企业医生(下):丢掉8大浪费 增强生产力

上一期,我们介绍了企业医生所扮演的角色,同时也探讨了我国中小企业生产力呆滞的原因。
导致生产力表现无法突破的原因有很多,中小企业也可在审视生产流程的过程中,发现一些蛛丝马迹。
许多中小企业并不知道,其实厂房在生产及制造一件物品时,看似顺畅的生产流程,其实还会出现“浪费”(Waste)的情况。
这也意味着,生产过程还有进一步改善的潜能及空间。

一家公司若下定决心提升生产力,首先得了解何谓“浪费”。

从生产力的角度来看,浪费是指任何没有附加价值的活动或步骤。简单而言,这些没有附加价值的活动及步骤,是可以避免的。

这里说的浪费,并不仅仅局限于可以实实在在看到的实体浪费。相反地,肉眼看不见的时间、效率等,若会拖累生产力表现,都可归类为浪费。

生产过程的浪费大致上可分为8个种类,分别是不良品、过量生产、等待、搬运、库存、动作、加工和管理。

“企业医生”AOL Ventures董事经理兼首席顾问日瓦亚接受《南洋商报》专访时表示,浪费“能免则免”,公司若要进步,就得找出生产过程中的浪费,并将之消除。

若可以减少不良品的生产、适量生产、缩短等待、搬运的时间、改善搬运方法和减少加工的需要,公司无疑可以减少浪费,节省更多。

一旦浪费减少,公司就可以赚得更多。

企业常见的8大浪费

1.不良品

不良品指的是不符合规格的组件、产品或服务。一般上,客户会感到不满意、拒收或退还不良品。

生产过程中出现不良品普遍是因为员工缺乏足够的培训,或生产过程中缺乏标准作业流程(SOP)。

这会导致产品损坏、客户服务未达标的情况出现。

●解决方案企业应选择合适、且接受过充分培训的员工,去执行工作。

管理层应确保员工了解流程,并让他们明白,避免在工作时出现错误,是他们的职责。

另外,建议企业实施标准运作程序,测试所有设备和程序,并在使用前纠正错误。定期维修和检查设备及系统,都有助于减少不良品的产生。

2.过量生产

生产过多、过早或不必要的产品,都属于过量生产。

这是公司计划欠佳,导致出现存货所致;另外,人力过剩也会造成过量生产。

●解决方案建议企业在接获订单后,才生产产品或提供服务;另外也可考虑使用较小、简单和可靠的机器进行小批量生产。

同时,也必须真正了解需求,建立一套系统来记录和观察趋势。

企业须与顾客建立良好关系,以更确实地预测需求,避免过量生产的情况日益严重。

若适逢佳节或特别节日,也须制订计划将佳节需求考虑在内,推算实际需求。

3.等待

日瓦亚表示:“等待也是一种不必要的浪费。”

在生产过程中,很多时候会因为程序协调性不好、组织能力欠佳、缺乏培训和纪律,而导致“等待下个步骤”,或“程序被延误”的情况出现。

等待机器完成维修、货品延迟抵达、等待批准、工作懒散等,都是在浪费时间。

●解决方案管理层须定期维修和检查设备、系统,并确保机器与时俱进。

使用流程图也可使生产过程更加顺畅,尽可能减短流程的时间间隔。

4.搬运

工作场所凌乱、设计欠佳,都会消耗较多的搬运时间。

这类型的例子包括,把快速消耗的材料放远离工作场所的地方、储存地点与工厂相隔远、运送时偏离指定的路线等。

●解决方案可缩短工作场所之间的距离、最大限度地增加每趟的运量、将快速消耗的材料放置在唾手可得的地方等。

另外,也可改善运输方法,如将运输服务外包给物流公司,借助他们的速度和灵活度完成送货。

5.库存

这类型的浪费是指存货量超过顾客的需求量。

若管理层在需求预测上出现差错,就会导致库存浪费的情绪发生。

而不可靠的供应商、习惯大量批货,也会使这类问题变本加厉。

例子为大量的半成品或未完成的工作、储存大批未完成的产品。

●解决方案建议企业均匀化生产,将周转时间减到最低;此外,精简流程也有助于缩短前置期。

若不想出现库存浪费,管理层应更妥善地规划资源,及更准确地估计需求。

可改善与供应商及顾客的沟通、建立系统记录数据和观察需求趋势等。

6.动作

如果工作场地设计欠佳,就会导致员工在工作场所中出现不必要、或低效率的动作。

这也可归咎于缺乏整理工作环境的习惯及标准运作程序。

工作场地设计欠佳会导致员工需要走到另一处领取材料、搜寻工具或信息。

值得注意的是,不连贯停顿、幅度太大、左右手交换、转身角度大等,都可归类为动作浪费。

●解决方案企业应尽力改善工作场所的设计,减少员工不必要的动作。管理层可考虑实行5S方案,使作业环境更井然有序。

把所需材料和工具存放在容易取得的地方,就可以减少不必要的走动,提升效率。

7.加工

这种浪费主要分为两种,分别是多余的加工及过分精确的加工,一般上会造成资源浪费。

另一种则是需要多余的时间和辅助设备来完成的加工,会额外消耗用电、燃煤等。

导致这种浪费的原因,或许是因为顾客提供的产品规格不明确、要处理的信息太多或缺乏标准运作程序。

●解决方案企业应实行标准运作程序、提供清楚的指导原则和书面指示。

可向顾客索取明确的规格、制订期限和优先事项、去除非增值的活动。

定期检视流程,找出是否有同样有效,但更简单及便宜的的处理方法。

8.管理

管理浪费指的是问题发生以后,管理层才采取相应的对策,进行补救而产生的额外浪费。

这是由于事先管理不到位而造成的问题。

●解决方案若要解决此浪费,管理层应具备相当的预见性,且合理规划,加强管理、控制和反馈。

诊治例子:

木门生产商原料不佳带来连锁影响

诊断医生:EcoLean Consultancy管理顾问叶云峰
公司简介:拥有120名员工,年度营业额约9000万令吉

低生产力原因:

医生在分析过程中发现,生产流程中的某一个阶段投入成本非常高;抽丝剥茧后才发现,劳力成本占了一半以上。

该阶段刚巧是修补木门原料的阶段。公司购入的木条素质不太好,因此需要动员大量劳力修补木条上的洞。

解决方法与结果:

建议公司多花一点钱买进素质较好的原料,以减轻员工成本和修补的时间,提升生产力。

自从提升原料素质,员工无需额外耗时间在修补木条上的洞和缺口,人力成本自然降低。

同时,每道木门的组装时间也缩短了98分钟,减低了公司的能源成本。

根据计算,每年在生产此产品时,共节省了29万令吉的成本。

公司虽花了多一点的金钱在购买素质较高的原料上,但成功大幅减低员工、时间、能源成本。


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