行家论股

如何避免陷入系统黑洞?/陈绣茗

在执业生涯中,听过不少业主抱怨花重金买了一套系统,最终却并没有达到预期目标!

有些公司内部还因为迫于导入系统导致滋生额外的工作,使得员工哀怨连连。

这原因就出在系统被用在老的流程上,没有改变原有的工作方式。

对外,在向顾客提供服务的过程中,将原有的无效果任务“自动化”,往往会把这些任务坚固地锁定在流程里,只会使企业更僵化。

人人都说,疫情加快了企业在系统化的转型速度。

很多人在所谓系统上的理解皆为各种资讯科技(IT)系统,例如EPR,内部作业IT系统,CRM等。但大部分人都忽略了管理系统也是一种系统,其中包括ISO系列质量管理系统。

若在使用管理系统,例如申请ISO管理认证忽略流程,也可能陷入系统黑洞。

过去在文章中有分享如何顺利导入IT系统,内容有提到必须实施业务流程重组,以便能真正发挥新系统的功效。

何谓业务流程重组?

业务流程重组就是对企业的业务流程(Process)进行根本性(Fundamental)再思考和彻底性(Radical)再设计,从而获得在成本、质量、服务和速度等方面业绩的戏剧性(Dramatic)改善。

业务流程重组关注分成三个阶段:

1. 业务活动发生的方式,即是“流程”(Process)

2. 流程的基本组成单元,即是“活动”(Activities)

3. 业务活动可以分为:

● 增值性(Value added)

● 非增值性(Non value added)

业务流程重组的主要原则是从职能管理到面向业务流程管理的转变,注重整体流程最优的系统思想。企业组织依流程定,而不是流程依组织定以便充分发挥每个人在整体流程中的作用,由此企业必定呈现扁平化组织,打破职能阶层体制的界限,直达客户。

不能旧瓶装新酒

这么多年,最近遇到一位业主非常有这方面的自知之明。该业主经营的企业已经超过20年了,许多分行都已经独立作业并且具备自己分行的管理团队。

业主表面上虽看似不需要再烦恼管理事务,实际上频频因人为错误与各种人事问题无法获得妥善解决而烦恼。

在寻找答案途中听闻ERP系统非常强大,由此萌生导入ERP系统的思想。

由于必须对系统作出调整以便能符合内部作业,业主因此有机会着手深入了解内部作业流程。在当业主委派项目负责人到分行针对各部门职员进行作业调查,这项目负责人首先就踢到铁板,除了分行负责人并不认为需要新的流程因为对所提出的“自动化”因而心态上有所抗拒外,其二就是作业与管理上显现具有许多漏洞但又遭到负责人的不承认。

业主告知那段时间他非常懊恼,左边已经拨出重金要导入IT系统,右边面对的却是员工的各种抗拒心态。

最终业主决定不再将其他人纳入系统讨论,自己修改流程,可这一修改就花了近2年的时间,却老觉得哪里还有问题。

找了我们,起初只是想要我们提供一套采购管理方法。在多次项目方向的讨论,业主终发现,原来那是他想在原有组织架构、员工职能分配下套入他所想要的系统,因而导致系统编制总是会让和感觉很奇怪,由此才决议将导入系统这一转型扩大成了企业业务流程重组计划,并重新审查作业流程确保没有遗漏或者错误。

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财经新闻

权益认知度渐提高 企业需加强抗抵制能力

报道:张燕萍

(吉隆坡18日讯)抵制潮蔚然成风,大马企业该如何自处?

专家提醒,随着人民对捍卫自身权益的认知度日渐提高,抑或跟风使然,对不满的品牌展开抵制活动恐已成常态,大马企业需适应这种营商环境,加强抵御能力并建立与消费者的永续发展关系才是上策。

纵观过去种种案例,国内人士对一些品牌的抵制活动,往往先从网络上发酵,随之一呼百应形成强大抵制力量,让相关业者无力招架。

然而有专家接受《南洋商报》访问时强调,业者需接受环境、社会与监管(ESG)所带来的监督,同时加强对环境、所处的社会群体以及治理所有规划,不只是针对问题发报告回应了事。

另一方面,在民主自由和人权下理性通过抵制行动表达不满是好事,然而一旦演变成失去方向的人身攻击,则将破坏国家的形象。不过,也有经济学者认为,这不会影响招商引资。

在他们看来,变相的抵制行动虽不至于对国家经济造成长期影响,但导致大马形象下滑是摆在眼前的事实,为此重塑国家形象是当务之急。

黄锦荣:不涉及政策层面

抵制冲击多元环境

优大经济系教授黄锦荣认为,一旦社会身分认同越来越普及化,人们皆以各自文化、宗教身分自居时,社会不再只是纯粹的族群或宗教化分,大家会根据本身要求提出诉求,这将对企业多元环境带来冲击。

“因此,当出现更多诉求时,企业的营运不再是纯粹于产品的优劣,而是在为不同群体服务时需有更多层面的考量。”

他指当面对营商环境变得复杂时,企业要有责任,除了注重品质和销售服务,也要兼顾整个营运链如产品售后的感观、经验、体验等的客户需求。

他向《南洋商报》指出,预计未来仍会出现不同层次的抵制行动,企业也要开始适应这样的环境变化。

“当我们越强调环境、社会与监管(ESG),抵制行为就越会出现。各别群体都会有本身的权益考虑,企业更需对社会责任有所醒觉。”

黄锦荣提到,政府没办法压制人民表达不满,反而更多时候应让民间发出声音。

让团体有维护权利

“当抵制行为发生时,不需要太担心,也不用闻风起舞,政府应根据民间的考量让各团体都有维护自己权利的空间,当商家面对不公平对待时也可以反起诉,同时允许消费者有反映声音的空间。

“并不是每一个抵制行动都是成功的,除非事件演变导致影响社会安宁,这则另当别论。”

他指政府的任务是在不同群体的利益之间取得平衡,不过度干预或打压,但必须维护整体社会和法治的环境。

黄锦荣认为,抵制运动不涉及大马整体经济,这只是对涉及的企业造成影响,它是消费需求转移的模式,即使是引发失业,也不会影响整个市场的就业运作。

他说,招商引资也同样不会受到影响,因为抵制浪潮不只是属大马特有,并且也不涉及政策层面。

林福炎:破坏种族和谐
大马形象被“扣分”

马来西亚北方大学经济系教授林福炎认为,虽然国内各种抵制活动对经济没有构成长期影响,也不影响外资流入,但伤风化的抵制却会导致大马的形象被“扣分”,因为我国对国际舞台主打的是多元种族和谐的形象。

他表示,外资在筛选新投资市场时,一般以有关国家的政治和经济稳定性作为主要考量。

“在合法的情况下,要是抵制行为是理性进行,那是很好,并且有利于社会发展,然而,我国过去所发生的抵制案例且出现种族情绪问题而衍生社会问题,那是不正确的。”

无论如何,他相信虽然抵制行动会影响一些经济活动,但由于消费市场有替代品,因此影响也是短期性的。

林福炎认为,长期教育很重要,必须通过公民教育让人民能以理智和成熟的思维传达诉求,而不是用仇恨打压:“大马是多元国家,政府需要把关并严格执行法令,遏止极端分子滥用抵制行为分裂人民团结。”

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