6个月充足省时突破瓶颈(第二篇)
“能者多劳”的陷阱/陈绣茗

上一期分享了案例公司,由于工作分配不均匀所以导致时间被浪费了,也因此无法达到理想的生产力。

要达到提升工作效率的目标,就是找出导致没有效率的问题。

当然,上一期我有提起,案例公司是因为工作分配不均匀导致浪费时间。

因此我便着手分析每个单元的工作模式,从最高管理层,到店经理。

中小型企业在工作分配方面都有一个共同点,就是“能者多劳”。

许多老板告诉我,请到一位好员工,很多问题就可以解决了。

基本上这一句话没有错,但也没有全对。

这家案例公司就是发生典型“以为能者多劳”的陷阱。

我上一期有提到,“能者多劳”所造成的心理与身理的压力,其实远远超出我们可以想象的,严重的话可能造成死亡。在日本,“能者”过劳死频频可见。

中小型企业在工作分配方面都有一个共同点,就是“能者多劳”。

正确分配工作

简单说明工作分配的道理,正确的分配则是先设计或弄清楚这个岗位上所必须执行的工作项目,然后再按照执行的工作量决定是否让一位员工身兼多职,或者专注一职。

原则上,如果处理当天单一或几项工作,已经需要一天的工作(明天再重复),则就不需要再强迫这位员工处理更多的事情。

因为,时间与处理能力(capacity),已经满了。

而满了就是满了,再多就变成拖延,拖延就造成浪费时间。

在我了解案例公司3位管理人的工作模式后,我发现他们其实可以形成一个非常强的铁三角(可以参考下图为原结构)。

上面这个分配,做小确实没有问题,可是做大却问题多。

因为这个分配内,没有说明谁为公司做目标方向设定,谁负责营运问题,尤其是当一方失效(没有做应该做的事情)另两方的工作也受到影响。

妥当安排人力提高效率

在经过结构流程讨论后,原工作分配则便成为以下:

负责公司预算与方向的管理人,负责决定公司的细润与成本结构,其中包括囤货规则、采购规则、供应商管理、单店囤货上限与下限、价格制定等等,所有关于钱、公司利润的事情,就由这个负责人说了算。

负责营运的管理人,则管制所有工作流程,包括仓库管理、货品品管、整体物流的安排(包括送货时间计划等)店内大小事情,以及顾客退货/投诉等等。

管理人事的管理人,则负责人事所有关于人的一切,包括请人、留人、培训、绩效管理、奖励与惩罚管理。

参照“批量服务业”模式

大致上决策与事情的管理范畴解决后,我们便着手设计系统。这家公司,我们没有设计全套的系统,只是根据上述的结构分配设计了7大系统:

1.人事管理系统;

2.物流-送货配货系统

3.品管系统;

4.采购系统

5.仓储管理系统

6.价格管制系统

7.店与总部互动的流程-退货换货补货流程。

在零售业,无论是不是连锁或多店,这类型的服务业系统设计商业模式将是参照“批量服务业”的模式。

下一期,我将会在下一期向大家细说为什么是这个模式,而背后的主要道理又为何。

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