副刊

时间不够用/郑秉吉

有朋友问:“看你日理万机,事业范围广,需到处奔波,又经常参与各类公益活动,还有时间练习跑步,参加各地马拉松赛。你怎么有那么多时间去做那么多事?” 

每年我有多场公开演说,也到大专院校宣传机兴海星基金会的“幸福计划”(赞助大专生办公益活动),与几个团体联办不同性质的活动,给报章写专栏,定时辅导十多位公司总裁,发展伟事达总裁班事务,和家人共处,也时常参加禅修以及宗教信仰活动。



对很多人而言,公事、家事、私事和社会事,要做的事情太多。日夜不停忙碌,把自己累得不成人形,却发现永远还有忙不完的任务。问题在哪里?时间管理出问题乎?

人人拥有同样的时间,时间以同样的速度流失,我们无法控制时间,更不用说管理时间。关键是管理自己,有纪律的做应做的事,在对的时间处理对的事,懂得拒绝,不浪费时间,做好时间规划。

设定优先顺序

史蒂芬·柯维在畅销书《高效能人士的7个习惯》提出时间管理矩阵,以急迫性和重要性划分出4种活动项目:

1、紧急又重要:客户投诉、财务危机、人事危机



2、重要但不紧急:体检、人际关系建立、培训、规划

3、紧急但不重要:不速之客、电话铃声、某些会议

4、不紧急也不重要:过多电动游戏、客套闲聊

急迫又重要的事必须优先解决,重要但不紧急的事往往被忽视。我们花过多时间在不重要的事,没有设定优先顺序,不顾工作的轻重缓急,时间管理自然失控。最后应做的事没依时完成,本来不紧急的重要事就变得紧急,太多重要又紧急事项一起到来,制造沉重压力,让自己疲于奔命。

把重要但不紧急的事做好,可减少未来面对这些事情变成重要又紧急。平时把身体调理好,可减少未来的病痛。平时用心陪伴家人,维持良好关系,可避免家庭破裂的危机。注重学习,不断提升自己的能力,将来需承担更大任务便得心应手。努力把产品和服务质量管理妥当,客户投诉自然减少。平时做好准备,紧急危机的发生率可减到最低。

规划下周时间表

需要处理的事情很多,若是全部都在同一时间处理,会消化不良。决定什么事该做往往重要过如何去做。选择错误工作,等于浪费时间。很多不重要的事可以不做,或可授权职员去做的,就让员工去发挥。做对事比把事做好更明智。

每周末花半小时规划下周的时间表,肯定可提高工作效率,确保完成更多任务,不用像无头苍蝇乱撞。别小看这半小时,绝对带来事半功倍的效果。

重质不重量,完成多少件事不重要,把事情做好才更具有价值。我不去学高尔夫球,放弃和同事周末去踏脚车,这样我才有时间去练跑步。

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名人专栏

有情有义,但勿感情用事/郑秉吉

“虽然她的表现不称职,但是我怎么可以辞退她呢?她在公司服务了十多年,对公司忠心耿耿,没有功劳也有苦劳啊!”当我建议我辅导的学员黄老板解雇一名不称职的会计师时,他以员工的忠诚和服务年资为由,拒绝了我的建议。

这名会计师的不称职表现,包括无法按时整理完整的账目,以及多次拖延报税,导致公司遭受罚款。她已无法履行会计师的基本责任,影响了公司的财务管理,若让她继续留任,则暴露了管理层的弱点。

在商业决策中,公司主管通常会采取果断的行动来保护公司利益,例如终止与拖欠账款客户的合作关系;关闭业绩不佳的分行,或换主管管理;停止销售不受欢迎的产品等。

然而,对于人事问题,很多主管或老板往往表现得犹豫不决,这是感情用事之故。

企业管理大忌

经营事业需要有情有义,但不该感情用事。人事问题一旦没有妥善处理,组织的发展难免会受影响。

公司善待员工,照顾员工的福利是有情有义。但,若长期因为感情用事而不裁退不称职的职员,公司会被拖垮,整体员工的利益会受影响。

“对少数人仁慈,就是对大多数人残忍”,公司若继续包容表现不佳、没有贡献的员工,这是烂好人的行为。如此行为是企业管理的大忌,既不利于公司的发展,对其他员工也不公平。

公司管理人固然要尊重资深员工的忠诚和服务年资,但这不应成为容忍不良表现的借口。员工的工作表现才是评估标准,而不是服务年资。没有功劳也有苦劳的观念不可取。

解雇非无情无义

我的公司就因长时间让不称职,但是态度良好的经理人去领导一家公司,可是公司亏损多年。后来终于痛定思痛把他辞退,换人做领导,结果公司在短短几年间就转亏为盈。所以解雇不称职的员工并非无情无义,否则就是对公司无情无义。

作为高效主管必须学会做果断决策,包括解雇表现不佳的资深员工。主管必须了解,留才固然重要,但是辞退庸才也是必须的。

在做出解雇的决策前,管理人需在人情与职责间找到平衡点。虽然辞退长期服务的员工可能触动感情,但为了公司和其他员工的长远利益,必须果断行动。就像处理不良产品或服务一样,对待表现不佳的员工也应迅速且公正。情感不应阻碍必要的管理决策,而正确的做法应是评估员工表现,并给予改善机会;若无改进,则应考虑公司大局,作出适当决定。

不怕做艰难决定

在管理企业时,要兼顾情感和职责,就需要理解“慈悲与坚定”的平衡是维持健康、高效工作环境的关键。虽然领导人要认可员工的忠诚和过去的贡献,但他们当前的表现和对公司的影响也必须优先考虑。

有效领导人的责任,是包括做出艰难的决定。在做出艰难决定的过程中,应保持冷静客观、公平处理,不受感情左右,始终把公司整体利益摆在前头。

如果领导人只要“做好人”,让所有人开心,那就别当领导,去卖冰淇淋吧!

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