HR好帮手

招聘、处理请假单以及一堆的文书工作……琐碎却又重要,也是所有企业人力资源部门的例行工作,如今有两名助手自愿帮忙,人力资源经理们不妨考虑看看! 

>助手1号:

kakitangan.com

费用:

免费

支援工具:

电脑、手机、平板

网址:

www.kakitangan.com

一 Click批假期

年假、事假、补假、产假、丧假……不论请什么假,每请一次假就要牵动员工——上司——人力资源部门3造。 

Kakitangan.com这个网上请假平台让三造一键搞定请假事宜,而且它是免费的,“任用不嬲”! 

一直以来,请假的标准作业程序是——填写请假单,呈交给主管批准,再上交至人力资源部门处理。此举不仅费时费力也不够环保,也难保不会在过程中出纰漏(如遗失、忘记呈交)而引发不愉快事件。 

免费资源平台

若员工觉得每填一次请假单都是一种麻烦……大家可以想象经常都在处理全体员工请假单的人力资源部门又是什么样的心情?! 

最近,“请假”这件事总算有了一个摩登的解决方案:kakitangan.com。简单来说,这是一个在马、新推出的免费人力资源平台。企业只需在该平台开设户口,上载员工请假的相关资料,便可利用该平台以简化及更有效率的处理员工请假事宜。 

左边是员工登录kakitangan后申请假期的画面,右边则是主管收到员工请假申请的电邮,电邮上也附有其他资料如当日还有多少员工请假,只需一个按键即可做出“批准”的决定。


HR人员和管理者可以随时从一个简单的介面查看所有员工。

特点:

1.随手可及:

kakitangan.com是网上系统(软体),意味着只要有网络,员工、主管、HR人员不论在何时何地都可以登录和使用。 

2.快速方便: 

> 员工:在电脑、手机或平板登录kakitangan.com,按几个键便可填写请假日期和天数并发送予主管,亦可得知自己还剩几天年假可使用;

 

> 主管:透过电脑、手机或平板掌握充足讯息,比如多少人同时请假、请假者还剩几天假期,并作出批准或拒绝的决定,而请假者会收到电邮通知; 

> HR人员:省下各种统计假期的工作,交由kakitangan.com代劳,便可获得全部休假的电子数据,而且资料和数据可以下载并以Excel格式打开。不再需要大量的空间来储放成堆的书面文件并加以排序和管理。 

3.环保:

采用电脑化,减少对纸张和木材的消耗,也节省印刷请假单的成本。 最重要的是,这个系统完全免费让各企业使用,而且不含隐藏收费! 

担心资料外泄? 

kakitangan.com是网上系统,用户(指企业)必须把公司员工资料上载并存储在kakitangan.com的伺服器和数据库才能享用各种便利与好处,但是,把公司员工资料交托给“外人”,这样做安全吗?恰当吗? 

对于企业和HR人员的顾虑,邱煜峰都了解,他提醒说,中小企业把员工资料外包予代理公司处理同样有潜在风险。 

采用数码认证

他承诺,kakingtangan.com不会出售用户(指企业)资料,他们已雇佣专门审核银行安全的独立审计师协助审核确保公司符合个人资料保护法(PDPA)法规,同时他们选用被Gartner顾能评为世界上承载最佳和最安全的亚马逊伺服器和数据库,也采用数码认证和https加密。 

“用户的设备和我们的伺服器之间传输的数据都被加密,我们在数据中心库也进行加密,即使在我们公司工程师老大和创始人都不能取得用户的密码。” 

天下有白吃的午餐?

对于kakitang.com免费任用这回事,很多人抱持怀疑态度,马上反问kakitangan.com不求财求什么?又要如何维持生计与运作? 

其实,kakitangan.com已规划了生财之道并准备在不久后展开行动。它的生财之道是——成为贩售员工福利和补贴管理平台,向企业贩售各种员工福利和优惠,例如医疗保险、健身优惠、咖啡特惠、印刷公司T-shirt、员工旅游等。 

购买员工福利

“未来你可以从kakitangan.com购买健身房订阅,医疗保险,购物卷等等各种员工福利。如果越多公司使用我们的系统,我们就可以向福利供应商争取更好的折扣。我们以后的收入来自公司支付给福利供应商的金额。但是即使你不向我们购买员工福利,我们软件的核心功能仍然完全免费提供。” 

或许你会觉得这种生财之道的盈利也太微薄了吧,但你可知道?东南亚有4400万人、大马有760万人在中小型企业工作,邱煜峰已经计算过可行性。“我们希望把产品做好,用户用得高兴,最终我们可以获利。” 

截至10月16日为止,已有500家来自各行各业的机构和企业如学校、会计楼、律师、贸易公司、资讯科技公司等采用kakitang.com。 

邱煜峰:kakitangan.com的使命是协助工作繁忙的人力资源主管、经理和员工的时间,使他们能够专注于真正重要的- 他们企业的成长和员工的激励。


中小型企业看过来!

kakitang.com幕后是一群曾在面子书、中国微软和其他高科技公司工作的7人小组,而它的诞生是源自于邱煜峰的切身之痛。 

邱煜峰曾在中国微软担任Office产品经理并负责开发Office 365以及Android版Office。在大企业上班,一切作业流程都完善且系统化,但当他转徒同样在纳斯达克指数上市但规模相对较小的蓝汛公司(ChinaCache)担任总经理时,他深刻体会到管理行政和人力资源流程(从最简单的雇用、审核休假申请到每季度绩效评估设计和记录)等耗费管理者大量时间,而难以专注在真正重要的——企业的成长和员工的激励上。 

他意识到家乡许多中小企业都有类似的问题,返马后便成立kakitangan.com并免费供企业使用。 

简易达致效益

“上述平台旨在帮助人力资源人员及企业管理者减少花费在处理休假申请相关的文书工作、时间和瓶颈,适合任何仍以表格让员工请假和主管批准请假的企业使用,尤其是占国内企业总数约98.5%的中小型企业,帮助他们以更简易和有效率方式处理HR相关作业流程。”邱煜峰指出。

kakitangan.com今年7月正式推出市场,现阶段只提供“休假申请和处理”服务,未来将陆续扩大至其他HR相关项目如薪资、把超时工作换成假期……等,邱煜峰解释,各州属有不同假期,因此光是假期便有17个版本,“我们一步一脚印,先把假期这一块做好了,再延伸到其他的项目。” 

>>助手2号:Wowintro费用:

求职者免费,企业收取月费(现阶段暂时免费)。

版本:

目前只有网络版本,iOS版和Android版将在年底推出。

 

30秒突围赛

30秒,能干嘛? 

30秒如果运用得当,可以为你带来无数个……应征机会! 

Wowintro的介面融合了社交媒体元素,要按“赞”、私讯、按喜爱等都可以。潜在雇主在观看视频后可以观看履历以获取更多资料。

时下的求职方式是,寄出(邮寄/电邮)履历表给心仪的公司;时下的招聘方式是,人力资源经理逐份翻阅求职信后再来挑出资合资格者应征。 

在资讯爆炸的时代,注意力容易被分散,当选择一多,求职者要如何在一众竞争对手中脱颖而出?而人力资源部门又要如何从千遍一律写着“吃苦耐劳”、“有团队精神”、“性格积极开朗”等标准求职用字眼的履历表中快速有效的慧眼识人? 如何“突围”以及如何“筛选”是这年代招聘过程中最重要也最难的事。看准这一点,Wowintro应运而生。 

30秒视频求职

Wowintro是什么?严格来说,它是一个以视频为主的求职网站。一般求职网站是文字为主(履历表都是密密麻麻的文字嘛),而使用Wowintro的求职者,除了要有文字履历表,还需录制一段长达30秒的视频。 

30秒视频志在让求职者突出和表现自己,以勾起雇主的兴趣/好奇/好印象,进而获得面试机会。反过来说,雇主来到wowintro征才,可以先透过视频观看求职者的“真我的风采”来筛选,再依据应征者的视频表现以及履历表的内容,以过滤人才再决定是否要通知对方前来面试。 

展现真实个性

Wowintro业务及企业经理娜迪雅(Nadia Ismail)坦言,Wowintro的出现可辅助传统求职/招募方式,有助于提高效率。 

势必有人会抗议说,即使是对着视频,也是在“表演”吧。娜迪雅承认确实是多番练习后的成果,但这与求职者在面试前都会勤加练习是同样的道理,练习是为了求完美但不意味要假装,反而应在视频中要展现真实的个性。 

彭荣辉:“视频至上”已是目前的趋势,用30秒来设法让潜在雇主对你产生好奇心和兴趣。

步入视频时代

哗,单凭30秒视频就来决定求职成功的机率,这也太残忍了吧?如果是对镜头恐惧症的人来说,这真的是一场灾难。而且,这种应征方式,是否会让应征者因为外表样貌或视频前表现不佳而遭歧视? 

Wowintro创办人彭荣辉回答说,“视频至上”已是目前的趋势,面子书贴文从早期的满满的文字转向图片配文再到近来的视频,这个演变印证明视频时代的到来。在推出之前,他们曾经调查过学生的反应,得到积极的反应,“这也看他们对该份工作有多渴望,是否足以令到他们跳出舒适圈去追求自己喜爱的公司?这些技能也是可以培训的,掌握这些技能有他的好处。” 

获百家企业使用

他指出,上述平台适合各类求职者,从社会新鲜人、实习、兼职、想转换跑道的人士,目前已获约300家企业包括Red Tone、IRIS、亚航X、马来前锋报等签约使用。 

“300家”这一数量虽然犹如小石头投入大海洋,但是只要参加的企业数量以及求职者不断累积增加,或许在数年后,现有的求职方式将百分百被颠覆也说不定。 

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