡后,掌握了屋主的资料,就可以开始采取下一个行动,即追讨拖欠的管理费。

为了提升换门禁卡行动的效率,张惟越还特地把通告栏的位置转移到电梯内。因为,这样拖欠者很难狡辩说看不到!

他解释,结果显示,该项换门禁卡行动有效帮助追讨管理费。

“你可以看到(参考图表1),可以看到去年10月换卡活动时,和12月开始追讨拖欠管理费时,2个月所收到的管理费,比过去平均数月高,而且2个月就收到130多万令吉。”

张惟越解释,接着管理费缴交就开始趋向稳定。

他还说,这个产业的营运费用在36万令吉左右,过后每月收费可达40万令吉左右,也就是说现在这个项目联合管理机构(JMB)的管理户头有盈余,可以累积起来进行其他的项目,比如整修电梯等。

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基本开销约30项

分层地契产业的管理费,将通过联合管理机构(JMB)或管理机构(MC)会员大会决定来年的财政预算案后,在计算出每月管理费。无论屋主想要调高或调低管理费,都必须通过这个程序。

张惟越说,一般的财政预算案包括30项基本的元素。

然而因产业而异,每一产业的维修支出项目都不一定一模一样。更重要的是实际和符合特定项目的效率。

预算案分4种类

因此,他解释,自己准备财政预算案的时,一般会分成4种类,第一是基本开销、第二是提升开销、接着报基本开销分成必要开销,以及最后与安全相关的开销。

“基本开销无法节省。而必须的基本开销则包括水电费;安全开销包括保安系统和防火水喉,也是不能节省。”

至于提升的开销,例子是装饰的屋顶聚光灯,夜晚开着很好看但非常耗电,就要决定是否继续使用?

一些公寓另外安装了电网,这种提升设施不开电,又宛如废设施,所以居民有得考虑是否必要。

分层地契产业管理基本开销项目:

1.一般维修 /保养

2.电费

3.电气系统保养

4.消防系统保养

5.发电机系统保养

6.电梯 /自动梯系统保养

7.空调系统保养

8.保全系统保养

9.电视收信系统保养

10.对讲机维修和保养

11.楼宇自动化系统

12.门禁卡系统

13.水费

14.泳池保养

15.污水处理

16.健身房保养

17.垃圾收集 /处理

18.停车场维护

19.虫害防治

20.保安费

21.清洁工 /清洁服务

22.园艺和花绿化

23.告示板

24.乒乓球

25. 游泳池

26.银行手续费

27.审计费

28.管理费

29.管理办公室开支

30.职员薪资

10%管理费当储备金

新楼盘落成,受房屋发展商法令监管的发展商可通过Fifth schedule申报表,建议交房后第一年的管理费预算,再根据屋主的单位面积计算证书(SiFUS)公平的摊分。

假设大楼一共有350个单位,每单位面积一样,每单位都拥有一个停车位。若Fifth schedule申报表建议,第一年的开销为75万6000令吉。

那么每月的管理费如下:

756,000令吉/12月=63,000令吉

63,000令吉/350单位=每单位180令吉

同时,储备金(sinking fund)是管理费的10%,也就是18令吉,加上储备金加上管理费,屋主每月需缴198令吉。

这个阶段,管理费是由发展商推荐并直接执行,业主只能配合。不过优点是,如果发展商推荐的管理费不足以支付年度开销,不可透过特大要求增加管理费,所有差额都发展商自行填补。

第一年过去了,这时发展商必须在未来的3个月内举办第一次常年大会,并邀请所有屋主出席。

根据2013年分层管理法令,只有指定日期无拖欠管理费的业主才符合资格投票,这时发展商可以根据过去12个月的开支,推荐来年的预算,并在达到法定人数后进行投票议决。

分层地契产业,从交屋到居民独立自主,可以分成3个阶段。

除了第一阶段,财政预算案和管理费都通过会员大会来决定。

小贴士:欲增管理费可召开特大

根据2013年分层管理法令,达到法定人数而进行投票的业主所达致的议决,具有法律约束力;所有业主,包括出席或缺席的都得遵守。

在这阶段如果管理楼宇的联合管理机构发现预算不足,需要增加管理费,他们可以召开特大,再次邀请屋主出席,商讨需要调整的部分;而新的预算,也同样需要达到法定人数的投票才能生效。

这阶段,若获得分层地契的屋主不足,发展商永远都不能脱手,必须联合管理。

与联合管理机构不一样,管理机构成立后,成员里就没有了发展商代表,有的话发展商一般以所持有的单位屋主身份参与。

过程几乎一样,由管理机构成员评估过去的开支,然后推荐来年的预算 ,通过常年大会或特投票议决。相关的预算如果通过,负责单位就必须发通告知所有屋主。

维修设备需现金流垫底

一些产业可能早期管理不当,导致产业管理素质不佳,需要维修的地方很多,且工程庞大,但管理层却苦无足够的资金

张惟越说,这时候,现金流的管理就非常重要。

他说:“一般上,要修游泳池或电梯等都属于大型工程,可能需要花费数十万令吉的资金。但很多时候,公寓的管理层无法一时之间就拿出数十万令吉来维修。”

这时候,就应该以工程进度来支付,比如修游泳池要4到5个月,修泳池要70万令吉,平均每一月才10万令吉左右。这样就不会影响到整体的现金流,收到管理费才给。

他认为,以工程进度来支付的好处是,可以尽快开工。

“一般在会员大会决定了要维修游泳池后,若要等到筹够钱才动工,可能为了筹集资金半年内都无法动工,一些居民等久了,看不到有进度,又要放弃支付剩余的资金。”

不过,他说,有利也有弊,这么做也有风险,就是开工了,万一接下来无法顺利收到足够的管理费,就陷入窘境。因此在开始项目之前,也要先准备一笔资金垫底。而且同时要加紧追收管理费。

报道:伍咏敏