近期有业主问我，如何在经济动荡的时代，很好地保持员工成本，避免对营运成本造成太大的压力。

这个问题对中小企业而言，确实相当头痛。如果不聘请，当生意好的时候，没有办法应付；但如果聘请，又担心生意量掉的时候，人事成本又显得太高，要退辞这位员工，又相当麻烦。

试用期当合约不妥

当然，很多人会说请兼职或外包，但是对于一些管理工作，甚至执行人员的工作，由于工作需要，难以用外包或者兼职来取代，外包对比内聘成本也可能太高。

难道中小企业就不能像一般大企业的作法，利用合约制？其实如果规划妥当，是可以应用合约制来调整人事成本。

在我执业的过程中，当我提起合约制聘请时，有些业主就会问，是否能将试用期当成合约聘请，答案是不妥当。因合约聘请根据规定，有一定的限制，绝对不适用于试用期。

根据不规范的调查，大概维持在三分之一是合约制，三分之二是全职聘请。两者都是公司全职员工，分别是前者签署的是服务合约（Contract for service），后者签的是委任信/合约（Letter of Appointment/Engagement，Contract of Service）。

前者是具备合约期限（例如1年），后者则是无期限。

许多业主问我这个问题，是因为他们对难辞退员工。最常听到的抱怨就是“请神容易送神难”、“劳工法令都是保护劳工”等说词。

做好预算规划

其实，在公司运作当中，雇主对雇员拥有绝对权力，只是必须符合一定的程序，雇主不理解程序下随意执行自己的意愿，当然就会有触犯法令的风险。

至于该程序为何，过去的文章我也有分享过案例，因此就不在此细说了。

要维持合约制与全职聘请的平衡，又不会导致公司缺人手的状况下，重点在每年的财务预算规划。相信每一家公司，每年至少都会做业绩预测与计划。

例如，今年多开x家店，今年要增长x%的业绩，或者预计明年会掉x%的业绩等、但这些数字都是预期，未来会发生的事情没有人可以预知。

例如，国际经济体系突然有大事发生，因而影响国际经济的流动，所有大机构都缩减购买费用成本，那么中小企业从大机构获得的业务也必定缩减，若情况持续严重，停止合约制的员工的合约，就成了一个可以采用的缩减成本的措施。

善用科技节流

别误解，裁员并非完全是因为成本，其实是当业务缩减，工作量也同时被缩减，对比之下原有的人力资源，有些人会因为没有工作可以被委派而显得多余，所以被解雇（而究竟谁被解雇，那又是另一个讨论点，在此不细谈）。

除了社险（SOSCO）和公积金（EPF），我国近期推出的一个保险机制，就是为了要保护这些合约制员工，当企业业务缩小而合约遭到停止时，以免因失去工作失去收入之下影响生活。

电脑软件开始取代

除了利用合约制调整人事成本外，在现代社会，确实有一些办公室的工作已经逐渐被计算机软件取代。企业也可以思考如何将一些人力操作的工作数据化，利用计算机软件来取代人工，进而管理人工成本。

例如，一全套人事管理软件，假设其每月一个使用者需要花费50令吉。过去，在1家有50人的公司，人事部门至少需要2个人来处理业务，一位专门处理薪资计算，另一位则是处理招聘、培训、绩效与纪律管理等。

但是，如今利用这软件，可以从2人缩减到1人，若使用软件，使用上述例子需要每月花费2500令吉（50令吉x50人），对比节省一个工作人员的费用，看起来不多，但是对比真实付出的薪资与福利，长期计算下来还是有一笔可观的节省。