电子报销和审核系统
按一按键就搞定!

一家企业里,有哪两类人每逢月底或月初就头痛不已?

答案是——需要报销开支的员工以及负责结算的财务人员。

智能手机当道的年代,这些烦心事可以被简化。

凡事一体两面,有些事虽然有不同的面向,结果却是相当一致,这就是每个月都避不了的费用报销和核准开支工作。

费用报销是一件看似简单却非常繁琐,而且每个企业都离不开的一项工作。时至今日,大多数公司的员工开支报销请款,以及财务人员的审核工作仍然是以传统的手工填写,财务人员辅以电脑软体的方式进行。

在传统的费用报销流程下,做为员工,每个月要报销费用时,必须找出一张张的收据然后逐一填写,这动作虽然不难却相当琐碎,费时费力而且枯燥。

做为财务人员,每个月负责全体员工报销单据的审核、对帐等工作,所经历的琐碎程度比员工多出数十倍。

网上人力资源服务平台Kakitangan.com最近就针对这个困扰员工与财务人员多时的问题,推出解决方案——电子报销和审核系统,主打只要有智能手机、平板电脑或电脑,就能搞定!

对着收据拍照存档或上传至系统。

使用手机或平板电脑,只要有网络,随时随地都可登录使用。

及时报销 操作简易

Kakitangan.com创办人邱煜峰指出,传统纸张报销方式不仅繁琐而且出错率较高,可能产生的错误包括填写错误、输入电脑时的金额与纸本的金额有出入。

此外,许多收据都是热敏纸(Thermal Paper),除非有另行影印备份,否则到了年底或隔年初,当审计师前来查阅帐目时,收据上的字迹早已消失无踪。再者,一旦查阅帐目时,发现数据有出入,要在事隔多月后要重新调出档案来翻找调查,更是有一定的难度。

只要用手机进行

反观在电子报销和审核系统之下,员工在每次费用支出之后,只要用手机进行简单操作之后就能及时进行报销审批,财务人员也不需要手工审核、对帐、记帐,省去了传统报销方式所遇到的一堆麻烦。

邱煜峰指出,电子报销和审核系统是按公司规模来计费,例如5人以下公司每月10令吉、10人公司每月20令吉、25人公司每月30令吉,尤其能满足中小型企业的需要。

事实上,电子报销和审核系统是Kakitanga.com进一步把人力资源服务的手工流程加以电子化。该平台自2015年中起,已先后推出网络版员工请假申请和假期管理、Payroll工资管理系统,同样是只要拥有智能手机、平板电脑或电脑,便可以随时随地登录系统和使用。

提供审计追踪能力

该平台另一个系统——人力资源资讯系统(HRIS)高级版,则适用于20人或以上的中小型企业人力资源部上载文件到Kakitangan.com系统,包括人力资源政策丶员工手册,以及例如身分证影印本及教育证书等员工文件,更重要的是提供公司人力资源部审计追踪的能力,查询员工资料的任何变化,尤其是可能会影响到员工“月扣所得税”(PCB)的概况变化以及追踪薪资或职称变更。

员工报销时,选择类别,填写日期、金额、消费税注册号码、附上收据,点击呈交即可。

员工报销时,选择类别,填写日期、金额、消费税注册号码、附上收据,点击呈交即可。

员工报销涉及员工、员工上司以及财务部人员三造,以下为电子报销和审核系统操作简介:

员工> 拍照上传点击呈交

员工要向公司报销费用,当然要有收据佐证。在具备收据的情况下,员工可选择马上或事后记录。只需点击智能手机上的Kakitangan.com图标,便可透过浏览器登录至公司网页,员工输入自己的帐号和密码,便可登录至电子报销和审核系统画面。

选择开销类型、输入当日的日期和消费数额,系统会自动计算出消费税,如有需要可在备注栏上填写,拿起手机,对着收据拍照上传,点击呈交即完成开支报销的工作。

员工上司> 电邮通知登陆审批

只要有新的报销单进来,员工上司都会收到电邮通知,登陆系统审批。他们也可以甚至用自己的智能手机线上审查和核准这些报销申请。

财务人员> 随时查阅审批信息

财务人员不需要手工审核、对帐、记帐,省去了传统报销方式所遇到的一堆麻烦。而且,任何时候都可在系统上看到最新的所有报销单、金额和审批信息,如果要更进一步了解情况,可直接点击进入查看详情。

(员工上司碍于权限的限制,只能查看属下的报销,财务部人员则可查看所有员工的报销情况。)

提升组织效率

如果众多琐碎的行政工作都可以用电子化来取代,这是否意味着,企业不需要那么多的行政人员的数量?邱煜峰笑言,这是一般华裔中小企业的看法,事实上有另一个观点。

“第一,一间公司里最大的HR(人事部)是老板;第二,HR最重要的工作是什么?你问10间中小企业,8间会说工资管理最重要、两间会说请假等行政工作最重要。你同意吗?其实这是不对的。它会认为这是最重要,是因为它在这方面花的时间最多。”

更专注人力资源工作

邱煜峰表示,站在老板(公司最大的HR)的角度,其实留住人才、持续提升员工和整个组织的效率,才是公司HR最重要的工作,而且要达到这两个目标并不容易,事实上涉及众多的工作和大量的时间。

“很少有华裔中小企业敢拍胸口说自己在这两方面做得足够。为什么?它们会说,因为我忙着做工资管理、请假批假等行政工作……”而电子化则可协助中小企业更有效率处理这方面的工作,得以真正专注于重要的人力资源工作上。

邱煜峰:管理员工报销和人力资源数据是中小企业最常遇到的挑战,我们的使命是透过新产品解决他们的问题,驱动他们改进流程。

存放云端提升安全性

Kakitangan.com是网上系统,企业用户把公司员工资料上载并存储在Kakitangan.com的伺服器和数据中心——这样一个把公司机密资料交托给“外人”的动作,是否安全?万一被骇客攻击怎么办?尤其近期“想哭·Wanna Cry”勒索软体在全球肆虐,越发令各规模企业对资讯安全重视。

邱煜峰指出,事实上有不少客户正是因为遭遇勒索软体攻击而决定把重要资料“外包”。

“中小企业被攻击的机率远比我们还要高,它们发现自己储存数据比交给我们储存更危险。为什么?第一,有多少中小企业聘用得起高级资讯科技人员负责公司系统和数据安全的工作?第二,数据放在公司的其他潜在危险包括,伺服器里的硬碟一旦被人取走也会损失资料,或者只要电脑、伺服器保持网络连线便有可能被骇客入侵。”

仍可如常运作

例如,工资管理系统存于公司电脑,若不幸遭勒索软体攻击而无法开启,财务人员的工作被逼暂停,反之,若存放在该平台的数据中心(亚马逊云端服务系统AWS),除了防御力高,再加上存放予云端,即使电脑被“绑架”而无法开启,只要使用另一台电脑便可如常运作。

“会被勒索软体攻击的核心原因是用户在不知情之下打开某些档案并让它在电脑上运作,而这种事情不会发生在数据中心的电脑上。虽然世界上没有百分百的安全,但是在这种模式远比中小企业自己存放来得安全。”

员工上司和财务人员可以看完各员工的开支报销申请。

员工上司和财务人员可以看完各员工的开支报销申请。

市面上其他报销工具: 

Concur支援版本:Android、iOS和网页版本

Concur Technologies是来自美国,专门从事出差旅费及费用管控系统的公司,2013年该公司开始推行差旅及费用管理领域移动端SAAS(软体即服务),以软体租赁收费的形式(按每张报销单据收费)为大型和中型企业提供服务,降低企业的费用报销成本的同时大幅度提升工作效率。短短几年,Concu已获全球逾2万3000家集团企业用户使用,并被德国软体巨头SAP以83亿美元(约351亿令吉)收购。不过,由于Concur是按每一张报销单据收费以美元来计算,对于大多数中小企业来说,Concur服务的价格可能偏高。

Expensify  支援版本:Android、iOS和网页版本

Expensify的特点之一包括可以自动导入用户信用卡或银行户口的各种费用和收据,以及PDF费用报告。此外,只要对着收据拍照就可以完成记录的工作,这样就避免了使用纸质收据不好保存的麻烦。Exepensify将会把PDF副本电邮至任何单位以获得批准,提交文件者可以透过检查户口报销费用。

此外,用户可以在移动端完成数据分类,添加注释,让财务状况一目了然。它除了可让用户管理自己的收支,也可让用户的公司通过帐号直接将报销费用汇入员工帐户,安全快捷。

云快报、费控宝
支援版本:Android、iOS和网页版本

中国也有不少企业提供类似的报销服务,比如云快报、费控宝。云快报有企业消费平台,就是与滴滴、艺龙、同程旅游、京东等第3方供应商合作,企业在使用云快报系统采购时可享受优惠,并且可以直接进入费用管控、报销等流程。而费控宝同样与携程等第三方差旅服务机构的系统对接,并和用友、SAP、金蝶等传统企业财务管理软体对接,甚至计划和银行等金融机构的系统对接。意即,一旦员工在携程订购机票、酒店,收据就直接对接费控宝,并转入企业的财务记帐系统,使整个发票报销过程简单、便捷又保证各种花销的真实性。

报道:郑美励 摄影:戴桐源

报道:郑美励 摄影:戴桐源

报道:郑美励 摄影:戴桐源

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