名家专栏

成功导入SOP/陈绣茗

身为协助企业改革打造内部作业流程与编制作业程序(SOP)的辅导员,最大的成就当然是看到客户在采取自己的意见后所获得的成果。

虽然当努力逐渐结成果实,就意味着辅导员可以退位了,这种感觉确实是依依不舍,毕竟这段路不是两天、一个月,而是长达一年甚至超过一年的项目。

一路带着客户,提供案例、提供意见、给予解决方案,导入SOP解决员工重复犯错的问题、客户投诉的问题等等。

有时候感觉自己就好像企业内部一份子,企业的员工看到我们,也很习以为常感觉我们也是他们一份子,非常安心的诉说他们所面对的挑战,期望我们可以给予一个长远的解决方案。

今天要分享的案例是业主曾经硬着头皮、挤着荷包签下了SOP撰写项目,如今积极发展作业自动化的企业。从中小型企业型态发展至今有中大型态(未来展望是集团型态),在行业中逐渐崭露头角并且在业界具备很强竞争能力的企业。

究竟这家企业有何秘诀?他们如何改革?

今天就跟各位读者分享他们的改革点滴,由于保密协议,以下将只会点到为止,希望各位读者体谅。

早期:2019年,启动设定标准与作业方法。

企业内部只有业主一个人是最熟悉作业方法,包括构思服务配套加上成本管控等等。

业主曾经想要培训工作接班者,可是屡屡失败收场,业主总结这是他独特的特质加上对行业的熟悉所致,因此很难将这套“功夫”百分百传授出去。

这段时间为了不断拓展业务,业主非常忙碌,一边凭着自己对行业的经验必须应付顾客,另一边需要紧紧盯着账目与监督资金流动;一边要协调内部员工作业,另一边还要解决各种奇难杂症,简直就是典型的企业超人。

当时业主非常忙碌,不仅是在讨论时频频被客户的来讯打断,也导致会议常需要被改期,就这样走走停停,整个项目走了8至9个月。

紧密监督

不谈我方做了什么,读者可以从过往文章中了解一二。

谈谈业主,在整个过程业主不仅非常配合、积极努力导入SOP,还亲自监督作业程序有被遵守,还不断在原文上修改以致该SOP可以完全符合现有作业要求。

过去许多文章中曾经有提起,不少企业业主花钱找专人写了SOP最终却不了了之,SOP并没有发挥作用,关键就在业主(或者业主指派专人、或者部门经理)没有积极监督旗下员工是否有认真理解SOP内所写的内容,包括熟悉并遵循。

这么多年的经验告诉我们,第一次导入SOP的企业,若在前期没有紧密监督确实是很难看到效果的。要改变行为,除了软硬兼施,没有第二种方法。

故事未完,下一期继续分享。

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财经新闻

权益认知度渐提高 企业需加强抗抵制能力

报道:张燕萍

(吉隆坡18日讯)抵制潮蔚然成风,大马企业该如何自处?

专家提醒,随着人民对捍卫自身权益的认知度日渐提高,抑或跟风使然,对不满的品牌展开抵制活动恐已成常态,大马企业需适应这种营商环境,加强抵御能力并建立与消费者的永续发展关系才是上策。

纵观过去种种案例,国内人士对一些品牌的抵制活动,往往先从网络上发酵,随之一呼百应形成强大抵制力量,让相关业者无力招架。

然而有专家接受《南洋商报》访问时强调,业者需接受环境、社会与监管(ESG)所带来的监督,同时加强对环境、所处的社会群体以及治理所有规划,不只是针对问题发报告回应了事。

另一方面,在民主自由和人权下理性通过抵制行动表达不满是好事,然而一旦演变成失去方向的人身攻击,则将破坏国家的形象。不过,也有经济学者认为,这不会影响招商引资。

在他们看来,变相的抵制行动虽不至于对国家经济造成长期影响,但导致大马形象下滑是摆在眼前的事实,为此重塑国家形象是当务之急。

黄锦荣:不涉及政策层面

抵制冲击多元环境

优大经济系教授黄锦荣认为,一旦社会身分认同越来越普及化,人们皆以各自文化、宗教身分自居时,社会不再只是纯粹的族群或宗教化分,大家会根据本身要求提出诉求,这将对企业多元环境带来冲击。

“因此,当出现更多诉求时,企业的营运不再是纯粹于产品的优劣,而是在为不同群体服务时需有更多层面的考量。”

他指当面对营商环境变得复杂时,企业要有责任,除了注重品质和销售服务,也要兼顾整个营运链如产品售后的感观、经验、体验等的客户需求。

他向《南洋商报》指出,预计未来仍会出现不同层次的抵制行动,企业也要开始适应这样的环境变化。

“当我们越强调环境、社会与监管(ESG),抵制行为就越会出现。各别群体都会有本身的权益考虑,企业更需对社会责任有所醒觉。”

黄锦荣提到,政府没办法压制人民表达不满,反而更多时候应让民间发出声音。

让团体有维护权利

“当抵制行为发生时,不需要太担心,也不用闻风起舞,政府应根据民间的考量让各团体都有维护自己权利的空间,当商家面对不公平对待时也可以反起诉,同时允许消费者有反映声音的空间。

“并不是每一个抵制行动都是成功的,除非事件演变导致影响社会安宁,这则另当别论。”

他指政府的任务是在不同群体的利益之间取得平衡,不过度干预或打压,但必须维护整体社会和法治的环境。

黄锦荣认为,抵制运动不涉及大马整体经济,这只是对涉及的企业造成影响,它是消费需求转移的模式,即使是引发失业,也不会影响整个市场的就业运作。

他说,招商引资也同样不会受到影响,因为抵制浪潮不只是属大马特有,并且也不涉及政策层面。

林福炎:破坏种族和谐
大马形象被“扣分”

马来西亚北方大学经济系教授林福炎认为,虽然国内各种抵制活动对经济没有构成长期影响,也不影响外资流入,但伤风化的抵制却会导致大马的形象被“扣分”,因为我国对国际舞台主打的是多元种族和谐的形象。

他表示,外资在筛选新投资市场时,一般以有关国家的政治和经济稳定性作为主要考量。

“在合法的情况下,要是抵制行为是理性进行,那是很好,并且有利于社会发展,然而,我国过去所发生的抵制案例且出现种族情绪问题而衍生社会问题,那是不正确的。”

无论如何,他相信虽然抵制行动会影响一些经济活动,但由于消费市场有替代品,因此影响也是短期性的。

林福炎认为,长期教育很重要,必须通过公民教育让人民能以理智和成熟的思维传达诉求,而不是用仇恨打压:“大马是多元国家,政府需要把关并严格执行法令,遏止极端分子滥用抵制行为分裂人民团结。”

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