工作小帮手!

人类每天至少花8至9个小时在工作上,工作时各种大小琐碎事务排山倒海而至,占据了许多时间,如果能善用小工具来提升工作效率,那就能“挤压”出更多时间咯。瞧瞧是哪些小帮手,可以快速地协助我们在工作中事半功倍吧!

分担各种琐事 助你事半功倍

常言道,天下没有白吃的午餐。这句话用在以下的小帮手显然不能成立。以下的小帮手都无条件让用户免费使用(试用)……如果你使用之后感到十分满意甚至觉得非它不可,那么或许可以考虑付个费使用更专业的版本。

当然,如果你因为各种原因不想付费,大多数的小帮手也大方的让你继续使用,只不过会有些许的限制而已。

★Camcard

拿到的名片,你怎么处理?专门找个盒子或名片夹来收集?抑或是手动输入电脑或手机里?或者是置之一旁,有需要时才来一张张翻找?不必这么麻烦,在人手一机的时代,名片管理同样跟上时代的步伐,只需下载名片管理App如Camcard(名片全能王),用手机拍照片便可自动辨识名片,对于从事市场行销、销售的上班族来说,等于把客户资讯随身携带,而电子名片功能则让用户不必烦恼忘记带名片。

值得注意的是,此App有免费版、付费版、英文版、中文簡繁韩日混合版,用户可按各自需求选择。

Dashlane

★Dashlane

每个人在网络世界的帐户越来越多,每个帐户都要求使用名称和密码,记5个使用名称和密码也许不是什么问题,不过当你要记住的使用名称和密码超过10个,恐怕这就有点困难了,不少人会用同一组密码打天下……因此帐户密码管理工具便应运而生。

 Dashlane能够在本地用AES-256加密技术加密用户的个人信息和帐号密码,然后同步到它的Amazon AWS伺服器,这样用户就能在任何地方访问你的帐号资料库了。它支持iOS、Android、Mac、PC等多种行动与Web端平台,更与逾400家网站合作推出“快速更新密码”、“两步验证”、“资料分享”等特色功能,也是它受到企业与个人用户青睐的原因。免费版可在任意一个平台的用户端上单机使用,如果想要资料云同步就需要付费使用高级版。

CCleaner

★CCleaner

手机也要大扫除,电脑更要大扫除。在一般情形下,电脑用久了难免会累积很多用不到的垃圾程式或错误的登录档、系统设定等,让电脑越跑越慢。如果想帮你的Windows清一清用不到的垃圾或程式,那该怎么做呢?CCleaner是网络上颇受好评的系统维护软体,不但可以帮我们清除IE、Firefox等浏览器的浏览纪录,还可清除一些暂时用不到的暂存档、操作纪录、登录档垃圾或一些很难用的Toolbar、垃圾软体等。

Open Screenshot

★Open Screenshot

工作中总少不了要在网页上截图的时候,除了PrintScreen,你还有其他选择。Open Screenshot是一款功能强大,且使用简便的chrome网页截图插件,主要能对网页进行局部或全景截屏并能对图片进行一些简单的编辑和注释,并存成影像档或PDF档下载,同时还能将屏幕内容共享给其他人观看。在Google Chrome应用程式商店安装了这款插件后,使用者可以通过点击插件图标来使用该插件的功能进行截图,且截图完成后会自动跳出一个编辑界面让使用者编辑图片。

Primer

★Primer

5分钟能做什么?离开办公桌上个洗手间?和同事闲聊?由Google团队设计开发的Primer,让你通过一个个仅需5分钟的“小课程”学习到众多市场营销的专业知识。在5分钟内即可快速理解课程重点,并可随时暂停。

Primer把课程大致分为广告、内容、评估方法和策略这4大类,Google每周更新内容,并提供你下一步行动清单,即使是没有任何专业基础的人,也可通过这些课程的学习有所收获。 

Primer的目标用户是新创团队和小型公司中那些想要获得专业的市场营销知识的人群。他们受限于种种客观条件,可能更需要在碎片时间内学习。

★Postfity

这是一个可以同步管理品牌社群动态的网站/App。在如今这年代,制定行销策略绝不能忽略社交媒体的力量,如果你在公司里负责管理社交媒体,要不断更新面子书、推特、微博、Instagram……恐怕你连吃午餐都要匆匆忙忙才能有足够的时间。所以不妨试试Postfity吧,这个网站可以管理你的Facebook帐户、推特帐户、LinkedIn帐户……多达200个帐户!你可以同时跨平台发布动态,或者设定排程更新,这样就可以少费点脑子了。但是……免费版本最多允许你同步在5个社交媒体活动。想要管理15个社交媒体帐户,每月需付8美元。

★微信读书

工作太忙碌,上一回阅读已经是N年前的事了?那不妨学蔡澜一样,听有声书吧。微信读书其实是一款看书App,其书城里有无数的书籍可免费、付费阅读。如果你连“看”书的时间都没有,那就启用它的有声书功能,用“听”的来增加知识。坊间的有声书众多,为何要用微信读书呢?除了页面设计简洁之外,主要有几个考量,包括书评可参考、送书给朋友自己可以得到免费书、读书时间长可赚到书币,每30分钟可以兑换1元书币,这对于用户来说是一种激励措施,也帮助荷包省钱。

Slack

★Slack

Slack这个团队沟通平台在业界被称为史上发展最快的办公软体,推出后在国外迅速窜红,包括Airbnb、Pinterest、LinkedIn等矽谷当红新创公司,都是Slack的爱用者。

它就像是一个公司内的LINE群,但除了能用来与团队内的各别成员私讯沟通及tag指定成员外,也能建立其他子频道(Channels)再把相关成员加入群组中:另外,Slack的聊天记录会储存下来,新成员可以透过查看历史讯息跟上工作进度,也可以透过查看历史讯息跟上工作进度,也可以透过右上方的搜寻匡搜寻关键字。

Slack也把各种工具整合,例如推特、Skype、谷歌云端硬碟、RSS等各种通讯、储存服务、开发工具。透过Slack,可以传送讯息给同事、协调工作、共享档案、直接修改文件……功能相当完整。Slack有分免费版、标准版、进阶版3种收费标准。其实Slack就算是免费版也没有限制用户能使用的功能,让所有用户都能尝试Slack的完整功能,付费版仅是能搜索的资讯及可使用的外部工具数量更多。Slack的另一个特色是可搜寻全部的对话内容,不管是要找跟某个人传过的讯息、还是连是谁说的都忘记了的内容甚至是传过的档案都可以搜寻到。

★Brain Focus

Brain Focus是一个协助提升专注力为目标的应用程式,用户可自订每次专心工作的时间,至计时完毕后才容许自己休息,例如专注25分钟可获5分钟小休1次,从而将数小时的工作量变成可逐步完成的工作步骤,长远而言更可助自己锻炼长期的专注力。

Tiny Scanner

★Tiny Scanner

虽然不少App都有文件扫描功能,但Tiny Scanner反应更快而且界面十分简洁,可扫描需要的各种彩色、黑白、自动裁切、PDF大小与分享传送等专业功能都具备,可帮助用户轻松把文件数码化,扫描后的PDF档可透过email传送,或直接上传Dropbox、Google Drive等云端空间保存,它还能增强清晰度(特别应用在纯文字影像),并支援把多张照片扫描成一份PDF档。

★TeamViewer

现在多数人都已经是手机不离身,出门在外也许不方便带电脑,但贴身的手机总是不会忘了携带,人在别处,临时需要电脑裡的资料时,如果无法及时接触到电脑,可以利用TeamViewer来让手机从远端遥控电脑读取里面的档案,而且不管是公司还是家里的电脑都可以被远端遥控哦。

当然,前提是你必须事先在要遥控的电脑安装TeamViewer,执行后会取得控制这台电脑的帐号和密码,而手机上也要安装并执行TeamViwer,并输入刚才的帐号和密码并进行配对。

★Emaze

Emaze的优点是在网页中有不少网友的设计模板与范本,也包含基本的新增简报PPT、文字与动画转场设计与幻灯片放映,并提供更灵活与酷炫的动画作使用,不过它目前只支援繁体中文并不支援简体中文。此外,设计完成的简报,若要下载必须升级付费会员,支援HTML、影片、PPT档的储存。如果不想付费,那么也可以使用免费的PPT简报设计资源如谷歌简报、微软Power Point。

Opera

★Opera VPN

随着马中交流日益频密,往返中国公干旅游求学的大马人越来越多,人在中国使用网路最大的问题就是许多的通讯软体、社群网站、新闻网站统、电邮如谷歌电邮、Youtube、Instagram、面子书、谷歌地图、谷歌照片、谷歌云端硬碟、Line……等都连不上,这种情况下想要和外界保持联系,一定要懂得“翻墙”。Opera VPN这款翻墙软体不仅免费,而且与Opera浏览器系出同门,此外,还提供不少国家的伺服器连线位置,当网络连线不稳定时,还可有其他的选择。

★SlideShare

SlideShare是迄今为止世界最大简报PPT分享网站,它让每个用户都能上传PPT,分享给其他人检阅你可以在空档打开它的App,推一则推荐的简报或接收朋友推荐的简报,从别人的创作中寻找灵感,提升自己的简报水平。

Harvest

★Harvest

这个时间分配App的使用者界面相当好用,又兼具时间规划与财务管理功能,可以统计用户在哪些专案花了多少时间,也会提醒使用者时间花在已有的专案和找寻新专案的比例。Harvest 并具有财务上的统计功能,可以将案件收入记录起来,让用户一目了然知道每天、每周或每月赚了多少钱。

★Typeform

想要制作网上调查问题, 除了谷歌表单之外,你也可以考虑这款Typeform。它的优点是可搭配表格、选项等,分析结果还能以Excel格式输出,直接制成网上报表,十分便利。

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