被忽略的人事部/陈绣茗

在跟许多中小型企业老板聊天后,逐渐我认为许多中小型企业在成长的过程中,容易忽略的一个部门——就是人事部。

之后产生的各种困难,以致团队有时候会被限制、有时候会无法发挥所长、甚至团队出现不公平对待(不仅仅是薪资、而是职责),极大部分都是因为人事部门架构松散而起。

参考各客户状况,尤其实际操作人事架构调整,在此为大家分享,中小型企业如何整顿团队,以致可以发挥最大的功效。

人事部门真实的工作,其实仅有四大方向。

一、招聘;

二、培训(我在上几期有谈到培训系统);

三、考核(前些日子,也有提及绩效考核系统的概念),

最后就是根据绩效考核成绩执行奖惩。

从我客户群中认为极为挑战的部分就是招聘,最常问的问题就是——如何找到人才,下来就是如何才能规范这些人才,好让企业能获得应该得到的生产力。

要解决这两个问题,可以从应用三个工具开始,再配合各种作业程序来达到目标。

第一个工具是“完整的职务说明”,第二是“完善的员工手册”,第三是“纪律管理”,最后搭配各种工作制度手册来完成目标。

以下几项构成一份完善的职务说明书:

1. 职务名称

要请人,也要知道职务的名称为何。一般上,职务的名称与其职务范畴息息相关。

2. 职等阶位

想请人,也得知到这个人请来是符合哪一等级,究竟是经理级、还是执行人员、还是操作人员等等。每一等级其实是有区分的,各等级都有其应有的知识与技能,以致可以产生应有的效益。

3. 直属上司与下属

这个职位,是不是独立人事、还是有其上司、下属。

4. 职务范畴

这个人的工作范畴为何(如何订定一个人的工作项目,可以从工作流程规划下手)。

5. 工作项目

展开工作范畴,其包含的工作细则、项目为何。

6. 职务权限

这个职务,有何权限,有没有决定权、能不能改流程制度等。

7. 学历要求

执行这个职务的人,所需要具备从学校可以学得的知识为何。

8. 经验要求

执行这个职务的人,所需要具备在本工作范围内的经验为何。例如,你想请个培训部门的执行人员,来为你策划各种培训课程,已至员工可以学习并成长,可是,你却请了一个在人事部门工作,但仅仅做过发薪水的人,这样,这位员工其实并没有实际培训安排的工作经验,请了回来势必会有一段学习适应时间。企业在这段时间内,就难以获得如预期般的培训效果。

9. 人格要求

人生我才必有用。要完全发挥每一个职务的功效,必须有一定的人格行为去支撑,许多人喜欢称之为态度。态度的产生并非一天,那是基于具备某种信念而产生的一种行为。所以,如果要改变一个人的态度,势必是从改变一个人的信念开始。而大家都知道要改变一个人的信念,是谈何容易。因此,在还没有聘请时,如果可以说明“理想中”人物的人格特质说清楚,这样在面试时,至少可以筛选比较接近的,以致未来不需要再浪费更多的精力去培训或改变一个人。

10. 薪金标准

薪资的设定,在中小型企业也是比较欠缺的一环。因为大部分企业从小发展都是一个人一个部门,这个负责人可以说是包山包海,一手将所有部门应有的职务做完,所以一个人领高薪基本上都没有问题。一直到企业扩充工作量提高时,就会陷入加薪、调整薪资的困境。薪资设定必须根据企业的收入支出的预算,安照工作的困难度、时间要求、学历经验知识的条件下来设定,这样企业才不会出现”给多”或”给少”的状况。

11. 绩效要求

针对每一项工作职务,公平上企业都需要完整告知该员工,他的表现是如何被评估。这样,站在员工的立场,我也可以清楚知道我应该要如何表现。

12. 其他:如驻内、外出、工作风险等等。

你可能纳闷,我是老板,当然知道我要请什么样的人,为何要完整的去做说明。

这上述12项目,其实不是给老板看的,老板的工作就是订定标准,之后是招聘负责人在执行招聘时的一种筛选标准,以便找到最适合的人。因为每一个人的时间都是宝贵的,企业不希望请错人,员工其实也不希望在错的岗位上导致无法发挥所长。

下一期,我会为大家分享,如何发挥员工手册的功效。

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